مروری بر مسئولیت ها، شرح وظایف، مهارت ها و آموزش های مورد نیاز مدیر تضمین کیفیت سازمان

مدیریت واحد تضمین کیفیت

همه واحدهای سازمان و مدیریت های آنها اهمیت خاص خود را دارند، همه به عنوان اجزای سازمان و عهده دار بخشی از فعالیت های کسب و کار می باشند. اگر از لحاظ مسائل مدیریتی و سیستمی به سازمان نگاه کنیم نقش برخی واحدها در این حوزه ها پررنگ تر می باشد. یکی از این واحدها، واحد تضمین کیفیت می باشد که نحوه برنامه ریزی و انجام فعالیت های زیر مجموعه این واحد، اهمیت زیادی در سازمان داشته و نقش کاملا موثری در تحقق اهداف تجاری و کیفی سازمان دارد.

مدیر تضمین کیفیت از جهاتی شبیه به مدیر اداری و منابع انسانی می باشد. تمامی پست های سازمانی در واحدهای مختلف شرکت جز آن که زیر نظر مدیریت خود می باشند به نوعی پرسنل تحت پوشش مدیریت واحد اداری نیز می باشند، از استخدام و آموزش، این رابطه آغاز گردیده تا ارزیابی عملکرد افراد و مسائلی چون بیمه و دستمزد ادامه می یابد. مدیر تضمین کیفیت نیز تاحدودی این گونه می باشد و در فعالیت ها و حوزه های مختلفی با بسیاری از کارکنان شرکت در تعامل و رابطه می باشد.

شرایط عمومی

همانطور که می دانید مدیر تضمین کیفیت معمولا با نظر مدیر مافوق ایشان در سازمان یعنی مدیر عامل برگزیده می شود. بالطبع در مرحله استخدام و گزینش این مدیریت مسائل عمومی و تخصصی مورد ارزیابی و بررسی قرار می گیرد، که بخشی از این ویژگی ها در قسمت بعدی یعنی مهارت ها و توانایی ها ارائه می گردد.

هر چند داشتن تحصیلات عالی و آکادمیک، عاملی صددرصد و شرط لازم و کافی جهت موفقیت یک مدیر نمی باشد اما قویا توصیه می گردد که در انتخاب مدیر تضمین کیفیت این امر لحاظ گردد. داشتن مدرک تحصیلی حداقل کارشناسی ضروری می باشد.

طبیعتا مناسب ترین تحصیلات برای این سمت مهندسی صنایع می باشد اما  رشته های فنی مرتبط با زمینه فعالیت سازمان و صنعتی که شرکت در آن حضور دارد مانند مهندسی رشته های فنی به شرط دارا بودن دانش تئوریک و مهارت های اجرایی سیستمی و مدیریتی نیز توصیه می گردند. برخی از این رشته ها شامل مهندسی مکانیک، مهندسی متالورژی، مهندسی برق، صنایع غذایی و . . . می باشند.

حداقل سابقه مورد نیاز جهت انتخاب مدیر واحد تضمین کیفیت برای یک سازمان پنج سال می باشد که البته این زمان و این سابقه کار با توجه به بزرگی سازمان و شرایط آن متفاوت بوده و می تواند کمتر یا بیشتر باشد.

مهارت ها و توانایی های مدیر تضمین کیفیت

شاید این جمله عبارتی بدیهی به نظر برسد اما مدیر تضمین کیفیت بایستی به طور عام و کلی توانایی گرداندن و اداره یک واحد سازمان را که ممکن است کوچک یا بسیار بزرگ باشد را داشته باشد. جهت انجام صحیح و کارآمد این وظیفه مهم، او بایستی

• با اصول سیستم های مدیریت کیفیت مدیریت و دیگر روش های و تکنیک های کیفی کاملا آشنا بوده و به این روش ها مسلط باشد
• اطلاعاتی کافی از تکنولوژی و قابلیت های فنی شرکت را داشته باشد
• دارای تسلط کافی به راهکارهای علمی و نوین مدیریت باشد
• توانائی بالا در برنامه ریزی، سازمان دهی، هدایت، هماهنگی، تصمیم گیری و کنترل فعالیت های مختلف واحد تضمین کیفیت همسو با سیاست گذاری ها و اهداف خرد و کلان شرکت از ویژگی های بایسته او باشد

داشتن دانش و آگاهی کافی و مهارت های اجرایی در مورد سیستم های مختلف مدیریت کیفیت مانند ISO 9001،ISO 9004  ، کاملا الزامی است. در صورت حضور در یک سازمانی که در صنعت خودرو و زنجیره تأمین قطعات خودرو یا صنایع غذایی فعال است، تسلط کامل به استاندارد مدیریت کیفیت ISO TS 16949  یا ISO 22000 ، برای یک مدیر تضمین کیفیت ضروری است. داشتن دیدگاه های نوین در مورد کیفیت، مشتری مداری، ابزارها و تکنیک های مهندسی کیفیت، ممیزی سیستم مدیریت کیفیت، رویکرد سیستماتیک در حل مسائل و غیره ایشان را در عملکردی کارآمد و منسجم کمک بسیار خواهد نمود. دیگر موارد به صورت فهرست وار عبارت اند از

