تفکر مبتنی بر ریسک، زیرساخت فکری سیستم جدید مدیریت کیفیت ISO 9001 و IATF 16949

تفکر مبتنی بر ریسک در سیستم مدیریت کیفیت ایزو ۹۰۰۱           risk-based thinking in ISO 9001:2015

اجازه بدهید و بگذارید نکته ای که معمولا پس از نوشتن چند خطی مقدمه، دو سه پاراگراف پردازش محتوا و نتیجه گیری، می خواهم بگویم را همین ابتدای متن خدمت شما عرض کنم.

شاید بتوان گفت که اصل مطلبی که پدیدآورندگان متون سیستم های مدیریت کیفیت همچون ISO 9001 : 2015 و IATF 16949 : 2016 از تعبیه تکنیک مدیریت ریسک (شامل شناسایی، تحلیل و ارزیابی ریسک ها) در این استانداردهای بین المللی مدیریتی داشته و در پی آن بوده اند، تأکید و توجهی بیشتر به برنامه ریزی ، تمرکزی دوباره بر تصمیم گیری و نگاهی دیگر گونه بر اهمیت داشتن و کلیدی بودن طراحی است.

با این که روند ارائه مطلب را سر و ته کردیم و حرف آخر را اول گفتیم به نظر می آید باز هم از این که مطلب و نکته را قدری بیشتر توضیح دهیم و تفسیر کنیم گریزی نیست.

تفکر و مدیریت ریسک

مدیریت ریسک، تکنیکی مدیریتی بود همچون دیگر سیستم های شناخته شده مدیریتی که حجم انبوهی از آن ها ذهن ها، حافظه رایانه ها و زونکن های ما را پر کرده بودند و پر کرده اند تا این که نخبگان سیستم های مدیریت و خبرگان استانداردهای مدیریت کیفیت دنیا به این نتیجه رسیدند که پس از رویکرد فرآیندی (تحول زیربنایی اول) ، سیستم های مدیریت کیفیت نیاز به دمیدن روحی تازه دارند تا با فضای کسب و کار در دنیای امروز، جور و متناسب گردند. در این مهم، متخصصان استانداردها به فهم و درکی مشترک رسیدند. ساختار سطح بالای جدید (High Level Structure یا همان HLS ) که مدتی است همه استانداردهای مدیریتی در این چارچوب تدوین و منتشر می شوند، گفتمان غالب و پارادایم آن ، تحلیل و ارزیابی ریسک می باشد.

کارشناسان خبره سیستم های مدیریت کیفیت، می دانند که در عالم واقع، ممکن است و پرشانس، که درکی متفاوت و فهمی یک سویه از آن چه که مولفان سیستم های مدیریت کیفیت در ذهن خود داشته اند، روی دهد. از سوی دیگر، سیستم های مدیریت کیفیت در ترجمه به زبان های گوناگون و تفسیر در فرهنگ های مختلف کسب و کار و مدیریت، نباید به آن میزان انحراف در معنا و محتوا رخ دهد که مفهوم و منظور اصلی به بدفهمی دچار گردد. از این رو ، عبارت تفکر مبتنی بر ریسک را در کنار سیستم مدیریت ریسک همراه و مندرج کردند تا ما به دیدی قشری و ظاهری از ریسک و مدیریت ریسک بسنده نکنیم و طراحی و اجرای سیستم مناسب این الزام را بر اندیشه مبتنی بر ریسک بنا نماییم. هدف اصلی به هیچ روی این نبوده که ما انجام وظایفی دستورالعمل مانند را در پیش گرفته و از تولید سوابق و مستنداتی به گمان پیاده سازی الزامات مرتبط با سیستم مدیریت ریسک، از خود خرسند باشیم.

تفکر مبتنی بر ریسک از جنس طراحی سیستم است

در سیستم هزینه های کیفیت – Cost Of Quality دیده اید حتما عبارت ۱-۱۰-۱۰۰ را و مفهوم آن را نیک می دانید. نکته اصلی و منظور این مفهوم به صورت ساده این است که هر گونه اشتباه، نقص و عدم انطباق در مراحل اولیه هر کاری شامل طراحی، تصمیم گیری و برنامه ریزی برای تولید یک محصول یا ارائه خدمتی جدید، زیان و آسیبی برابر با واحد دارد. تصور کنید به این نتیجه رسیده اید که در طراحی اشتباه کرده اید، خرج آن یک برگ کاغذ دیگر یا حتی Ctrl Z می باشد. در گام بعدی و به عنوان مثال در مرحله تولید نمونه اولیه، اما اگر ضرر و زیانی بر اثر خطا و مشکلی پیش بیابد مقدار آن ۱۰ بار بزرگ تر خواهد بود. ( در این مورد خاص نمی توان با ۱۰ بار فشردن Ctrl Z خسارت را پرداخت کرد ! )

در پایان فرآیند طراحی و پدیدآوری محصول و در فازهای نهایی همچون تولید انبوه و فروش محصول یا ارائه خدمت به مشتریان، هزینه و خسارت تحمیلی ۱۰۰ بار بیشتر از گام های نخستین ایده پردازی و طراحی است.

