بهبود فرآیند خرید و تأمین با شاخص های کلیدی عملکرد فرآیند kpi

فرآیند خرید، تأمین و تدارکات

فرآیند خرید به عنوان یکی از فرآیندهای مهم کسب و کار و سیستم مدیریت سازمان می باشد. تعریف شاخص هایی برای تحت کنترل گرفتن این فرآیند با هدف تعیین وضعیت و شرایط موجود، شناسایی مشکلات احتمالی و طرح ریزی و عملیاتی ساختن برنامه هایی برای بهبود این فرآیند می باشد.

با تعریف شاخص های اندازه گیری عملكرد، میزان اثربخشی و كارایی فرآیند خرید و هر فعالیت و فرآیند دیگری از کسب و کار شرکت را می توان سنجید و پایش نمود. همچنین از محاسبه این شاخص ها، امكان برنامه ریزی، اجرا، بازبینی و اقدامات اصلاحی به وجود می آید و تنها در این صورت است كه برنامه های مدیریت و بهبود، پشتیبان مناسبی به لحاظ اطلاعات و داده پیدا کرده و نتیجه بخشی آنها افزایش می یابد.

نمونه هایی از شاخص های عملکردی فرآیند خرید

هزینه کل خریدها

هزینه انجام تمامی خریدها را جمع بزنید. این هزینه مربوط به تمامی فعالیت های انجام خریدها از صدور درخواست تا تأیید، انجام خرید، حمل و نقل، بازرسی و تأیید خرید می باشد. بهای پرداخت شده برای خود اقلام را محاسبه نکنید. هدف سنجش کارایی فرآیند خرید است. این که چه اقلامی و به چه حجمی خریداری می شود بسته به نظرات فنی مدیریت های واحدها و مدیریت ارشد سازمان در دوره های زمانی مختلف، متفاوت می باشد.

متوسط هزینه هر تراکنش خرید

در هر تراکنش خرید به طور میانگین، چه میزان هزینه شده است، به جز بهای اقلام خریداری شده. هزینه کل خریدها را بر تعداد، وزن و حجم خریدهای انجام شده تقسیم کنید. می توانید حتی بر حجم ریالی خریدها (بهای اقلام خریداری شده) نیز تقسیم کرده، نتیجه به این صورت قابل تفسیر است که به ازای هر ۱۰۰۰ تومان اقلام خریداری شده، ۲۵ تومان صرف فعالیت های خرید شده است.

نسبت صحت خرید، درصد خریدهای موفق

چه تعداد از خریدهای انجام شده توسط درخواست کننده آن تأیید شده است و چه درصدی از آنها مردود شده، اقلام خریداری شده مرجوع گردیده و فرآیند خرید در مورد آنها تکرار گردیده است؟

انحراف از Lead Time (زمان استاندارد و تعریف شده تدارک کالا)

میزان انحراف از زمان پیش بینی شده تدارک هر کالا چقدر بوده است؟ از کلیه انحراف ها به صورت زمانی، میانگین بگیرید.

بهبود فرآیند خرید با شاخص های کلیدی عملکرد فرآیند خرید

هزینه اضافه حمل خرید

نسبت به میزان استاندارد هزینه حمل، چه قدر اضافه هزینه شده است مانند اینکه به علت فوریت، چه مقدار از خریدهای انجام شده با ظرفیت کامل وسیله نقلیه نبوده است و مقدار یا همه محموله به صورت سفارشی ارسال شده است؟

شاخص تحویل به موقع پیمانکاران و تأمین کنندگان

چند درصد از موارد خریداری و تأمین شده در زمان مقرر شده توسط تأمین کنندگان به شرکت تحویل شده است؟

درصد کیفی خریدهای انجام شده

تقریبا مشابه شاخص صحت خرید می باشد اما با آن متفاوت است. کالا همان کالای درخواستی است اما بخشی از محموله دریافت شده مطابق شرایط فنی تعریف شده نیست. بیشتر برای مواد اولیه مورد استفاده در خط تولید شرکت های صنعتی استفاده می شود که شامل درصد تعدادی یا مقداری عدم انطباق و مغایرت های مشاهده شده در اقلام تأمین شده توسط تأمین کنندگان و پیمانکاران می باشد.

نمره ارزیابی عملکرد پیمانکاران

باید سیستمی برای آدیت و ارزیابی پیمانکاران و تأمین کنندگان طراحی و تعریف شده باشد تا مطابق آن به هر یک از تأمین کنندگان، امتیازی بر اساس عملکرد اختصاص داده شود.

نسبت خریدهای معوق به کل سفارش ها

تعداد و مقدار خریدهایی که از زمان مقرر تأمین آنها گذشته را به کل درخواست های خرید تقسیم نمایید.

میزان توقف خط تولید به دلایل عدم خرید و تأمین

به خاطر عدم تأمین مواد اولیه، قطعات یدکی و غیره، چه مقدار توقف پیش آمده است؟ یا خرابی دستگاه ها و ماشین آلات به دلیل نبود قطعه یدکی، چه قدر از زمان معمول، طولانی تر شده است؟ و این موارد، تا چه حدی باعث عدم تحقق برنامه تولید و تأخیر در تحویل سفارش های مشتریان گردیده است.

بهبود خرید و تدارکات با شاخص های اندازه گیری عملکرد فرآیند خرید