تکنیک مدیریت دیداری چیست؟ ضرورت ها، تعاریف و مبانی کاربردی

اول، ممکن است در بیمارستان این موضوع را دیده باشید ( که البته آرزومند و امیدوارم که تن و جسم تان همیشه سالم و سلامت باشد و خود و عزیزان تان سروکاری با بیمارستان نداشته باشید). روی دیوارها خطوط رنگی مختلفی وجود دارد. سبز، قرمز، آبی و زرد. روی آن ها نوشته شده، آزمایشگاه، سی سی یو، بخش جراحی و . . . بدون اینکه نیاز باشد فردی مطلع را پیدا کنید تا از او بپرسید با دنبال کردن همان خطوط رنگی به جایی که می خواهید، می رسید.

دوم، یک خودرو سواری را در نظر بگیرید. معمولا در یک خودرو استاندارد به طور میانگین ۱۴۴ آیتم و علامت تصویری وجود دارد. این وسیله های بصری با به کارگیری تکنیک های مدیریت دیداری و به صورتی آگاهانه طراحی و ایجاد شده اند تا به مالک و راننده خودرو کمک کند که خودرو را براند، حین رانندگی ماشین را کنترل نموده، از خودرو نگهداری کرده و عیوب و مشکلات احتمالی معمول را شناسایی کند و در صورت لزوم آن را تعمیر نماید.

سوم، حالا به یک شرکت صنعتی می رویم. در این کارخانه، مواد اولیه، قطعات نیم ساخته و محصولات در جریان ساخت که معیوب بوده و دارای عدم انطباق کیفی می باشند را در پالت ها یا ظرف هایی که با یک رنگ خاص مثلا زرد یا قرمز، رنگ آمیزی شده است قرار داده اند تا از استفاده ناخواسته آن ها به عنوان قطعه یا محصول سالم جلوگیری شود بدون آن که بازرس کنترل کیفیت یا سرپرست تولید ملزم باشد که به همه کارگران، دیگر بازرسان کنترل کیفیت یا مسئولان انبار در آن شیفت یا نوبت های دیگر کاری، توضیح دهد که اقلام درون این ظرف ها، مشکل کیفی دارند و نباید بدون مجوز کنترل کیفیت از آن ها استفاده شود.

این سه مثال، نمونه هایی ساده از کاربردهای بی شمار تکنیک مدیریت دیداری یا مدیریت بصری می باشند که در گستره وسیعی از زندگی عادی تا محیط های صنعتی، کارخانه ها، سازمان ها و دفاتر اداری قابل استفاده هستند.

تکنیک مدیریت دیداری – Visual Management – چیست؟

مدیریت دیداری، مجموعه و گروهی از وسایل بصری است که برای خروجی و هدفی معین در نظر گرفته می شوند، هدفی همچون این که بخواهیم یک سیستم خاص، خودتوضیح دهنده و خودتنظیم کننده شود. این تکنیک، راهی دیگر را پیش رو می گذارد تا در هدایت یک مجموعه کاری از مدیریت قارچی (در تاریکی نگهدار و اداره کن) به جلب مشارکت پرسنل (مدیریت مشارکتی با به اشتراک گذاری اطلاعات) حرکت کنیم.

مدیریت دیداری یا مدیریت بصری یکی از تکنیک های شناخته شده، معمول و محبوب تولید ناب است (در کنار تکنیک هایی مانند نظام آراستگی محیط کار ۵S ، نگهداری تعمیرات بهره ور فراگیر TPM ، تعویض تک دقیقه ای قالب SMED و . . . ). این تکنیک به این منظور و طوری طراحی شده تا هر کسی که وارد محل کار می شود، حتی آن هایی که با جزئیات فرآیند ناآشنا هستند، به سرعت و در همان زمان بتوانند متوجه شوند که جریان از چه قرار است؟ درک کنند، بفهمند و ببینند چه چیزی تحت کنترل است و چه چیزی تحت کنترل نیست؟ هر کسی که در محل کار قدم می گذارد در یک چشم به هم زدن و با یک نظر، وضعیت فعلی و جاری عملیات را می تواند ارزیابی و بررسی نماید.

تصور نمایید که برای تماشای یک مسابقه ورزشی به استادیوم رفته اید. اسکوربرد و صفحه های نمایش نتایج در بازی های والیبال، فوتبال و بسکتبال در ورزشگاه ها شبیه این کار را انجام می دهند. چه قدر از زمان بازی گذشته؟ میهمان و میزبان کدامند؟ نتیجه چیست؟ و به سود کدام تیم می باشد؟

تصاویر، نمودارها و ارائه های بصری فرآیندها، ساده ترین راه برای انتقال دادن پیام ها هستند. اگر می خواهیم به سرعت بفهمیم که فایل ها چگونه در قفسه ها سازمان دهی شده اند، ساده ترین راه این است که یک عکس از روش صحیح با علامت تیک بزرگ ( و سبز رنگ) و یک عکس از روش نادرست و اشتباه با علامت ضربدر x (قرمز رنگ) کنار آن قرار دهیم.

