اثربخشی چیست؟ کارایی کدام است؟ تفاوت این دو و ارتباط‌شان با بهره وری

اثربخشی چیست؟ کارایی کدام است؟ تفاوت این دو و ارتباط‌شان با بهره وری

این دو واژه، پراهمیت، ویژه و حیاتی هستند. بار معنایی و مفاهیمی که این دو کلمه در خود دارند، الزام نموده که به دقت مورد بررسی قرار گیرند. همه کسانی که در عرصه مدیریت و سیستم های مدیریت کیفیت و در حوزه های برنامه ریزی، تصمیم گیری و عملیات، دستی بر و در آتش دارند بایسته است که به کمال، معنی و مفهوم اثربخشی و کارایی را درک کرده و در فعالیت ها و اسباب و لوازم مدیریتی خود، این دو را جای گاهی شایسته دهند.

در ابتدا مفاهیم معمول کلیدواژه های اثربخشی و کارایی را به صورت خلاصه با هم مرور کرده و در ادامه توضیحاتی در قالب مثال ارائه می گردد.

اثربخشی

• تعریف مندرج در متن استاندارد بین المللی سیستم مدیریت کیفیت ISO 9000 ، واژگان و اصطلاحات

بند ۳-۲-۱۴-  اثربخشي‌   Effectiveness : ميزاني‌ كه‌ فعاليت‌هاي‌ برنامه‌ريزي‌ شده‌ تحقق‌ يافته‌ و نتايج‌ برنامه‌ريزي‌ شده‌ به دست‌ آمده‌ است‌.

• اثربخشي عبارت است از درجه و مقدار رسیدن به اهداف تعيين شده و نیل به نتیجه مطلوب و مورد نظر
• اين مفهوم، نشانگر تحقق اهداف و سطح دستیابی به آن مي باشد.
• اثر بخشي را مي‌توان به صورت کار درست را انجام دادن، تعريف کرد. کار درست در واقع آن چيزي است که نياز براي آن وجود داشته باشد.

کارایی

• تعریف مندرج در متن استاندارد بین المللی سیستم مدیریت کیفیت ISO 9000 ، واژگان و اصطلاحات

بند ۳-۲-۱۵- كارايي‌ Efficiency : رابطه‌ بين‌ نتيجه‌ به دست‌ آمده‌ و منابع‌ استفاده‌ شده‌

• میزان صرف منابع به نسبت نتیجه به دست آمده
• چگونگي به كارگيري منابع جهت تحقق اهداف معین، كارايي است.
• نسبت بازده واقعي به دست آمده به بازدهي استاندارد و معين شده، کارايي يا راندمان است.
• کارايي به استفاده کارآمد از منابع در فرآيندهای عملیاتی توليد و ارائه خدمات مربوط است.
• برای اندازه گيری کارايی يک عامل توليد نيز از نسبت مقدار مطلوب نهاده به مقدار واقعی نهاده استفاده می شود.
• كارايي يا راندمان در ماشين و سيستم هاي بسته و مكانيكي، خارج قسمت ظرفيت فعلي به ظرفيت اسمي مي باشد و همواره كوچكتر از ۱ است، ليكن در مورد انسان (سيستم باز) بر اثر نظام انگيزشي و رهبري صحيح مي تواند از ۱ بزرگتر شود. به عنوان مثال سینرژی یا هم افزایی و همچنین خلاقیت و نوآوری می تواند نتایج حاصله به نسبت ورودی ها و منابع صرف شده را به مراتب بزرگتر نماید.
• میزان صرف منابع برای رسیدن به هدفی مشخص
• اين مقياس معلوم مي دارد كه آيا برنامه اجرا شده از نهاده ها يا منابع براي نيل به اهداف، استفاده بهينه كرده است يا خير؟
• کارایی را به درست انجام دادن کاری مشخص، می توان تعریف نمود.

مفاهیم و تعاریف ارائه شده، گویا بوده با این حال با مثال هایی، بیشتر با این دو مفهوم آشنا می شویم.

مثال ۱ : مثالی که در بیشتر کلاس ها مطرح می کنم، شما تصمیم گرفته اید از مشهد به تهران بروید یا برگردید، مسیرهای متعددی وجود دارد

الف – از مسیر مشهد، نیشابور، سبزوار، شاهرود، سمنان به تهران می رسید.

ب – مسیر مشهد، قوچان، بجنورد، ساری، آمل و تهران را برمی گزینید.

پ – از مشهد به تربت حیدریه، طبس، راور، کرمان . . . . به تهران می رسید.

ت – . . . . .

مسیرهای بسیاری وجود دارند. طولانی، پرپیچ و خم یا ساده و سرراست، درست مانند انواع راه ها و برنامه هایی که در مدیریت در حوزه های مختلف وجود دارند و ما یک طریقه و روشی را انتخاب می کنیم و تصمیم هایی را می گیریم.

