۲۷ راهکار اجرایی و اقدامات عملی برای کاهش هزینه های جاری سازمان

راهکارهای اجرایی و اقدامات عملی برای کاهش هزینه های جاری سازمان

در این مطلب سعی کرده ام یک سری راهکارهایی کاربردی و اقدامات عملی برای کاهش هزینه های جاری و اداری سازمان را قلمی کنم. این ها عمدتا حاصل تجربیات، سوابق اجرایی، مشاوره و بعضا مطالعاتی در این حوزه بوده است. به کارگیری این فعالیت ها تقریبا در همه نوع صنعت امکانپذیر بوده هرچند که در مواردی نیاز به جرح و تعدیل و اصلاح داشته تا با ویژگی های عملیات شرکت و شرایط کسب و کار سازمان، متناسب گردد.

1. برای بازاریابی پول خود را خردمندانه خرج کنید

بسیاری از موسسات ارائه دهنده خدمات بازاریابی و تبلیغات مدام بر این نکته تأکید می ورزند که پرداخت پول برای تبلیغات هزینه نیست بلکه سرمایه گذاری است. من نیز با آنها موافق هستم اما بسیار دقت کنید که طرح تبلیغات و بازاریابی شما باید سنجیده و حساب شده باشد. برای تبلیغات موثر و اثربخش، هزینه کنید نه هر تبلیغی. یک مهمانی خصوصی با حضور مهمان های مشهور و هزینه پذیرایی فوق العاده زیاد برای محصولی که باید مورد نظر مصرف کننده عادی قرار گیرد شاید تبلیغات موثر و اثربخشی نباشد.

2. هر چه می توانید کارکردها را آنلاین، سیستمی، نرم افزاری و خودکار کنید

در فن آوری، سرمایه گذاری کنید، از نوآوری های تکنولوژی کمال بهره را ببرید. هر چه را که می توان اتوماتیک کرد و توسط دستگاه، ماشین، نرم افزار و سیستم انجام داد، دستی انجام ندهید.

ثبت ورود و خروج پرسنل را می توان دستی هم در یک دفتر نوشت یا با دستگاه کارتخوان شبکه با نرم افزار حقوق و دستمزد، کاملا اتوماتیک کرد. به جای اینکه دنبال کد شناسایی کالا و محصول بگردید، روی قطعات و اقلام انبارها بارکد بزنید و با یک دستگاه ساده سیستم ثبت ورودی ها و خروجی های انبار را مکانیزه کنید.

3. فرآیندهای کسب و کار را برون سپاری کنید

هر کدام از فرآیندهای عملیاتی و پشتیبانی کسب و کار خود را که تشخیص می دهید یک پیمانکار بهتر و ارزان تر از شما انجام می دهد برون سپاری کنید. حالا با فراغ بال روی کسب و کار تخصصی خود تمرکز کنید.

4. با تأمین کنندگان به صورت بلادرنگ کار کنید

تأمین کنندگان و پیمانکارانی خوشنام و کارآمد بیابید. مواد اولیه و دیگر نیازمندی های تان را در حجم های زیاد انبار نکنید. تأمین را به صورت به روز از آنها بخواهید. بگذارید آنها انبارهای مطمئن و در دسترس شما باشند. کلا هر کجا که ضرورت مدیریتی و فنی وجود ندارد از حجم پول و سرمایه راکد بکاهید.

5. هزینه های بازاریابی را شریک شوید

اگر فروشنده یا تولیدکننده ای را می شناسید – و رابطه خوبی هم با او دارید – که کالاهای تولیدی یا خدماتی که ارائه می دهد مکمل خدمات یا محصولات شماست تبلیغات را با هم و اشتراکی انجام دهید. یک تولیدکننده درب و پنجره ساختمان می تواند با یک شرکت پیمانکاری ساخت و ساز فعالیت های مشترک تبلیغاتی انجام دهند. مصداق های بهتری هم وجود دارد.

6. تجهیزات و امکانات مورد نیاز را اجاره کنید

به جز صرف سرمایه هنگفت برای خرید همه تجهیزات لازم برای سازمان و کسب و کارتان، مجبور هستید برای نیروی انسانی، قطعات یدکی، تعمیرات، انبارش و سرویس و نگهداری آن ها کلی پول صرف کنید.

7. پیش پرداخت بگیرید

8. مطالبات خود را دقیق و منظم پیگیری کنید

9. مدیران واحدها را عادت دهید از امکانات سازمان به صورت اشتراکی استفاده کنند

نیازی نیست در هر اتاق حتما یک پرینتر باشد.

10. تخفیف بگیرید

تخفیف گرفتن، هنر است. در یک بازار بدون پول، با پول نقد می توان تخفیف خوبی گرفت. راه ها و تکنیک های دیگری هم هست مطمئن شوید مسئول خرید شرکت، این ها را بلد است و مهارت دارد.

11. یک رویه مدون برای خرید داشته باشید

آیین نامه ای برای تأمین و خرید تدوین کنید، برای تمامی خریدهای بیشتر از مبلغی معین حتما چند استعلام گرفته شود. هدف این است که بهترین خرید را انجام دهید.

12. خدمات را به صورت مجموعه و بسته از یک تأمین کننده یا پیمانکار بگیرید

تمامی بیمه نامه ها را از یک موسسه بگیرید. بیمه آتش سوزی را از یک بیمه گر و بیمه مسئولیت را از دیگری نگیرید.

