بهره وری یعنی اثربخشی و کارایی

بهره وری یعنی اثربخشی و کارایی

کلید واژه های اثر بخش

چند کلمه طلایی و کلیدی در حوزه سیستم های مدیریت و تکنیک های بهبود وجود دارد. در گذشته وردهایی توسط جادوگران قدیمی خوانده می شد که پس از خواندن ورد و متصاعد شدن مقداری دود، تمایل و خواسته آن ها محقق می شد. کلمات ما هم جادویی هستند، اما ما با گفتن این دو کلمه، قدم در راهی می گذاریم که با تلاش و کوشش فراوان و بسیار باید در پی رسیدن به موفقیت بود.

اثربخشی و کارایی دو کلیدواژه و کلمات شگفت انگیزی هستند که در هر برنامه ریزی و تصمیم گیری و هر فعل مدیریتی باید رد و اثر این دو عامل دیده شود.

به عبارت ساده باید کار درست را انتخاب و تعریف نموده و آن را به صورتی صحیح انجام داد. باید با شناخت و درک صحیح و مبتنی بر داده ها و اطلاعات واقعی، هدفی مناسب را انتخاب نمود. هدفی که در صورت تحقق، نتایج مثبتی را برای سازمان در برداشته باشد. سپس باید طوری برنامه ریزی و اجرا نمود که از منابع، بهترین استفاده به عمل آید تا آن هدف محقق گردد.

باید که درست هدف گیری کنید و پس از آن است که بایستی سعی وافر نموده که تیرتان را بیندازید تا بر هدف بنشیند. دوستی می گفت که هدف اشتباه را انتخاب کردن و درست بر هدف زدن خطرناک تر از هدف صحیح را انتخاب کردن و تیر را با قدری خطا از هدف زدن است. با یک مثال درک بهتری از این گونه موقعیت ها به دست خواهیم آورد.

جراحی حاذق را تصور کنید که بنا به دلایل پزشکی باید پای یک بیمار را قطع نماید. ایشان این عمل جراحی را که چهار ساعت طول می کشد در عرض دو ساعت و با مهارت و کیفیت تمام به انجام می رساند. کارایی این جراح به نظر شما چقدر است؟

کارایی این عمل که توسط جراحی ماهر، انجام شده ۲۰۰ درصد می باشد. این به نظر خیلی خوب و حتی عالی به نظر می رسد.

در انتهای عمل به ناگاه خانم پرستار با شک و ترس می گوید که ببخشید آقای دکتر فکر می کنم که پای راست رو که سالم بوده به اشتباه قطع کردید! باید پای چپ رو قطع می کردید!

عمق فاجعه را درک می کنید. حالا بگویید اثربخشی و تحقق هدف چقدر بوده است؟ اثربخشی عمل، صفر درصد می باشد.

دقت نمودید کارایی ۲۰۰ درصد و اثربخشی صفر درصد. این همان مسئله خطرناکی است که در بالا به آن اشاره کردیم. همانطور که متوجه شدید باید با مطالعه، بررسی و شناخت کامل، هدف گذاری کنید و سپس به دنبال اجرا و پیاده ساختن برنامه های دستیابی به آن هدف باشید.

کاملا دقت نمایید که پای اشتباهی را قطع نکنید. به قول انگلیسی ها پارچه را دوبار اندازه گیری کنید و یک بار ببرید.

کلیدواژهای اثربخش – بهره وری یعنی اثربخشی و کارایی

در سازمان ها و کسب و کارهای مختلف می توان مثال های بسیاری را برشمرد. به این مثال جالب در صنایع کشاورزی توجه کنید.

این که چه محصولی را با توجه به حجم آب در اختیار برای کشت انتخاب کنیم، بحث و بررسی و تحلیل ما در اینجا بر روی اثربخشی است. در حالی که بررسی و تصمیم گیری اتخاذ نوع و روش آبیاری و استفاده مناسب از آب محدود در اختیار برای کشت و زرع محصول انتخاب شده، مبحث کارایی را شامل می شود.

اگر در هر دو حوزه، به خوبی عمل کرده باشیم یعنی انتخاب محصول به درستی انجام شده باشد و ارزیابی و گزینش روش آبیاری نیز صحیح باشد این عملیات، کاملا بهره ور می باشد.

مثالی دیگر برای شرح بیشتر و درکی عمیق تر، تصور نمایید که به عنوان مدیرعامل برای سازمان خود این هدف را انتخاب کرده اید که فروش و تولید را افزایش دهید. با تلاش بسیار زیاد واحد بازرگانی و قسمت های بازاریابی و فروش، سفارش های زیادی را جذب کرده و قراردادهای فروش با حجم بالایی را منعقد می کنید.

سپس خط های تولید جدیدی را راه اندازی می کنید یا با خطوط فعلی تولید، شیفت های کاری را افزایش می دهید، نیروی انسانی جدید استخدام می کنید، مواد اولیه با حجم متناسب با برنامه های تولید، خریداری می کنید و . . . .

با انجام یک کار تیمی قابل تحسین، حجم تولید و فروش را به میزانی که هدفگذاری کرده اید می رسانید. بسیار خوشحال هستید که به اهداف تعیین شده خود دست پیدا  کرده اید.

اما . . .

محصولات تولید شده را تحویل مشتریان می دهید. پس از گذشت زمان توافق شده برای پرداخت بهای محصولات و مبلغ قرارداد شده، مطالبات شما از سوی مشتریان پرداخت نمی گردد. پیگیری های شما نیز راه به جایی نمی برد.

مدیران مسئول در شرکت های مشتری و طرف قرارداد با شما اظهار می کنند به دلیل عدم وجود نقدینگی و منابع مالی، امکان پرداخت بدهی های خود به شما را ندارند. روش های قانونی برای دریافت مطالبات وقت گیر است. ضمن آن که به وجهه و اعتبار شما صدمه زده و مشتریان کنونی و دیگران را نسبت به همکاری با شما مردد و بی میل می کند.

زمان پرداخت بهای مواد اولیه خریداری شده و دیگر هزینه ها مانند انرژی و غیره گذشته است. کارکنان سازمان نسبت به تعویق پرداخت دستمزدشان اعتراض می کنند. شما نیک می دانید که نقدینگی در گردش سازمان، صرف هزینه های افزایش تولید شده است.

حالا شما نمی دانید که چه بکنید؟

با خود می اندیشید  که هدف شما در افزایش تولید و فروش در این موقعیت و این شرایط بازار و اقتصاد، هدف مناسبی نبوده است. هر چند که شما به نحو عالی آن را اجرا کرده اید.

کسب و کار و عملیات سازمان شما کاملا کارآمد بوده و شاخص کارایی آن بسیار مناسب است ولی اثربخش نبوده. هدف را درست انتخاب نکرده بودید، اما دقیقا به وسط هدف زده اید اما این اصلا خوب نیست.