تفکر مبتنی بر ریسک Risk Based Thinking ، که نمایش و ظهور مناسب و ساده آن، اقدام پیشگیرانه است، منادی و مدعی این مطلب است که پیش از پیش رفتن در هر مسیر و داستان، نتایج و پیامدهای آن را تا جایی که چارپایه یا نردبان زیر پای فکر، دانش و داده های تان، بلند است و می توانید دورتر را ببینید، ببینید. با دانستن دورنما و تصویری از آن چه در پیش است، اقداماتی را متناسب با آن تدارک دیده و از کنار آن، پاداش حاصل از نگرش بلند خود که همان اثربخشی اقدام و تحقق اهداف مدنظر می باشد را به دست آورید.

سیستم مدیریت ریسک Risk Management System

سیستم مدیریت ریسک Risk Management System ، مبتنی بر همین فلسفه است و دنبال این وضعیت است که اگر می خواهید برنامه و پروژه یا هر فعالیتی را اجراء نموده و به اهداف مشخصی دست یابید، بر برنامه ریزی، تصمیم گیری و طراحی آن طوری متمرکز شوید که می خواهید بیشترین اطمینان را از اجرای صحیح و اثربخشی آن داشته باشید. این دقیقا همان رویکرد پیش بینانه و پیشگیرانه است. وجه پیش بینانه آن به فکر، ذهنیت و برنامه ریزی می پردازد و جلوه پیش گیرانه اش اقداماتی است که تصمیم گیری شده و عملیاتی می شوند.

حالا و پس از اقبال نظری و عملی به این رویکردها و الان که سیستم را طراحی کرده اید با ابزارها و مصالحی که سیستم تحلیل و ارزیابی ریسک، در دست شما قرار می دهد دوباره و دوباره به آن چه طراحی کرده اید، به آن تصمیم هایی که گرفته اید و برنامه ای که نوشته اید، نگاهی بیندازید. ببینید هر یک از اهدافی که در پی آن هستید، از اجزاء و قسمت های سیستمی که طراحی کرده اید، از هماهنگی و ارتباطاتی که بین آن ها برقرار نموده اید، بر می آید؟ یا نمی آید؟

و یا آیا که تغییرات جزئی و نامطمئن محیطی (همان عدم قطعیت ها) روی سیستم طرح ریزی شده شما تأثیر خواهند گذاشت؟

آیا محیط بیرون، محیط درون و عوامل تأثیرگذار آن ها (بافت / ماهیت / context) احتمال دست یابی شما به اهداف تان را سقوط می دهند؟

این ها را که شناسایی کردید، دوباره و دوباره به طراحی، برنامه ریزی و تصمیم گیری، همت گمارده و سیستمی را طراحی کنید که از ضعف ها و از تهدیدها، کمترین آسیب احتمالی را تحمل کند.

توجه داشته باشید که به جز توجه متمرکز به اثربخشی و تحقق اهداف در طراحی یک سیستم مدیریت ریسک، کارایی نیز در نوشتن رویه تحلیل و ارزیابی ریسک نیز جایگاه خاص خود را دارد و مکانیزم مدیریت ریسکی که عملیاتی می کنید باید کارآمد هم باشد. این بدان معناست که خروجی یک فرآیند مدیریت ریسک کارا، یعنی نوع و اندازه اقداماتی که تعیین می شوند تا برای رسیدگی به ریسک ها انجام شوند، بایستی متناسب با اثرات احتمالی عوامل محیطی روی اهداف برنامه یا پروژه (موضوع مورد بررسی و تحلیل ریسک) و میزان آسیبی که ممکن است وارد کنند باشد. واکنش و عکس العمل سیستم مدیریت ریسک نباید کم تر و نباید بیش تر از کنش و عمل عوامل مخاطره آمیز باشد. هزینه‌کرد، بیش از آن چه لازم و متناسب است خود می تواند از ریسک های یک سیستم مدیریت ریسک باشد.

مدیریت ریسک و تفکر مبتنی بر ریسک در سیستم مدیریت کیفیت ایزو ۹۰۰۱