• تسلط كامل بر استاندارد مدیریت کیفیت ایزو ۹۰۰۱ ، ایزو تی اس ISO TS 16949 و یا دیگر استانداردهای مرتبط با نوع فعالیت سازمان
• آشنایی كامل با اصول مدیریت وسرپرستی افراد
• توانایی تهیه گزارش های متنوع در مورد عملکرد اثربخش سیستم های مدیریت کیفیت
• داشتن قوه ابتکار و خلاقیت و طراحی راه حل های نوآورانه در مواجهه با مسائل تجربه نشده و جدید
• توانایی کار با کامپیوتر
• آشنایی با اینترنت
• توانائی تماس و ارتباط با واحدهای مختلف در شرکت و سازمان های خارج از شرکت جهت انجام وظایف جاری
• توانائی تهیه گزارش ها و آمارهای مرتبط با مدیریت
• آشنائی کامل با زبان انگلیسی

مسئولیت ها و وظایف

مدیر تضمین کیفیت بایستی گزارش های دوره ای از عملکرد سازمان را در بخش سیستم های مدیریت کیفیت و فعالیت های واحد تضمین کیفیت تهیه و ارائه نماید. وی باید در خصوص سیاست های کلان شرکت اطلاع و آگاهی کافی داشته باشد یعنی اهداف تجاری سازمان و برنامه های استراتژیک در بخش کیفیت را از مدیریت عامل دریافت کرده و جهت تبدیل آنها به پروژه های اجرایی و برنامه های عملیاتی برای اجرا و همچنین دستیابی به اهداف تعیین شده، کوشش لازم را بنماید. مدیر تضمین کیفیت بایستی برای برآوردن خواسته های مشتریان و کسب رضایت آنها برنامه های مناسبی را طرح ریزی و پیاده سازی کند.

فهرست وظایف مدیر تضمین کیفیت

• برنامه ریزی، ‌سازمان دهی،‌ هماهنگی، ‌نظارت و كنترل ‌كلیه فعالیت های واحد تضمین کیفیت
• انجام وظایف محوله از سوی مقام مافوق
• تنظیم برنامه كارواحدهای تحت سرپرستی و اعمال كنترل های لازم به منظور پیشرفت كار و حسن انجام امور
• نظارت بر كار افراد تحت سرپرستی و ارائه رهنمودهای لازم به آنها
• برنامه ریزی جهت تامین نیروی انسانی مورد نیاز واحد
• تهیه و تنظیم گزارش های لازم ازپیشرفت كارها و مشكلات و نارسائی های موجود جهت ارائه به مدیر مافوق
• شركت در جلسات مسئولان و مدیران و شنیدن گزارش ها و پاسخگوئی به پرسش ها در رابطه با امور تضمین کیفیت
• ارزیابی كارآئی، خلاقیت و انضباط افراد تحت سرپرستی و اتخاذ تدابیر و انجام اقدام لازم دراین خصوص
• رعایت نظام آراستگی ۵S درمحل كار
• الگوبرداری از بهترین ها و الگوسازی داخلی و خارجی و مشخص نمودن اقدامات اجرایی
• ارزیابی و ارتقاء سیستم های مدیریت کیفیت تأمین کنندگان و پیمانكاران فرعی سازمان
• ارائه گزارشی از فعالیت های انجام شده به همراه تجزیه و تحلیل لازم در پایان هر ماه به مدیریت عامل / نماینده مدیریت
• تهیه، تدوین و به روزآوری شرح وظایف پرسنل واحد
• ارزیابی پرسنل واحد در راستای اجرای نظام ارزیابی عملکرد پرسنل
• نظارت از نزدیک بر اجرای فرآیند اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه با هدف بهبود اثربخشی این فرآیند
• پیگیری انجام پایش های فرآیندهای سیستم مدیریت کیفیت شامل جمع آوری داده، محاسبه شاخص های پایش فرآیند و ارائه داده ها و اطلاعات به مسئولان تحلیل کننده و تصمیم گیرنده سازمان
• برنامه ریزی کلی سالیانه انجام آدیت ها و ممیزی ها شامل ممیزی داخلی سیستم مدیریت کیفیت، ممیزی فرآیند، ممیزی سوم شخص، آدیت تأمین کنندگان و پیمانکاران
• پیگیری در اجرای صحیح فرآیند ممیزی داخلی و دیگر آدیت های شرکت
• ترویج فرهنگ کیفیت و گسترش الگوهای مشتری مداری در تمامی واحدها و سطوح سازمانی شرکت

آموزش های موردنیاز

حتی در صورتی که مدیر تضمین کیفیت انتخاب و منصوب شده دارای کلیه مهارت های ذکر شده در بالا باشد باز هم نیاز به گذراندن برخی دوره های آموزشی را دارد. آموزش دیدن و همچنین یادگیری، فرآیندی مداوم و پیوسته بوده که هیچ گاه تعطیل بردار نیست. در زیر فهرست دوره های آموزشی برای متصدی شغل مدیریت تضمین کیفیت یک سازمان ارائه گردیده است. توجه داشته باشید که این آموزش ها و مهارت ها علاوه بر موارد فوق الذکر می باشد، ضمنا الزامی جدی نسبت به حضور در برخی دوره های آموزشی وجود ندارد اما جهت بهبود در عملکرد مدیر تضمین کیفیت، مناسب می باشند.

