نمونه تحلیل محیط و ماتریس ارزیابی عوامل داخلی و خارجی در برنامه‌ریزی و مدیریت استراتژیک شرکت تولیدی

موردکاوی ماتریس ارزیابی عوامل درونی (قوت‌ها و ضعف‌ها) و ارزیابی عوامل موثر بیرونی (فرصت‌ها و تهدیدها)

فرآیند برنامه‌ریزی استراتژیک شرکت فرضی تولیدکننده قطعات اصلی و یدکی خودرو

تاکنون طی چند نوبت به مباحث اجرایی برنامه‌ریزی و مدیریت استراتژیک در سازمان‌ها و شرکت‌های مختلف پرداخته‌ایم. در برخی از این مطالب به مرحله انجام تحلیل محیط های داخلی و خارجی برای شناسایی، تعیین و ارزیابی عوامل موثر درونی و بیرونی اشاره کرده‌ایم. هم‌چنین در خصوص تعیین سطح اهمیت و اولویت‌بندی نقطه قوت‌ها و ضعف‌های یک شرکت یا فرصت‌ها و تهدیدهایی که در محیط، بازار و جامعه انتظار شرکت را می‌کشند، نیز نکاتی مطرح شده است، عنوان و لینک بعضی از مطالب مرتبط در زیر درج شده است.

• پاسخ به پرسش ها – در مدیریت استراتژیک شرکت های تولیدی برای هر یک از حالت های ماتریس قوت ها، ضعف ها، فرصت ها و تهدیدها SWOT ، چه استراتژی هایی توصیه می شود؟
• صنعت خودرو ایران از چه راهی و به کجا می رود؟ تحلیلی بر فرصت ها، تهدیدها، قوت ها و ضعف های زنجیره تولید و تأمین قطعات خودرو در کشور
• ارزیابی و تحلیل محیط درونی برای شناسایی قابلیت ها و منابع سازمان و تعیین نقاط ضعف و قوت آن
• تحلیل بافت سازمان و شناخت ماهیت آن با ارزیابی محیط بیرونی به روش PESTLE – مطابق الزامات سیستم ایزو ISO 9001 و IATF 16949

در این مطلب بنا به درخواست دنبال‌کنندگان مطالب وب‌سایت، یک نمونه اجرایی تحلیل محیط درونی و بیرونی در قالب ماتریس‌های ارزیابی عوامل تأثیرگذار داخلی و خارجی شرکت فرضی تولیدکننده قطعات خودرو (شرکت الف) تهیه و ارائه شده است. آن‌چه مطلب حاضر را قدری متفاوت می‌نمایاند این است که ذیل ماتریس‌های ارزیابی عوامل مهم داخلی و خارجی، نکات و تحلیل‌هایی هم که می‌توان از داده‌های مندرج در جدول‌ها استنتاج نمود نیز ارائه شده است.

نکاتی که از ماتریس‌ها تحلیل و استنتاج گردیده هم‌چون مقادیر و نسبت‌هایی که محاسبه شده‌اند، نوعی کمیتی کردن مفاهیم کیفی می‌باشند تا به‌قدر امکان، درک و استنباط ما از شرایط محیطی کسب و کار شرکت را عمق بخشیده و بهبود دهند. به عنوان مثال نسبتی برای کمّی کردن میزان موفقیت سازمان در بهره‌گیری از فرصت‌ها در برابر مقدار توانایی سازمان جهت پرهیز از آثار نامطلوب تهدیدها در نظر گرفته شده و محاسبه گردیده است. دیگر نکات و تحلیل‌های کیفی مطرح شده هم به این قصد بوده که شناخت بهتری از سازمان و موقعیت‌اش در بازار و محیط بیرونی به دست دهد یا که تصویری گویاتر از نتایج حاصل از برنامه‌ها و اقدامات مدیریت شرکت در اداره و تدبیر محیط داخلی سازمان ترسیم نماید.

لازم به ذکر است نمونه‌ای که ارائه شده و نوع نگاهی که به آن داشته‌ایم، سوای کارکردهای اصلی و رایج ماتریس‌های ارزیابی عوامل داخلی و خارجی در پروسه مدیریت استراتژیک یک شرکت می‌باشد. نیک می‌دانید که تحلیل محیطی با روش ماتریس ارزیابی عوامل مهم خارجی و داخلی برای طراحی و تدوین استراتژی‌های سازمان با روش‌هایی چون SWOT یا ماتریس داخلی-خارجی به کار می‌رود.

