تدوین طرح اقدام و برنامه ریزی برای کاهش هزینه ها

احتمالا متوجه شده اید که بیشتر مطالبی که با موضوع و عنوان برنامه ریزی برای کاهش هزینه ها منتشر شده اند و ما آنها را مطالعه می کنیم، ماهیت توصیه ای و موردی دارند و پیشنهاد می کنند که مثلا این کارها و اقدام ها را انجام بدهید تا هزینه های مرتبط با آن کاهش یابند. این اقدام ها البته در جای خود می توانند مفید و موثر باشند. از این نوع مطالب، می توان به مطلب ۲۷ راه کاهش هزینه های جاری اشاره کرد که قبلا در وب سایت ارائه شده اند.

در کنار این موارد آنچه مهم تر می نمایاند روش ها و مکانیزم هایی است که بتوان به صورت نظام مند، فرآیندمحور و سیستماتیک به کاهش هزینه پرداخت. از این نوع  مطالب هم در وب سایت منتشر شده اند که سعی گردیده رویکردها و روش هایی را در این حوزه معرفی کرده و توضیح دهم.

حالا در اینجا یک ابزار در قالب روشی برای تحلیل شرایط و هزینه ها ارائه شده است تا مدیران و کارشناسانی که می خواهند برنامه یا پروژه کاهش هزینه ها را در سازمان خود اجرا نمایند و هم درصدد آن هستند که این مهم را به صورت برنامه ریزی شده و نظام مند انجام دهند، آن را بررسی کرده و در صورتی که مناسب تشخیص می دهند به کار گیردندش.(!)

این اقدام شامل تهیه و تدوین جدول تحلیل و ارزیابی هزینه ها بر اساس چند ویژگی است. آیتم هایی که برای بررسی هر یک از هزینه ها مورد استفاده قرار می گیرند شامل مقدار آن هزینه در طول سال مالی، شناسایی و تعیین محرک آن هزینه و همچنین دسته بندی بر اساس ضروری بودن یا غیرضروری بودن هزینه می باشند. این ابزار همچنین به شما کمک می کند که اطلاعات خوبی را در خصوص انواع هزینه های عملیاتی و فرآیندی گردآوری نمایید و آنها را در قالب یک جدول ساختاردهی نمایید. این نمایش از هزینه ها برای هر چه بهتر کردن برنامه ریزی پروژه کاهش هزینه ها، مفید بوده و می تواند از میان داده ها و اطلاعات مختلف، سرخط هایی را برای بررسی بیشتر و تصمیم گیری بهتر نمایان کند.

داده ها و اطلاعات مورد نیاز از هزینه ها شامل این موارد می باشند:

• فهرستی از محرک های هزینه

ستون جدول که هزینه ها در آن فهرست می شوند را می توان بر اساس بزرگی هزینه ها مرتب کرد.

• مقدار سالانه هزینه، چه قدر است؟

به جهت جلوگیری از شلوغ شدن جدول، هم هزینه ها دسته بندی شوند و هم این که تصمیم گیری کنید که هزینه هایی در این جدول قرار گیرند که از یک مقدار خاص، بالاتر باشند.

• مقصود و هدفی که از انجام آن کار و هزینه کردن برای آن فعالیت انتظار داریم

خیلی از مواقع فعالیت هایی که برای انجام آنها بودجه و هزینه در نظر می گیریم از اهداف اولیه تصمیم گیرندگان اصلی انحراف پیدا می کنند. در اینجا آن هدف و انتظار اولیه را لحاظ کنید. برخی هزینه ها هم اصلا در برنامه ریزی ها و برنامه بودجه قرار ندارند و بعدا متحمل آنها می شویم. اینها هم بالاخره یک کارکردی دارند، اگر مقدار آنها قابل توجه هست در فهرست درج‌شان کنید.

• میزان اهمیت و ضرورت هر یک از محرک های هزینه ها

این میزان اهمیت را با توجه به همان مقصود، هدف و کارکردی که از آن فعالیت، انتظار داریم، می توانیم مشخص کنیم.

• ریسک های احتمالی و پیامدهای کاهش و یا حذف هزینه ها

اگر تشخیص دادید که این هزینه را می توان کاهش داد یا حذف کرد، پیامدهای ناخواسته و عوارض جنبی آن را هم سعی کنید که پیش بینی و برآورد نمایید.

*******

داده ها و اطلاعات تعریف شده را گردآوری کرده و در ساختار جدول زیر قرار دهید تا این امکان برای شما فراهم آید که بتوانید برای هر یک از ردیف ها و هر یک از محرک های هزینه، یک تصمیم سنجیده و طرح اقدامی مناسب در نظر بگیرید. این اقدامات می توانند بسیار متنوع باشند اما به صورت کلی می توان آنها را ذیل استراتژی های کاهش هزینه ها لحاظ نمود که شامل این چهار دسته می شوند. (در خصوص استراتزی های کاهش هزینه در فرصتی دیگر بیشتر توضیح خواهم داد)

استراتژی های کاهش هزینه ها

1. استراتژی صرفه جویی در هزینه ها
2. استراتژی مهار هزینه ها
3. استراتژی اجتناب از هزینه
4. و استراتژی افزایش ارزش

نمونه جدول در زیر آمده است. در هر یک از ستون ها آیتم ها و مواردی که می توان در هر ردیف در نظر گرفت به صورت مثال، ارائه شده است.

مرجع :

Joseph Berk – 2010