ارتباطات سازمانی و انتقال اطلاعات در سیستم مدیریت کیفیت ایزو ISO 9001:2015

در سیستم مدیریت کیفیت ایزو ۹۰۰۱ ویرایش ۲۰۱۵ از جمله مواردی که نزد مولفان دارای اهمیت بوده مبحث ارتباطات سازمانی و نقل و انتقال اطلاعات در سازمان می باشد.

بند ۷-۴ استاندارد بین المللی سیستم مدیریت کیفیت ISO 9001:2015 به ارتباطات سازمانی می پردازد که در ادامه ملاحظه می فرمایید.

۷-۴- ارتباطات   Communication

سازمان باید تبادل اطلاعات مرتبط با سیستم مدیریت کیفیت را در درون سازمان یا بیرون از سازمان شامل موارد زیر تعیین نماید.

الف – در مورد چه چیزی تبادل اطلاعات صورت گیرد

ب – چه هنگام تبادل اطلاعات صورت پذیرد

پ – با چه کسانی تبادل اطلاعات صورت گیرد

ت – چگونه تبادل اطلاعات انجام شود

ث – چه کسانی تبادل اطلاعات نمایند.

گستره وسیع انواع کانال ها و ابزارهای برقراری ارتباطات سازمانی – گفتگوی حضوری، گزارش کتبی، ایمیل، نمودارها و جدول ها، پیام کوتاه، مکالمه تلفنی و . . .

بخشی از ارتباطات و تبادل اطلاعات مد نظر سیستم در رویه ها و مستندات دیگر تعریف و تعیین می گردد. به عنوان مثال در روش های اجرایی یا در دستورالعمل های کاری، فعالیت ها و اقداماتی تعریف می گردند که خود نوعی انتقال اطلاعات می باشند.

با این حال به سبب تجمیع مواردی که در دامنه کاربرد این بند استاندارد قرار می گیرد، این ایده مناسب است که تمامی مواردی که سازمان تشخیص می دهد از جمله ارتباطاتی است که می تواند مرتبط با سیستم مدیریت کیفیت سازمان می باشد در یک مستند گردآوری شود.

ضمن آن که به جهت آموزش و توجیه موارد ارتباطات سازمانی و تبادل اطلاعات به کارکنانی که ممکن است در فعالیت های کاری خود نیازمند چنین اطلاعاتی باشند هم تهیه چنین مستندی توجیه دارد.

در زیر نمونه ساده ای از جدول ارتباطات سازمانی ارائه می شود که می توان با توجه به شرایط سیستم مدیریت شرکت خود آن را اصلاح و بازبینی نموده و مطابق با ستون های آن، انتقال اطلاعات و ارتباطات سازمانی خود را تعریف و مستند نمایید.

متن استاندارد کاملا گویا و مفهوم می باشد، آیتم هایی که استاندارد مد نظر دارد تا برای هر ارتباط تعریف شود – ارتباطاتی که با سیستم مدیریت کیفیت سازمان، مرتبط می باشند – شامل موارد الف تا ث در ستون های جدول گنجانده شده است.

تنها نکته ای که باقی مانده و شایسته است به آن توجه شود، نظر مولفان متن استاندارد بر تمایز و در نظر گرفتن هر دو نوع ارتباطات درونی و بیرونی سازمان می باشد. ارتباطات می توانند کاملا داخلی و مابین مسئولان، فرآیندها و واحدهای شرکت بوده یا از داخل به خارج سازمان و با افراد یا نهادهای بیرونی و ذینفعان سازمان باشد.

در متن ایزو ISO 9002:2016 که راهنمای پیاده سازی ایزو ۹۰۰۱:۲۰۱۵ می باشد، برای این که فرآیند برقراری ارتباطات سازمانی و انتقال اطلاعات آن موثر و کارآمد باشد، توصیه شده که کارکنان شرکت:

• ارسال و دریافت اطلاعات را به سرعت صورت داده و روی آن اقدام کنند،

• مابین همدیگر، اعتماد برقرار نمایند،

• اهمیت رضایت مشتری، عملکرد فرآیندها و . . . را انتقال دهند و

• فرصت های بهبود را شناسایی کنند.

نمودار ساده فرآیند ارتباط شامل اجزای اصلی فرستنده، کانال یا ابزار ارتباطی، پیام، موانع ارتباط و گیرنده