اگر می خواهید سیستمی را کنترل کنید، دست کم یک عامل تنظیم کننده باید در اختیار شما باشد

یک داستان مدیریتی در مورد کنترل سیستم

پیرمردی بازنشسته، خانه ای در نزدیكی یك دبیرستان خرید. یكی دو هفته اول همه چیز به خوبی و در آرامش پیش می رفت تا این كه سال تحصیلی جدید رسید و مدرسه ها باز شدند.

در اولین روز مدرسه، پس از تعطیلی كلاس‌ها سه پسر بچه در خیابان راه افتادند و در حالی كه بلند بلند با هم حرف می زدند، هر چیزی كه در خیابان افتاده بود را شوت می كردند، سر و صدای عجیبی راه افتاده بود.

این كار هر روز تكرار می شد، آسایش پیرمرد كاملا مختل شده بود. این بود كه تصمیم گرفت كاری كند. نشست و اندکی فکر کرد . . .

روز بعد كه مدرسه تعطیل شد، دنبال بچه ها رفت. آنها را صدا كرد و به آنها گفت

بچه ها شما خیلی بامزه هستید. من از این كه می‌بینم شما این قدر نشاط جوانی دارید خیلی خوشحال هستم. من هم كه به سن شما بودم همین كار را می‌كردم. حالا می خواهم از شما که لطفی در حق من بكنید، من روزی هزار تومان به هر كدام از شما می دهم كه هر روز پس از پایان کلاس بیایید اینجا و همین كارها را بكنید

بچه ها قدری متعجب شده اما خوشحال به كارشان ادامه دادند . . .

چند روز بعد، پیرمرد دوباره به سراغ شان آمد و گفت:

ببینید بچه ها مشکلی برای من پیش آمده و متاسفانه نمی توانم روزی صد تومان بیشتر به شما بدهم

از نظر شما اشكالی ندارد؟

بچه ها گفتند:

 صد تومان؟

اگر فكر می‌كنی ما به خاطر روزی فقط صد تومان حاضر هستیم این همه بطری نوشابه و چیزهای دیگر را به این طرف و آن طرف شوت كنیم، كور خواندی! ما نیستیم.

و از آن پس پیرمرد، بدون سر و صدای گوشخراش و با آرامش در خانه جدید به زندگی اش ادامه داد.

یک نکته از نکات جالب این داستان

به این داستان از زاویه های مختلفی می توان نگاه کرد و به تفسیر آن از زوایای گوناگونی پرداخت. اولین بار که این داستان را در وب سایتی دیدم نظرات متنوعی بر آن نوشته شده بود. مواردی چون انگیزش نیروی انسانی با آیتم های تشویقی مالی، برخورد هوشمندانه در برابر مشکل، بالا نبردن توقعات مالی کارکنان، با انگیزه های مالی و یا تفریحی به کار نگاه کردن و بسیاری موارد دیگر.

آنچه که در این داستان مرا جذب نمود، رویکرد خاصی بود که پیرمرد در حل مسئله به کار برده بود. رویکردی روش مند و سیستماتیک که پیرمرد شاید ناآگاهانه به کار برده بود اما نویسنده روایت، این نکته را ارادی و آگاهانه درون داستان قرار داده است.

در بسیاری از موقعیت ها و مسائل، ما با به کارگیری عوامل و پارامترهایی و ایجاد تغییر در آن ها سعی می کنیم خروجی و برونداد آن شرایط و موقعیت را تحت تأثیر خود قرار دهیم. یعنی با انجام کارها و فعالیت هایی، نتیجه مطلوب و مورد نظر خود را به وجود آوریم.

به بیانی دیگر، با بالا و پایین کردن مقادیر متغیرهای مستقل سعی در تأثیرگذاری بر متغیر وابسته داریم. اینکه کدام یک از پارامترهای موثر در تغییر نتیجه سیستم را انتخاب کنیم و چه قدر آن را تغییر دهیم تا نتیجه دلخواه حاصل شود را شاید بتوان مجموعه اقدام های ما برای حل مسئله نام نهاد.

در برخی موقعیت ها ما بر پارامترهای موثر بر وضعیت مورد نظر، کنترلی نداریم یعنی وسیله ای برای حل مسئله و ابزاری برای رفع مشکل در خدمت مان نیست. ما نمی توانیم عوامل تأثیرگذار را دست کاری کنیم.

اتفاقی که در این داستان افتاده است همین می باشد. پیرمرد البته که به نظر می آید کنترلی بر عوامل تأثیرگذار رویداد ندارد، یعنی نمی تواند مثلا با اعمال قوه قهریه بچه ها را مجبور کند که سر و صدا نکنند یعنی شاید بتواند این رویکرد را تجربه و امتحان کند اما با توجه به رفتار بچه ها به احتمال زیاد شرایط مطلوب او اتفاق نمی افتد و چه بسا وضعیت بدتر هم شود و او هم امکان تعامل های بعدی برای حل مسئله را از دست بدهد.

او در اینجا با زیرکی با تطمیع پسربچه ها، پارامتری تحت کنترل خود را وارد موقعیت می کند، یعنی روی دادن اتفاق یا همان سر و صدا را به دادن پاداش و پول وابسته می کند و آن را ادامه می دهد تا وابستگی، کامل و قطعی شود.

حالا دیگر پیرمرد روی سیستم کنترل دارد و می تواند با تغییر دادن متغیر مستقل یعنی دادن پول، متغیر وابسته یعنی سر و صدا را کنترل کند که البته این کار را می کند. با صفر کردن مقدار پاداش و پول، مقدار سر و صدا را به صفر می رساند.

اگر می خواهید سیستمی را کنترل کنید، دست کم یک عامل تنظیم کننده باید دست شما باشد

شما هم در موقعیت های بغرنجی که ممکن است در گروه، سازمان، کارخانه، اداره و . . . اتفاق بیفتند ابتدا ببینید می توانید فاکتور و پارامتری را بیابید که با اعمال آن، مسئله را حل کنید و خروجی مدنظر و مطلوب خود را به وجود آوید. اگر چنین متغیری وجود ندارد سعی کنید با طرح و برنامه ای کاملا محاسبه شده و مطمئن، عامل یا عواملی را به سیستم وارد کنید و بیفزایید که مستقیم یا با یک یا دو حلقه واسطه، تحت کنترل و در اختیار و اراده شما باشد. اگر بتواند به درستی و دقت این کار را بتوانید انجام دهید با تبریک به شما می گویم که حالا سیستم و خروجی های ان را در تسلط خود قرار داده اید.

مطمئنا به صورت های مختلف و بعضا شاید بدون توجه مشخص به این تکنیک، بارها آن را به کار بسته ایم و از نتایج این روش استفاده کرده ایم. مثال های استفاده از این مکانیزم بسیار است.

به عنوان مثال در یک گروه از افراد و کارکنان در شرکت که از آن به عنوان سازمان غیررسمی نام می بریم مسائلی رخ می دهند و اتفاقاتی می افتند که شاید خیلی با اهداف سازمانی جور در نیاید. در حال، شما کنترلی روی افراد، اعضا و کلیت آن مجموعه ندارید اما با وارد کردن یک عضو که متعهد به شما می باشد در وهله اول از شرایط و اتفاقات مطلع می شوید و در ادامه به صورتی سنجیده می توانید از طریق عاملی که وابسته به شما می باشد کم کم شروع به کنترل آن سازمان غیررسمی نمایید.