بهبود، فرآیند و پروسه است، بهبود فقط یک پروژه نیست

بهبود مداوم و مستمر، یک فرآیند همیشگی است

عصر ما عصر توسعه در دنیای صنعت و تولید است. قدرت کشورها و حکومت ها نه به پشتوانه منابع خام در اختیار و نه به واسطه ماشین های جنگی آن هاست. دیگر مانند گذشته قدرت از دهانه لوله اسلحه خارج نمی شود، قدرت اصلی از درب کارخانه ها، آزمایشگاه ها و مراکز تحقیق و توسعه بیرون می آید. همین قدرت نظامی کشورها نیز ساخته و پرداخته شرکت ها و کارخانه های صنایع نظامی پیشرفته و تکنولوژی مدار آن ها می باشد.

اطلاعات، دانش و سرعت پردازش داده ها به تنهایی مزیت نسبی و مطلق ایجاد نمی کند، به کارگیری دانش در عرصه عمل و تولید محصولات تکنولوژیک به روش هایی بهره ور است که به آن ها قدرت و امکان برتری جویی می دهد.

توسعه و پیشرفت جوامع و پیش از آن، ثبات و پایداری بسیاری از بنگاه های اقتصادی این کشورها به بهبود بهره وری، افزایش کیفیت تولید و مدیریت آن بستگی دارد. حتی در زمان های آرامتر نیز مزیت رقابتی هر شرکت تولیدی تا حد زیادی ریشه در توانایی آن شرکت در انجام اصلاحات لازم جهت تطابق با تغییرات محیط داخلی و خارجی خود دارد.

بهبود سیستم های تولیدی به معنای جستجوی مداوم روش هایی برای تولید محصولاتی با کیفیت بهتر، هزینه های کمتر، زمان عملیات و تحویل سریع تر و پاسخگویی مناسب به نیاز مشتریان است. (همین چند عبارت، چشم اسفندیار و پاشنه آشیل صنایع تولیدی ما همچون صنعت خودرو است). هر چه جلوتر می رویم نیاز به بهبود، محسوس تر و حیاتی تر می شود. بدون بهبود مستمر، ورود به بازارهای جهانی غیرممکن بوده و بقاء شرکت های تولیدی، حتی در چارچوب دیوارهای خانه و مرزهای یک کشور نیز در معرض خطر جدی قرار می گیرد، کما اینکه هم اکنون و امروز نیز مورد تهدید واقع شده است.

بسیاری از شرکت های تولیدی هنوز عزم خود را برای اجرای یک برنامه تحول واقعی جزم نکرده اند، در این شرایط و با واقعی شدن زودهنگام سازوکار بازار و رقابتی شدن فضای اقتصادی کشور، امید چندانی به ادامه کار، بقاء و حیات آنها نیست. توصیه هوشمندانه به این دسته از شرکت ها این است که نیاز به تغییر را باور کنند، حتی از سر اجبار و از روی چاره ای دیگر نداشتن.

بسیاری از شرکت هایی که به محض آگاهی از مشکل به دنبال بهبود موقعیت رقابتی خود بوده اند، پس از مدتی دریافته اند که این بهبودها تصادفی بوده و فاقد یکپارچگی لازم می باشند. بعضی شرکت ها در گذشته، در ایجاد بهبودهایی موفق شده اند اما اکنون به حال خود رها شده اند تا در تاریکی راه خود را بیابند. پیشرفت این شرکت ها، مدت هاست که متوقف شده است.

برخی از شرکت های دولتی و یا خصوصی دست به تغییر زده و برخی بهبودهای پراکنده را به انجام رسانده اند. هر چند تعداد کمی از این شرکت ها موفقیت های نسبی به دست آورده اند ولی غالبا احساس می کنند برنامه های شان بی فایده بوده و در برخی موارد، نتایج معکوس به بار آورده است. کارکنان این شرکت ها انگیزه خود را از دست داده و به هر برنامه تحولی به دیده تردید می نگرند.

