نکته ای مهم در اقدام جهت کاهش هزینه ها از طریق حذف هزینه های غیرضروری

اقدام جهت کاهش هزینه ها از طریق حذف هزینه های غیرضروری

در رویکرد به یک فعالیت ضروری در سازمان ها یعنی مدیریت و کاهش هزینه، برخی مدیران بدون در نظر گرفتن همه جانبه ابعاد گوناگون این سیستم، اقدام به کاستن یا حذف هزینه ها می کنند، غافل از آنکه قلم کشیدن روی برخی هزینه ها گام برداشتن در مسیری خلاف جهت مطلوب می باشد.

برخی هزینه های کنار زده شده از جایی دیگر سر باز می کنند و چه بسا ممکن است که هزینه های بیشتری را به کسب و کار شرکت تحمیل نمایند. در این موقعیت نقش بالاترین مقام اجرایی سازمان / مدیرعامل، بسیار حساس می باشد. نحوه تفکر و رویکرد مدیر ارشد سازمان در اجرای صحیح یک برنامه مدیریت و کاهش هزینه بسیار تعیین کننده است.

در بعضی سازمان ها مدیرعامل یا مدیری دیگر به صورت انفرادی مسئولیت کاهش هزینه را به عهده می گیرد. از آنجایی که تأیید موارد خرید و تأمین و تقریبا تمام هزینه ها به معمولا به عهده مدیر ارشد و از جمله اختیارات ایشان می باشد، وی سعی می کند مواردی که ضروری تشخیص نمی دهد را تأیید نکرده و از این طریق جلوی صرف هزینه های اضافی را بگیرد.

این موضوع در شرکت هایی که مالک سازمان و مدیرعامل آن یک شخص است نمود بیشتری دارد. به دلیل احساس مسئولیت یا دلسوزی بیشتر، مدیرعامل شرکت، ردیف های هزینه ها را به صورتی یک جانبه بررسی می کند و هزینه هایی که واجب و ضروری به نظر نمی آید را حذف می نماید و یا راه های دیگری را برای تهیه و تدارک نیازمندی ها توصیه می کند که هزینه کمتری داشته باشد.

یکی از دو راه اصلی کاهش هزینه ها همین صرفه جویی، کاهش و یا حذف هزینه های غیرضروری می باشد. اما نحوه و چگونگی انجام این مهم باید به صورتی دقیق و همراه با حساسیت لازم صورت پذیرد. هر چه قدر هم مدیرعامل نسبت به وظایف واحدها، فعالیت ها و فرآیندهای سازمان شناخت داشته باشد اما این مدیران و کارشناسان شرکت هستند که از نزدیک با واقعیت های روزمره عملیات شرکت برخورد داشته و با جزئیات فعالیت ها و رویدادهای کاری، آشنایی کامل دارند.

هدف این نیست که مسئولیت تشخیص ضروری بودن یا غیرضروری بودن هزینه ها را به پرسنل واگذار کنیم منظور این است که پرسنل را در جریان گذاشته و شرایط را کاملا برای آن ها تشریح نمایید و هدف خود را به آن ها بگویید، از آن ها بخواهید چون شما نسبت به هزینه ها حساس باشند، این احساس مسئولیت را در آن ها به وجود آورید تا حس تعهد در پرسنل تقویت شود، مدیران واحدها و کارشناسان نیز نیاز به تمرین دارند، سعی کنید آن ها را راهنمایی کنید که چگونه با موارد هزینه های اضافه تعامل داشته باشند. فراموش نکنید که کارکنان می توانند پیشنهادهایی بدهند که باعث کاهش هزینه به میزان قابل توجهی شود.

توجه داشته باشید که تصمیم گیری یکجانبه و ردکردن درخواست های خرید و سفارش های تأمین، بدون گفتگو، تعامل و توجیه کردن نفرات درخواست کننده، به تدریج و به مرور زمان نوعی بی مسئولیتی و بی تعهدی را بین پرسنل حاکم کرده و آن ها را نسبت به هزینه ها و مخارج شرکت، بی تفاوت خواهد نمود.