1. آشنائی با محصولات شرکت و تکنولوژی ساخت آنها
2. اصول مدیریت Principles Of Management
3. بهبود مستمر Continuous Improvement
4. ممیزی سیستم مدیریت کیفیت Quality Management System Audit
5. هفت ابزار کیفی
6. سنجش رضایت مشتریان CSM
7. الگو برداری از بهترین ها Bench-marking
8. حل سیستماتیک مسئله Systematic Problem Solving
9. نوآوری نظام یافته TRIZ
10. کار تیمی Team Work
11. فنون اداره موثر جلسات
12. هوش تجاری
13. تحلیل حالات شکست و آثار آن FMEA
14. مدیریت منابع انسانی HRM
15. مدیریت استراتژیک
16. سیستم های اطلاعات مدیریت MIS
17. کنترل فرآیند آماری SPC
18. تحلیل سیستم اندازه گیری MSA
19. مدیریت بحران Crisis Management
20. روش های کاهش هزینه
21. برنامه ریزی، مدیریت و کنترل پروژه و نرم افزار مرتبط مانند مایکروسافت پروجکت MSP
22. مدیریت بهره وری
23. مدیریت دانش Knowledge Management
24. فن آوری اطلاعات IT
25. تفکر سیستمی Systematic Thinking
26. هزینه های کیفیت COQ
27. رویکرد فرآیندی Process Approach
28. حلقه های کنترل کیفیت QCCs

نماینده مدیریت

همانطور که اطلاع دارید در سازمان هایی که سیستم های مدیریت کیفیت را پیاده سازی نموده اند مطابق الزامات استاندارد و مشخصا مطابق بند ۵-۵-۲ استاندارد (استاندارد ایزو ۹۰۰۱ ویرایش سال ۲۰۰۸)  مدیریت ارشد شرکت یعنی مدیرعامل از بین مدیران سازمان، فردی را به عنوان نماینده مدیریت بر می گزیند. متن استاندارد ایزو ۹۰۰۱ در مورد انتخاب نماینده مدیریت به شرح زیر می باشد.

۵-۵-۲  نماینده‌ مدیریت‌

مدیریت‌ رده‌ بالا باید یكی‌ از مدیران‌ خود را به‌ عنوان‌ نماینده‌ مدیریت‌ منصوب‌ كند كه‌ جدا از سایر مسوولیت‌ هایش‌ باید دارای‌ مسوولیت‌ها و اختیاراتی‌ شامل‌ موارد زیر باشد.

الف‌ – حصول‌ اطمینان‌ از اینكه‌ فرآیندهای‌ مورد نیاز برای‌ سیستم‌ مدیریت‌ كیفیت‌ ایجاد و اجرا شده‌ و برقرار نگهداشته‌ می‌شود

ب‌ – گزارش‌ دهی‌ به‌ مدیریت‌ رده‌ بالا در مورد عملكرد سیستم‌ مدیریت‌ كیفیت‌ و هر نوع‌ نیاز برای‌ بهبود

ج‌ – حصول‌ اطمینان‌ از ارتقاء آگاهی‌ در مورد خواسته‌های‌ مشتری‌ در سرتاسر سازمان

یادآوری‌ – مسوولیت‌ نماینده‌ مدیریت‌ می‌تواند شامل‌ ارتباط‌ با طرف‌های‌ بیرونی‌ در مورد موضوعات‌ مربوط‌ به‌ سیستم‌ مدیریت‌ كیفیت‌ باشد

در بیشتر سازمان ها مدیر عامل، مدیر تضمین کیفیت را به عنوان نماینده مدیریت انتخاب می کند. البته در برخی سازمان ها مشاهده شده است که به عنوان مثال مدیر واحد مهندسی به علت تسلط بالایی که در مبحث سیستم های مدیریت کیفیت داشته و همچنین واجد ویژگی های مناسب مدیریتی بوده به عنوان نماینده مدیریت منصوب شده است.

به هر حال نماینده مدیریت بودن، برای مدیر تضمین کیفیت وظایف خاص تری را به دنبال دارد. وی باید در سطحی بالاتر از مدیران میانی و با هدف بهبود سیستم مدیریت در تمامی سطوح سازمان و همه واحدهای شرکت، رویکرد ویژه ای را در پیش بگیرد.