13. نیروی انسانی و هزینه های آن را مدیریت کنید

علی الخصوص در شرکت هایی که فرآیند تولید بیشتر دستی است تا ماشینی. پاداش مدیران و حتی کارگران تولید و پرسنل عملیاتی را با سطح عملکرد مطلوب یعنی حجم و کیفیت تولید محصول، مرتبط کنید. در صورتی که ضرورت جدی وجود دارد اضافه کاری را اجازه دهید. مدیران واحدها باید طوری فعالیت ها را برنامه ریزی و اداره کنند که انجام وظایف روزمره هر یک از کارکنان در ساعات عادی کار به انجام برسد.

14. در انبارگردانی، از اقلام راکد رهایی یابید

هنگام انبار گردانی، اقلام راکد و بدون استفاده اما دارای ارزش ریالی را به فروش برسانید. هم درآمد کسب کرده و هم از هزینه های نگهداری، انبارش و جابجایی آن ها خود را راحت کرده اید.

15. هزینه های سرویس رفت و آمد پرسنل را مدیریت کنید

هنگام تجدید قرارداد با پیمانکار، مسیر سرویس ها را به روز و بهینه کرده و از ظرفیت کامل وسیله نقلیه استفاده گردد.

راهکارهای اجرایی و اقدامات عملی برای کاهش هزینه های جاری

16. مهمانان، راضی به زحمت شما نیستند!

مهمان نوازی از صفات پسندیده ماست اما واجب نیست که خرج زیادی برای هتل لوکس و پرستاره بدهید. مشتریان، بازدیدکنندگان و میهمانان، قطعا محترم هستند و مدیریت رابطه با آنان مهم، حساس و ظریف می باشد ولی اگر منطقی برخورد کنید آن ها نیز درک می کنند.

17. ارتباطات و مکالمات تلفنی راه دور را با سرویس های اینترنتی انجام دهید

18. با یک سیستم مدیریت نگهداری تعمیرات، از وسائط نقلیه به خوبی نگهداری کنید

بر نحوه نگهداری و استفاده صحیح از خودروها نظارت دقیق نمایید. مسئولیت های راننده را در حوزه نگهداری تعریف کرده و خرابی های احتمالی را در مراحل اولیه و با صرف هزینه های کم شناسایی کرده و برطرف نمایید.

19. هزینه های دعوی های حقوقی، شکایت ها و پرداخت غرامت

اگر وجود عیب در محصولات یا خدمات شما ممکن است منجر به طرح دعوی شود به صورت خاص مبحث ارتقاء کیفیت محصولات خود را پیگیری نمایید تا از شکایت، هزینه های دادگاه، غرامت و جریمه، پیشگیری نمایید. با ارتقاء کیفیت محصولات و خدمت رسانی به مشتریان رضایت آن ها را جلب نموده و حتی آن ها را مشعوف و وفادار کنید. هزینه نگهداری و وفادار نمودن مشتریان فعلی بسیار کمتر – یک پنجم – از جذب مشتریان جدید است.

20. جای رقابت با رقبا با همکاران خود، همکاری کنید

خرید حجم زیاد مواد اولیه به صورت یک جا و مشترک با تولید کنندگان منطقه یا احداث آزمایشگاه برای استفاده همه تولیدکنندگان محصولی مشابه در یک حوزه جغرافیایی، به جای صرف هزینه های گزاف استفاده از آزمایشگاهی در شهری دیگر، هزینه های همه را کاهش می دهد.

21. صرفه جویی و مدیریت هزینه ها، باید همه گیر باشد

اگر مدیران، سرپرستان یا کارشناسان در سازمان شما اختیار خرید داشته، عملکرد آن ها و دیگرانی که تنخواه دارند را با تعیین خطوط راهنما و با قرار دادن حدود، کنترل کنید.

22. اگر فضای اداری یا سالن و سوله ای دارید که مورد نیاز نیست آن را اجاره دهید

در کل هر نوع دارایی یا امکانات دیگری دارید که در زمان اجاره دادن مورد استفاده و بهره برداری خودتان قرار نمی گیرد را اجاره داده و از آن ها کسب درآمد کنید.

23. اگر بدهی با بهره کم دارید آن را تمدید کنید

در شرایط کنونی، پول نقد، پادشاه است. داشتن نقدینگی یعنی قدرت مانور، پول نقد به شما انعطاف پذیری، انتخاب های گوناگون و توان تصمیم گیری می دهد.

24. عضویت ها و اشتراک های غیر مفید را لغو کنید

راهکارها و اقدامات عملی کاهش هزینه های جاری

25. سفرهای زائد و هزینه های زائد سفرها را حذف کنید

در صورت امکان به جای سفر و ملاقات حضوری با تماس های تلفنی، ایمیل ها و نشست های ویدئویی یا ویدئو کنفرانس ها ارتباطات تجاری خود را به انجام رسانید.

26. از اینترنت حداکثر بهره را ببرید

خرید، پرداخت ها و دریافت ها، بازاریابی، فروش، انتقال اطلاعات و هر فعالیت دیگری که از طریق اینترنت امکانپذیر است را به روش دیگری انجام ندهید.

27. کاغذ را حذف کنید، به سمت سیستم های بدون کاغذ بروید

کاغذ یعنی هزینه، یعنی پول، فقط پول کاغذ A4 نیست که پرداخت می کنید. این خود سیستم کاغذی است که هزینه های زیادی مانند نیروی انسانی، تجهیزات چاپ و پرینت را در بردارد. مدیریت اسناد و مدارک کاغذی، وقت گیر است و گران تمام می شود. با حذف کاغذ از سیستم مدیریت سازمان، به جز کاهش هزینه و در نظر گرفتن جیب سازمان به درخت های نازنین نیز رحم کرده اید.