اشکال اصلی در کار مدیران این شرکت ها عدم درک نیاز به تحول نبوده بلکه در این نکته نهفته است که در اجرای برنامه تحول از یک رویکرد منظم، سیستماتیک و فراگیر بهره نبرده اند. برنامه های شتابزده، نتایج مناسبی به بار نمی آورند. به این دسته از شرکت ها باید توصیه کرد که با طرحی جامع، برنامه بهبود و تحول را طرح ریزی کرده و انجام دهند.

بدون تداوم برنامه های بهبود، آثار درازمدت و نتایج پایداری از فعالیت های انجام شده به وجود نخواهد آمد. در مسیر بهبود، قله پایان و ایستگاه آخری وجود ندارد که با فتح و رسیدن به آن بتوان افتخار ابدی کسب کرد. شرکت ها باید که بهبود را امری مستمر بدانند.

مجموعه ای بسیار غنی از سیستم های بهبود وجود دارد که تکنیک ها و روش های خود را در اختیار آن دسته از شرکت هایی قرار می دهند که نیاز به تحول را درک کرده، به دنبال یک برنامه جامع بوده و صد البته که به استمرار آن پای بند هستند.

بهبود، فرآیند و پروسه است، بهبود فقط یک پروژه نیست

متاسفانه تنها ایجاد تحول کافی نیست. مادامی که مدیران ارشد و متولیان تحول، ذهنیت مشخصی از آن چه پس از به هم ریختن سیستم قبلی پدید می آید نداشته باشند، این تحول منجر به تباهی و آشفتگی خواهد شد. انتظار می رود که تغییرات حاصل از تحول، ثابت و پایدار بماند اما بدون وجود برنامه ریزی و پشتیبانی از فعالیت های تحول، این حرکت محکوم به فنا و نابودی است.

فردی که مسئولیت تغییر را داشته و برای تحولف برنامه ریزی می کند باید درک روشنی از موقعیت فعلی، شرایط مورد انتظار و چگونگی حرکت از وضعیت کنونی as is به وضعیت مطلوب to be داشته باشد.

امروزه ما در یک دوره با شرایط خاص اقتصادی قرار داریم. در این دوره باید بر رقابتی تر شدن، افزایش بهره وری و ظرفیت، تعمیق کیفیت تولید و مدیریت اجرایی متمرکز شویم. وقتی اقتصاد تغییر می کند شرکت هایی که در حال بهبود روش های خود هستند درمی یابند که مزایای اندک آنها در طولانی مدت باعث بهبود عمده ای در عملکرد مالی آنها خواهد شد.

قدم اول برای بدست آوردن مزیت نسبی آن است که کاملا شرکت خود را در مقایسه با رقیبان بسنجید. از طریق درک چگونگی پیشرفت شرکت و میزان بهبود آن در مقایسه با شرکت ها یا کارخانه های مشابه می توانید اهداف و مقاصد را مشخص نموده و استراتژی ها را برای بهبودهای کوتاه مدت، میان مدت و بلند مدت روشن و شفاف کنید. اگر شرکتی خود را با دیگر رقبا حتی فقط در سهم بازار مقایسه کند آنگاه تغییرات زیادی در نحوه نگرش مدیران ارشد و میانی آن سازمان به وجود می آید.

ضمن آن که تنها عوامل قابل مقایسه بین شرکت های رقیب، موقعیت و سهم بازار نیستند بلکه سطح کیفیت، بهره وری، هزینه ها و سایر معیارهایی که برای بازار حائز اهمیت است، وضعیت نسبی شرکت ها را در آینده مشخص می کنند. این موارد باید مورد تجزیه و تحلیل قرار گرفته و اقداماتی اثربخش و کارآمد جهت بهبود در تمامی حوزه ها پدید آید.

منبع: ۲۰ Keys to workplace improvement , by Kobayashi , Iwao  –  دکتر مهدی غضنفری و مهندس فرناز ناصر شریعتی