آیا ممکن است ایجاد بهبود، خوب نباشد؟ مرحله آخر چرخه بهبود (سیکل دمینگ) چه باید باشد؟

برای بهبود دادن و بهتر کردن شرایط کار و فعالیت در سازمان بایستی بسیار تلاش کرد و زحمت زیادی را به جان خرید. اگر تا به حال عملکرد یک شرکت و بنگاه اقتصادی چه تولیدی یا خدماتی را ارتقاء داده اید یا مدیر میانی سازمانی هستید و شاخص های کلیدی عملکرد مربوط به فعالیت های واحد سازمانی خود را به سطوح بالاتری رسانده اید بهتر از من می دانید که ایجاد بهبود در هر سطح و رده ای از سازمان و با هر گستره ای چه کوچک یا وسیع، به هیچ وجه راحت و آسان نیست.

از آنجا که هر بهبودی، همنشین و همراه تغییر است و همیشه، تغییرات با مقاومت روبرو هستند همین بس است که بدانیم و بفهمیم که ارتقاء دادن سطح عملکرد، بهبود دادن و بهینه سازی، لیوان آب گوارایی نیست که به راحتی آب خوردن! سرکشیده شود.

چرخه بهبود را تصور کنید، مرحله به مرحله و گام به گام دایره یا کره بهبود را از سطح افقی هل داده و به بالا هدایتش می کنید.

فرآیند بهبود شامل این فعالیت ها می باشد که :

1. فرصت های بهبود را ارزیابی کرده و آنکه فرصت تر است را انتخاب می کنید. طرح و نقشه اش را ترسیم می کنید – Plan

2. و برای تهیه و تأمین منابع لازم، تدابیری می اندیشید. برنامه ریزی کرده و اجرای برنامه را کنترل می کنید – Do

3. برنامه که اجرا شد و به سرانجام رسید، شرایط و موقعیت را بررسی و ارزیابی کرده – Check

4. و می بینیم که نتایج مثبت و دلگرم کننده است. اقدام – Action ، در این جا تداوم حرکت در مسیری است که آن چه شایسته بوده است را به انجام رسانیده اید.

چرخه بهبود در امتداد زمان و ارتقاء مداوم سطح عملکرد

شکل شماره ۱

به نظر می آید باید با همین فرمان ادامه دهید. الان زمان ستایش شما و عملکردتان در این حوزه است. همه چیز خوب خوب خوب است. واقعا هست؟ شکل شماره یک را دیده اید؟

حالا تصور کنید آن فرد یا هر عاملی که باعث و بانی و محرک این بهبود بوده یعنی شما، ارتقاء پیدا کرده و در جایگاه سازمانی دیگری قرار می گیرید یا بنا به هر دلیلی شما دیگر پشت این برنامه و پروژه نیستید. به مرور زمان و به تدریج دایره بهبود در سطح شیب دار محیط خود، رو به پایین می غلتد و بسیاری مزیت های به دست آمده و منافع حاصل شده به همراه منابع، سرمایه و هزینه هایی که صرف شده به هدر رفته و تبدیل به اتلاف می گردد. شکل شماره دو  را ببینید.

بازگشت فرآیند بهبود داده شده به وضعیت پیش از بهبود

شکل شماره ۲

در اینجا ما با چیزی روبرو هستیم که با آن چه تصور می کردیم هست، کاملا متفاوت می باشد. نه تنها بهبودی در انتها حاصل نشده که آسیب، هزینه ها و خسارت های زیادی هم به سازمان وارد شده است. این اقتضا و سنت محیط است که در برابر تغییر مقاومت کرده و اگر با اعمال فشار، مجبور به بهبود و تغییرش کنید هنگام از بین رفتن قدرت ایجاد تغییر، می خواهد آن را به حالت قبل و متعادل پیشین خود برگرداند.

هر برنامه تغییر و تحول و هر پروژه بهبودی که طراحی، اجراء و ارزیابی کرده اید را باید اطمینان حاصل کنید که جریان منتفع شدن از آن و بهره بردن از مزایای آن تداوم خواهد داشت. تثبیت بهبود باید رخ دهد، رویه های جدید باید ملکه ذهن ها شوند، باید نحوه جدید انجام فعالیت ها در روش های اجرایی، تدوین شده و دستورالعمل های کاری و نمودارهای گردش کارها به صورتی دقیق و کامل بازنگری و اصلاح شوند.

شکل روند بهبود (شماره ۳ ) را به این صورت تصور نمایید که پس از هر برنامه بهبود اثربخش و پروژه های موثر و نتیجه دار، فعالیت ها و اقداماتی را برای تثبیت بهبود و تداوم آن صرف می کنید.

تثبیت پروژه ها و فعالیت های بهبود

شکل شماره ۳

در این شرایط اگر عامل و محرک بهبود هر چه که باشد – از قبیل حضور مسئولی جدید، دستورها و بخشنامه های اجرایی نهادهای بالاسری، درخواست و الزام مشتری –  را از پشت آن بردارید دیگر قل نمی خورد و پایین نمی آید.

در سیستم مدیریتی نظام آراستگی محیط کار – ۵S ، این رویکرد به نحوی عالی نشان داده شده است. همین تکنیک بهبود بسیار مهم و زیربنایی در بسیاری از سازمان ها در مقاطعی اجرا گردید و هزینه های زیادی صرف آن شد اما اگر حال  امروز بسیاری از همان سازمان ها را ببینید شاید نشانه هایی از برچسب ها و تابلوهایی از برنامه اجرایی شده  ۵S را ببینید اما مطمئنا صحنه های ناخوشایند زیادی از عدم رعایت اصول نظام آراستگی – ۵S را به چشم خواهید دید که نشان می دهد دو گام آخر از پنج مرحله ۵S ، جدی گرفته نشده اند. استانداردسازی (حفظ و نگهداری) و فرهنگ سازی دو مقوله مهم از این سیستم است که برای تثبیت بهبود و تداوم اصول نظام آراستگی ۵S  ، توسط مولف فرهیخته و طراح کاربلد آن معرفی و ارائه شده است. (شکل شماره ۴)

مراحل نظام آراستگی محیط کار – ۵S

شکل شماره ۴

اگر رویکردی بهبود محور در کار، شغل یا کسب و کار خود دارید، مرحله آخر برنامه های تحول، تغییر و بهبود خود را تثبیت آن قرار دهید. آدمی میل عجیبی به جاودانگی دارد و هر آن چه نیک می اندیشد و نیکو انجام می دهد را دوست دارد و خوب هم است که به یادگاری ارزشمند و ماندگار بدل نماید.