چرا تکنیک های مدیریت دیداری؟

یک تصویر بیش از هزار کلمه ارزش دارد. این عبارت، گویای یکی از مفاهیم، اصول و مبانی مهم تکنیک مدیریت دیداری می باشد. روش ها و متدهای اجرایی تکنیک مدیریت دیداری به کار گرفته می شوند تا با نمایش های بصری به مدیران و کارکنان نشان داده شود که همه عناصر کاری، لوازم و وسایل عملیات، کیفیت فعالیت ها و محصولات و هزینه های آن ها، تحت کنترل هستند. مدیریت بصری، مشارکت کلیه اعضای یک مجموعه و سازمان را از طریق به اشتراک گذاری اطلاعات ممکن می سازد و با ابزارهایی که ارائه می کند به همه افراد مسئول این امکان را می دهد تا در عملیات مشارکت یافته و از طریق دریافت آنی اطلاعات، ارزیابی سریع وضعیت و شناسایی موقعیت، عملیات را اداره و مدیریت نمایند.

از مزیت های اجرای این تکنیک به جز افزایش رضایت مشتری به صورت عمومی می توان به افزایش مشارکت کارکنان و بهبود روحیه کاری و ارتقاء انگیزه های شغلی آن ها به خاطر داشتن احساس کنترل روی آنچه انجام می دهند اشاره کرد. تسهیل ارتباطات بین کارکنان و همچنین تسریع انتقال اطلاعات بین مدیریت و پرسنل از دیگر منافع پیاده سازی تکنیک های مدیریت دیداری است که خود عاملی اصلی در بهبود کیفیت انجام فعالیت ها و وظایف کارکنان، ارتقاء راندمان کار و افزایش بهره وری می باشد. تصمیم گیری سریع تر در کلیه سطوح و رده های سازمانی از جمله نقاط قوت و مزایای این تکنیک می باشند.

آیا در هر محیطی، تکنیک مدیریت دیداری قابلیت اجرا دارد؟

پاسخ به این پرسش یک کلمه است؛ قطعا. مدیریت دیداری در ابتدا در کارخانه ها رشد و نمو یافته است اما اصول آن به صورت یکسان در هر مجموعه ای از دفترهای اداری تا مراکز مختلف عملیاتی قابل استفاده است. موقعیت های به کارگیری تکنیک های مدیریت دیداری را می توان تقریبا نامحدود در نظر گرفت. یک کارخانه، بیمارستان، بانک، مدرسه، استادیوم ورزشی، اداره های دولتی و به صورت کلی عرصه های عمومی، شرکت های تولیدی، سازمان های خدماتی، همه موقعیت هایی مناسب هستند، تقریبا هر جایی که تصور کنید، امکان آن وجود دارد که از تکنیک های مدیریت دیداری استفاده کرد و با علایم، نشانه ها، عکس ها و تصاویر، اطلاعات لازم و ضروری را منتقل کرده و با کاهش زمان های انجام فعالیت ها، بهره وری و راندمان کار را ارتقاء داد.

یک ابزار کارآمد و ساده برای اداره و مدیریت دیداری وظایف و فعالیت های محول شده به کارکنان یک قسمت

مدیریت دیداری چگونه عمل کرده و چه طور در کارهایی که انجام می شود، کمک می کند؟

ما در مدیریت دیداری دنبال چه هستیم؟ به احتمال فراوان در پی درک آسان، یادگیری ساده، ارتباطات سریع و انتقال سرراست مفاهیم می باشیم. این هدف با ابزارهایی همچون کلمات، تصاویر، نمودارها، مدل ها، نمونه ها و هر چه که مناسب است قابل تحقق می باشد. ما هر روشی که اطلاعات را به کار می گیرد استفاده می کنیم تا همه چیز به روز بوده و دستیابی برای همه در اسرع وقت و در کمال سادگی ممکن باشد. مدیریت دیداری برای خود استانداردهایی را هدف گذاری کرده است به عنوان مثال دریافت و دستیابی به اطلاعاتی مشخص و مهم، بدون حتی یک کلمه صحبت کردن ممکن بوده و باید بتوان یک پیام را به صورت غیرکلامی در کمتر از ۵ ثانیه تهیه، ارائه و منتقل کرد. کارکردهای معمول و رایج مدیریت دیداری در فرآیندها و فعالیت های مختلف شامل این موارد می باشد :

