اهمیت مستندسازی مسئله در ارزیابی اثربخشی حل مسئله و اقدام اصلاحی
اهمیت مستندسازی مسئله و عدم انطباق در سنجش اثربخشی حل مسئله و اقدام اصلاحی
فرآیند حل مسئله و اقدام اصلاحی و ارزیابی اثربخشی آن
در طرح ریزی و پیاده سازی یک سیستم کارآمد و اثربخش حل مسئله و اقدام اصلاحی باید از ابتدای این فرآیند به صورتی کاملا سیستماتیک و روش مند، فعالیت ها انجام شوند تا در انتهای پروسه بتوان خروجی های مناسب از آن گرفت. همان طور که می دانید هدف اساسی فرآیند حل مسئله و اقدام اصلاحی، کاهش تدریجی و مداوم مسائل، مشکلات، عدم انطباق ها و کلا هر رویداد نامطلوب در سیستم مدیریت سازمان و شرکت می باشد.
مطالعات نشان داده ۷۰ درصد مشکلات یک سازمان تکرارپذیر می باشند اما در شرکت ها معمولا مسائل و مشکلات و اقدامات برطرف کردن آن ها ثبت نمی گردند. در صورتی که یک بانک اطلاعاتی از مسائل رخ داده در سازمان ها و راه حل هاي آن ها وجود داشته باشد دیگر براي حل مشکلات تکراري، نیازي به صرف زمان و انرژي دوباره برای یافتن راه حل نیست و مسئولان و کارکنان می توانند قبل از اقدام به هر عمل، از تجارب مشابه استفاده کرده و درس های مناسب را آموخته و به کار ببندند.
هر سازمانی باید شکست ها و موفقیت هاي گذشته خود را ثبت و مرور کرده و به طور نظام مند درس هایی از آن بگیرد به گونه اي که همه کارکنان آن را درك کرده و به اطلاعات ثبت شده دسترسی داشته باشند.
برای حصول اطمینان از این که فعالیت های حل مسئله و اقدامات اصلاحی طراحی و اجرا شده، اثربخش می باشند و از وقوع مجدد مسئله و مشکل، حتی الامکان جلوگیری کنیم باید تمامی مراحل، مطابق با شیوه و الگویی منظم، مستند شوند و از ابتدا کلیه فعالیت ها و اقدامات ثبت گردند. شروع این چرخه با شناسایی مسئله و عدم انطباق و مستندسازی شرایط وقوع مسئله می باشد.
مستندسازي به معناي ثبت، مكتوب نمودن، گردآوري، تنظيم و تدوين، دسته بندي و نگاهداري اطلاعات و مفاهيم می باشد. مستندسازی در سیستم حل مسئله و اقدام اصلاحی، از فرآیند و فعاليتي هدفمند، دقيق و منظم حكايت دارد که بر حفظ و نگهداري اطلاعات تاكيد مي کند. اقدامات مستندسازي مبتني بر مكتوب نمودن بخشي از دانسته ها و آگاهي هاي انسان ها یعنی کارکنان و پرسنل سازمان در مورد مسئله ای خاص است.
این اطلاعات بسیار مهم و حیاتی بوده می باشند. دلایل مهم بودن و ضرورت های مستندسازی مسئله در فرآیند حل مسئله و اقدام اصلاحی، این موارد می باشد.
- جهت ثبت، نگهداري و انتقال تجربيات در طول زمان و انتقال آن به ساير افراد جهت هماهنگي و تشريك مساعي بايد مستندسازي انجام شده و گسترش يابد
- بدون مستندسازی مرحله شناسایی و وقوع مسئله امکان اندازه گیری و سنجش اثربخشی اقدام اصلاحی در فازهای انتهایی فرآیند حل مسئله و اقدام اصلاحی وجود نخواهد داشت
- کیفیت مستندسازی و ثبت داده ها و اطلاعات حاصل از انجام مراحل مختلف حل مسئله، سهولت سنجش اثربخشی را باعث می گردد
- مستندسازی باعث حصول اطمینان از روی دادن مسئله و رخدادی واقعی می شود. درک ما از وقوع مسئله باید قطعی شده و مسئله تصدیق گردد
- تعریف صحیح و شناسایی دقیق مسئله و عدم انطباق، کمک شایان توجهی در شناسایی علت های وقوع مسئله خواهد داشت
- مستندسازی در طراحی راه حل های خلاقانه حل مسئله و خلق راهکارهای برطرف کردن مشکل و حل مسئله تأثیر مثبتی داشته و نقشی مهم را بازی می کند
- با مستندسازی نه تنها مي توان از تكرار خطاها و آزمايش ها خودداري كرد، بلكه مي توان به افزايش بهره وري دست يافت
