نحوه تشخیص و شناسایی علت ریشه ای در روش پنج چرا

نحوه تشخیص و شناسایی علت ریشه ای در روش پنج چرا

در روش پنج چرا با شناسایی علت های متعدد، چطور بفهمیم به علت ریشه ای رسیده ایم؟

حل مسئله از طریق شناسایی علت ریشه ای وقوع مسئله از جمله روش ها و تکنیک های تحلیلی و منطقی است. با به کارگیری تکنیک هایی چون پنج چرا می توانیم علت یا علت های ریشه ای یک مسئله را شناسایی کنیم و اقدامی تعریف کنیم که علت اصلی وقوع و بروز آن مسئله را حذف کنیم یا احتمال وقوع آن را کاهش دهیم.

یک سوال رایج و مهم در پنج چرا این است که

چند بار باید سوال هایی که با چرا شروع می شوند را بپرسیم تا به علت ریشه ای برسیم؟

سوال خیلی مهم تر این است که

در اجرای روش پنج چرا و شناسایی مرحله به مرحله علت ها، چه زمانی و چگونه متوجه شویم که پاسخ سوال چرا که الان پرسیدم همان علت ریشه ای است؟

در این مطلب کوتاه می خواهم چند نشانه برای این که متوجه بشویم به علت ریشه ای رسیده ایم را با هم مرور کنیم. به خاطر داشته باشید که هدف از اجرای این روش و به کارگیری این نکته ها، شناسایی علتی است که با رفع آن یا تغییر دادن و مدیریت شرایط بروز و ظهور آن علت، مسئله به به طور اساسی و بنیادین حل بشود. اگر واقعا حس می کنید که به این نقطه رسیده اید، احتمالا علت ریشه ای را پیدا کرده اید. در نکته اول، بیشتر توضیح می دهم.

نحوه تشخیص و شناسایی علل ریشه ای در تکنیک و روش پنج چرا

درک و دریافت شما

اولین نشانه که به علت ریشه ای رسیدید آن است که شما به عنوان حل کننده مسئله و کسی که به مسئله و ابعاد مختلف آن اشراف دارید، آن را حس می کنید. احساس می کنید که علت ریشه ای مسئله را پیدا کرده‌اید. دانش، تجربه و درک شما این حس را ایجاد می کند و به شما می گوید که

این، همان علت اصلی است

این، همان پاسخی است که دنبال آن می گشتم.

چرا به فکر خودم نرسیده بود؟

که البته به فکر خود شما رسیده است اما با اجرای یک تکنیک به آن رسیده اید. اگر تا حد زیادی اطمینان دارید که با توجه به این علت می توانید راه حل‌های عملی و مؤثری برای جلوگیری از تکرار مسئله، طراحی و تعریف کنید، پس تا حد زیادی هم مطمئن باشید که این همان علت ریشه ای است.

نظر و تشخیص اعضای تیم حل مسئله

همکارانی که با شما در تیم یا جلسه حل مسئله هستند، مشابه بند اول، بنا به تجربه و دانش خود می گویند که این همان علت ریشه ای است که دنبال آن بودیم. چیزی شبیه حالت اول، تیم شما به توافق می‌رسد که علت اصلی شناسایی شده است.

نظر و دیدگاه متخصصان

البته نظر و دیدگاه حاضران در جلسه می تواند، نظرخواهی و بازخورد گرفتن از همکاران دیگر و کسانی که به این حوزه یعنی مسئله و ابعاد آن آشنایی دارند را هم شامل شود. یعنی علت های ریشه ای که شناسایی کرده اید را به کسانی که تخصص و تسلط دارند، ارائه نموده و نظر آنها را دریافت کنید. هر کدام از علت ها را که آنها تشخیص دادند، با اطمینان خوبی می توانید به عنوان علت ریشه ای در نظر بگیرید.

به تکرار رسیده اید و یک دور و تسلسل، می بینید

هنگامی که پاسخ سوال چرای این مرحله در پرسش و پاسخ مرحله قبلی مطرح شده است و سوال و جواب در یک حلقه تکراری می افتد، می تواند یکی از نشانه هایی باشد که این پاسخ، علت ریشه ای است.

نحوه تشخیص و شناسایی علت ریشه ای در تکنیک پنج چرا

عامل قابل کنترل که در تغییر شرایط موثر است

هنگامی که علت شناسایی شده، عاملی است که می شود آن را کنترل نمود می تواند علت ریشه ای باشد. همچنین اگر این علت به عنوان یک عامل، جز آن که قابل کنترل هست، بر موضوع مسئله و خروجی و نتایج مربوط به آن، اثرگذار است، احتمال این که علت ریشه ای باشد هم بالاتر می رود. باید ببینید که تغییر در مقدار این عامل، منجر به تغییر در خروجی می شود؟ آیا امکان آن را دارید که این متغیر را تحت کنترل بگیرید؟ اگر پاسخ این سوال ها مثبت بود، این از جمله علت هایی است که با اطمینان بالاتری می توان آن را علت ریشه ای نامید.

دیگر نمی توان سوال های چرا را به صورت منطقی ادامه داد

به یک عاملی رسیده اید که این عامل خود یک فعالیت یا اقدامی است که نمی توان برای آن علت دیگری را متصور شد مثلا خیلی واضح و بدیهی است و نمی توان یا خیلی منطقی نیست که باز هم پرسید که چرا …؟

پاسخ سوال چرا، از سازمان خارج می شود

ممکن است پاسخ چرایی که در آخرین نوبت، پرسیده اید، علت یا عاملی باشد که از محیط داخلی سازمان (یا محیط بیرونی نزدیک*) خارج شود و سازمان دیگر بر روی آن عامل، اراده و کنترلی نداشته باشد. این علت را ما نمی توانیم تغییر بدهیم و تأثیرگذاری بر روی آن از حیطه کنترل و اراده سازمان خارج شده است. در این مرحله، می توان آن علت ماقبل آخر که در حیطه کنترل ما هست و اراده ما در آن جاری و ساری است را به عنوان یک علت ریشه ای در نظر گرفت. توجه داشته باشید که پرسش های چرا را پس از خروج از محدوده سازمان می توان ادامه داد، اما آن علت ها و عامل ها، قابل کنترل و دارای اثرگذاری نمی باشند.

* محیط خارجی نزدیک، محیط بیرونی است که ما بر روی آن مقداری کنترل داریم. مثلا تأمین کنندگان و پیمانکاران شرکت در محیط بیرونی نزدیک ما قرار دارند و ما مقداری بر روی آنها تأثیر و نفوذ داریم.