• درک، دریافت و مشخص نمودن اولویت های کاری
• متوجه شدن اینکه کارکردهای عملیاتی و عملکردهای برنامه ریزی شده، محقق شده است؟
• تعیین اینکه اقدامات، کارها و آنچه که باید، انجام شده است یا نه؟
• تعیین اینکه فعالیت، اقدام و کاری که در حال اجرا می باشد نادرست انجام می شود
• نمایش و ارائه استانداردهای کاری و روش های اجرایی استاندارد
• نمایش دادن این که شاخص های عملکرد در سطح مطلوب و مورد نظر هستند
• نشان دادن همه عوامل لازم برای انجام موثر، کارآمد و بهره ور کارها
• تمام عناصر مورد نیاز برای انجام کار به صورت ایمن و بی خطر را نشان می دهد
• پرسنل به صورت خودمدیریتی کارشان را اداره می کنند
• تهیه بازخورد به موقع به هر کسی که در فرآیندها مشارکت دارد (مسئولیت و اختیار دارد)
• کاهش جلسات ضروری برای بحث و گفتگو در مورد مسائل کاری
• سرپرست ها را قادر می سازد روندهای کاری را تشخیص داده و در صورت لزوم فعالیت ها را مجددا جهت دهی نمایند
• به مدیریت، اطلاعاتی را می دهد که هدف گذاری ها را بازبینی نموده و استراتژی های جدید را تعیین کند
• هشدار دادن درباره عیوب و ایجاد زنگ خطر برای جلوگیری از اتفاق افتادن نقص ها (خطاناپذیر سازی / پوکا یوکه poka yoke)
• پیشگیری از حرکت عیوب کیفی و نقص هایی که رخ داده در طول جریان فرآیند و جلوگیری از انتقال قطعات و محصولات نیم ساخته دارای مغایرت کیفی به مراحل بعدی فرآیند و ایستگاه های کاری دیگر
• راه ها و روش های تصحیح فرآیند و عملیاتی که به مشکل برخورده را به صورتی ساده نشان می دهد

یک محیط کاری ناب، کامل و بی عیب با مدیریت دیداری چگونه به وجود می آید؟

یک محیط کاری عالی، به سرعت به نیازها و خواسته ها پاسخ می دهد. تصمیم گیری در پایین ترین سطوح و در موقعیت های محلی، امکانپذیر می باشد. این محیط کاری ناب، ارتقاء و توانمندسازی کارکنان را تحریک و تشویق می کند. با کمترین اتلاف ممکن، ارزش مدنظر را برای محصولات و خدمات تحویلی به مشتریان ایجاد می نماید. این محیط یک مجموعه خودمدیریت کننده می باشد (خودتوضیح دهنده، خودسفارش دهنده، خودکنترل کننده، خودتنظیم گر و خودبهبود دهنده). در این محیط کاری باید این شرایط وجود داشته باشد که :

• فقط چیزهایی که لازم هستند باشند
• به مقداری که ضرورت دارد
• در وقت و زمانی که نیاز هست
• و در موقعیت مکانی مورد استفاده

همچنین در این محیط کاری

• روش های اجرایی استانداردی ارائه می شوند که به سادگی درک می گردند
• رویه های کاری به صورت بصری و دیداری، عیان و شفاف هستند
• اطلاعات، ابزارها، مواد، ملزومات و . . . در کمتر از سی ثانیه در دسترس می باشند
• سوابق کارکرد و سطح عملکرد جاری، آشکار و واضح است
• هر گونه ضایعات و اتلاف (مانند عدم کارایی) به چشم می آید
• شرایط غیرعادی و غیرطبیعی کار به سهولت قابل تشخیص است. عملکرد نادرست، مشکلات کیفی، خرابی ها، ریسک ها و مخاطرات ایمنی و کلیه عدم انطباق ها را می توان به سادگی شناسایی کرد

اگر وارد یک محیط کاری شدید و به سرعت نتوانستید متوجه شوید که جریان و حرکت مواد، قطعات و محصولات و همچنین نحوه گردش کار پرسنل به چه صورت است؟ حق دارید قضاوت نمایید که آن محیط کاری به خوبی طراحی و اجرا نشده و به درستی مدیریت نمی گردد.

چگونه یک محیط کاری به صورت بصری مدیریت شده را ایجاد کنیم؟

چگونه می توانیم مطمئن شویم که راهنماهای بصری که در محیط کار ایجاد کرده ایم، مرتبط، کارآمد و اثربخش می باشند؟ تکنیک های متنوعی برای سیستم مدیریت دیداری وجود دارند. این خیلی مهم است که ما یک محیط کاری بصری شده را پایه ریزی نموده و به جای آن که ابزارها و تکنیک های متعددی را به صورت نامنظم و تصادفی اجرا نماییم این کار را به صورتی منظم و از طریق یک فرآیند ساده انجام دهیم. در شکل زیر مراحل پیاده سازی تکنیک مدیریت دیداری را به صورتی ساده مشاهده می نمایید.

چگونه یک محیط کاری به صورت بصری مدیریت شده را ایجاد کنیم؟