- مستندسازي مسائل و مشکلات و همچنین تجربه های حل مسئله و انتقال آن در يادگيري فردی و سازمانی نقشی اساسي دارد
- به وسیله اطلاعات ثبت شده حاصل از فرآیند مستندسازی امکان کنترل، نظارت، بازبینی، تصدیق، صحه گذاری و همچنین انجام اقدامات جبرانی ممکن می گردد
برای مستند سازی مسئله
تشريح كنيد مشكل يا مسئله ای كه با آن مواجهه بوده ايد، چيست؟
موقعيت زمانى و مكانى مشكلى كه با آن مواجه بوده ايد چه بوده است و نقطه شروع آن از كجاست؟
عوامل و شرايطي كه موجب به وجود آمدن و بروز مشكل شده كدام است؟
آيا اطلاعات كافى جمع آورى شده است؟
آيا ابعاد مختلف آن بررسى شده است؟
گستردگى موضوع تا چه حد است؟
اگر اقدامى براى حل مسئله و رفع مشكل انجام نشود، چه پيامدهايي خواهد داشت؟ ضرورت و اهميت آن چيست؟
پاسخ به پرسش های متد ۶w+2h کمک می کند که شرایط را ثبت کرده و اطلاعات و داده ها را مستند نمایید. این پرسش ها شامل موارد زیر می باشند:
-
Who – چه کسی؟
-
what – با چه چیز؟
-
where – کجا؟
-
which – چه چیز؟
-
why – چرا؟
-
when – چه وقت؟
-
How many, how much – چه مقدار؟
-
how – چگونه؟
اساسا فعالیت مستندسازی مسئله برای اجرای فرآیند حل مسئله و اقدام اصلاحی، باید اطلاعاتی در این موارد فراهم کند:
- مسئله، عدم انطباق، خطا و شکست چه بود؟
- چگونه مسئله، عدم انطباق، خطا و شکست اتفاق می افتد؟
- چرا مسئله، عدم انطباق و خطا روی می دهد؟
- چگونه می توان از وقوع مشکل و مسئله در آینده جلوگیری کرد؟
مسئله عدم انطباق، شکست و خطا می تواند مصادیقی همچون مشکلات کیفی، ضایعات، دوباره کاری، خرابی دستگاه، حوادث ایمنی، شکایت مشتری، ترک کار پرسنل، عدم رضایت کارکنان، ضرر و زیان مالی، برگشتی از مشتری و . . . باشد. حداقل آیتم های مستندسازی به صورت عمومی برای مسائل و مشکلاتی اینچنینی می تواند شامل موارد زیر باشد:
- موقعیت وقوع مسئله و عدم انطباق و مکان روی دادن خطا و مشکل
- تاریخ، شیفت و ساعت وقوع شناسایی و گزارش دادن رویداد
- شماره قطعه، شماره سریال، شماره فنی و همچنین کد ردیابی و شناسایی محموله
- طرف های بیرونی سازمان شامل مشتری، تأمین کننده و . . .
- فرآیند عملیاتی در حال انجام، ایستگاه کاری که خطا یا عدم انطباق در آن روی داده است
- علامت، نمود و نشانه عدم انطباق
- نام فرد شناسایی کننده، نام فرد گزارش دهنده و ثبت کننده
- شرایط محیطی حاکم بر زمان رخ دادن مسئله
- تجهیزات و سخت افزار مرتبط مانند دستگاه، ماشین و ابزارآلات تولیدی یا تجهیزات اندازه گیری
- عکس، نمونه قطعه یا محصول، نقشه فنی، تصویر شماتیک و . . .
- مصاحبه با عوامل موثر و درگیر در یک مسئله سازمانی و تلاش در جهت ثبت مشاهدات، تجربیات، نظرها، ایده ها، پیش فرض ها، پیشنهادها و قضاوت های ایشان در این خصوص
- شناسائی اولیه و ارزیابی ابتدایی از سطح ریسک ناشی از وقوع مسئله و بیان تمهیدات لازم
یافته ها، مشاهده ها، مفروضات و تحلیل هاي مربوط به مسئله، عدم انطباق و مشکل را به دقت بیان نموده و از کلی گوئی بپرهیزید. مستندسازي، تنها بیان اطلاعات نیست بلکه ذکر دقیق همه واقعیت های موجود نیز هست به این سبب که فهم افراد، ارزیابی و تحلیل آن ها در ظرف زمان و مکان خود تلاشی براي روشن کردن ابعاد و زوایاي منطبق بر مسائل سازمانی از طریق نگاهی جامع می باشد.
مستندسازی مسئله و عدم انطباق یک مرحله اساسی برای سنجش اثربخشی اقدامات حل مسئله می باشد
ثبت دیدگاه
مایل به ملحق شدن به بحث هستید ؟به ما بپیوندید !