تحلیل محیط خارجی– ارزیابی عوامل بیرونی

منابع، اخبار و داده هایی که در تحلیل به آن ها توجه شده است :

• نشریات رسمی، اخبار داخلی و گفتگو با روسای بانک های همکار شرکت الف
• یکی از مشتریان جدید شرکت، قطعات را برای صادرات به کشورهای همسایه از ما تأمین می کند.
• اخبار اقتصادی داخلی
• تغییر و افزایش قیمت دلار از از X به Y
• شیفت دادن بخشی از کاهش ظرفیت سفارش مشتریان خودروساز به سمت قطعات یدکی (که این رویداد رخ داده است)
• برخی قطعات خاص از سوی خودروساز به سبب مشکلات ارتباطات تجاری و مالی با تأمین کنندگان خارجی در برنامه فوری ساخت داخل قرار گرفته است.

تحلیل ها و استنتاج نکات

• سازمان از امتیاز کامل تحلیل محیط بیرونی که ۴۰۰ می باشد، امتیاز ۲۹۵ را به خود اختصاص داده است.
• این تحلیل کمیتی نشان دهنده آن است که شرکت الف در تعامل با محیط بیرونی خود بهتر از متوسط عمل کرده است.
• این عبارت به این معنی است که شرکت در پرهیز از آسیب هایی که تهدیدها می توانند به سازمان تحمیل نمایند بالنسبه خوب اقدام کرده است.
• همچنین شرکت در به کارگیری فرصت های پیش رو هم بهتر از میانگین بوده است.
• امتیاز استفاده از فرصت ها توسط سازمان عدد ۱۴۴ (مجموع امتیاز حاصل) از ۱۸۸ (امتیاز کامل) می باشد که عدد ۰٫۷۷ را نشان می دهد.
• امتیاز مقابله با تهدیدها نیز عدد ۱۵۱ (مجموع امتیاز واقعی حاصل شده) از ۲۱۲ (امتیاز کامل) یعنی ۰٫۷۱ می باشد.
• مقادیر امتیازها نشان دهنده عملکرد بهتر شرکت در بهره گیری از فرصت ها در برابر پرهیز از تهدیدها است زیرا که امتیاز تعامل با محیط بیرونی در بخش بهره‌برداری از مزایای فرصت ها – ۰٫۷۷ برای سازمان بهتر از امتیاز شرکت در مقابله با تهدیدهای محیطی – ۰٫۷۱ می باشد.

*******

تحلیل محیط داخلی – ارزیابی عوامل درونی

مراجع و مستندات : از منابع و داده هایی که در بالا اشاره شد، بهره گرفته شده است.

نتیجه تحلیل و استنتاج از اطلاعات و بررسی داده ها

• سازمان از امتیاز کامل تحلیل محیط درونی که ۴۰۰ می باشد، امتیاز ۲۱۴ را به خود اختصاص داده است.
• این تحلیل کمیتی نشان دهنده آن است که شرکت الف در اداره و مدیریت امور داخلی و تعامل با محیط درونی خود در بازه عملکرد میانگین قرار دارد.
• این عبارت به این معنا است که شرکت الف در بهره بردن از نقاط قوت خود نتوانسته است چیزی بیشتر از ۵۴ درصد توان خود را به کار گیرد.
• همچنین عدد ۵۴% بدان معناست که در اتخاذ اقدامات و تدابیری برای تخفیف دادن اثرات نامطلوب نقاط ضعف خود هم نتوانسته بهتر از میانه اقدام نماید.
• امتیاز استفاده از قوت ها توسط سازمان عدد ۱۲۸ (مجموع امتیاز واقعی حاصل شده) از ۱۸۸ یعنی ۰٫۶۸ (عدد امتیاز کامل) می باشد.
• امتیاز مقابله با ضعف های سازمان نیز عدد ۸۶ (مجموع امتیاز واقعی حاصل شده) از ۲۱۲ (امتیاز کامل) برابر ۰٫۴۱ می باشد.
• امتیاز اداره محیط درونی سازمان در بخش بهره برداری از مزیت های حاصل از نقاط قوت خود بهتر از امتیاز شرکت در مقابله با تهدیدها و اثرات نامطلوب ناشی از نقاط ضعف می باشد. با این شرایط می توان گفت که تعامل درونی سازمان برای پرهیز از مشکلات ناشی از ضعف ها و همچنین طراحی و اجرای اقداماتی جهت کاهش آسیب ها و محدود کردن نقاط ضعف خود به هیچ‌رو مناسب نبوده است.