شما از طریق مسیرهای مختلف به مقصد (تهران) رسیده اید. حالا بگویید که

• اثربخشی مسیر الف چه قدر است؟
• اگر از مسیر ب به تهران رسیده اید، اثربخشی اتخاذ این تصمیم چه میزان بوده است؟
• مسیر پ نیز به همین صورت؟ سفرتان چه مقدار اثربخش بوده است؟

پاسخ هر سه پرسش فوق، ۱۰۰ درصد است. بله اگر به تهران رسیده اید، فرقی نمی کند حتی اگر از مشهد به بندرعباس هم رفته و پس از سفری مارکوپولو وار بعد از چند روز به تهران رسیده اید بازهم اثربخشی سفر شما ۱۰۰ درصد است مهم است که فقط به تهران برسید، اینکه چه قدر بنزین سوزانده اید؟ چند روز در راه بوده اید؟ و چه قدر خرج کرده اید در پاسخ این سوال ها تأثیری ندارند، اثربخشی همه راه ها صددرصد است.

اثربخشی چیست؟ کارایی کدام است؟ تفاوت ها

آن چه که در اینجا متفاوت است و فرق دارد مقدار کارایی سفرها و نتایج تصمیم هاست، هر چه قدر منابع کمتری مانند سوخت، زمان و پول صرف کنید کارایی سفر شما بالاتر می رود.

مثال ۲ : این مثال در حوزه کشاورزی و آب بوده که با توجه به شرایط کنونی می تواند بیشتر مورد توجه قرار گیرد. با توجه به میزان آب در دسترس (فاکتور اصلی)، شرایط اقلیمی یک منطقه و دیگر عوامل موثر، این که تصمیم بگیرید زمین را با چه محصولی زیر کشت ببرید؟ سوالی در حوزه اثربخشی است، حالا این که از آب در دسترس، چگونه بهره می گیرید، مثلا به چه روشی آب را به مزرعه می رسانید؟ از چه روشی در آبیاری مانند غرقابی، تحت فشار، قطره ای، بارانی و . . . استفاده می کنید؟ پرسشی مربوط به کارایی می باشد.

کار درست، همان انتخاب به جا و صحیح محصول با توجه به شرایط آبی منطقه است که یعنی اثربخشی.

انجام کار به صورتی درست، یعنی گزینش شیوه کارآمد آبیاری برای کشت و زرع به معنای کارایی هست. طبیعی است که بهترین حالت، انتخاب محصول صحیح و انجام آبیاری به مناسب ترین روش می باشد.

بنابراين همان طور که تاکنون متوجه شده اید، چگونگي تحقق مجموعه‌اي از اهداف، مبين ثمربخشي است. در حالي كه نحوه به كارگيري منابع جهت تحقق اين اهداف گوياي كارايي است. ملاحظه مي شود كه كارايي، جنبه كمي دارد ولي اثربخشي جنبه كيفي را دارا است. کارایی مربوط به فرآیند و عملیات است و اثربخشی، خروجی فرآیند را مدنظر قرار می دهد.

اثربخشی چیست؟ کارایی چیست؟

اثربخشی یا کارایی؟

حالا باید بتوانید بگویید که بین اثربخشی و کارایی کدام مهم تر است؟ اگر در یک برنامه ریزی یا تصمیم گیری ملزم شوید که یکی از این دو را در نظر بگیرید، سعی می کنید که تصمیم یا برنامه شما اثربخش بوده یا کارآمد باشد؟

ظریفی می گفت که هدف اشتباه را انتخاب کردن و درست بر هدف زدن، خطرناک است و آسیب های بسیاری دارد نسبت به زمانی که هدف صحیح را انتخاب کرده اما تیر را با قدری خطا زده اید. به زعم این دوست فرزانه ما باید درست، هدف گیری کنید و پس از آن است که تلاش را بر آن نهاده که شلیک را چنان انجام دهید که تیر بر هدف بنشیند.

جراحی به نام و ماهر را تصور کنید که بنا به دلایلی با انجام عمل جراحی باید پای یک بیمار را قطع نماید. ایشان این عمل جراحی که در بهترین حالت، چهار ساعت طول می کشد را سر وقت و با مهارت و کیفیت تمام به انجام می رساند. واضح است که کارایی این عمل، صددرصد می باشد. در انتهای عمل، دستیار جراح با ترس می گوید که آقا / خانم دکتر، فکر می کنم پای راست را که سالم بوده به اشتباه قطع کردید! باید پای چپ رو قطع می کردیم!

کارایی که کامل بوده و گفتیم که راندمان عمل، ۱۰۰درصد بوده اما اثربخشی این اقدام، چه قدر می باشد؟

اثربخشی، صفر درصد است. این همان مسئله نامطلوب و خطرناکی است که به آن اشاره کردیم. طرح ریزی برنامه صحیح و صرف منابع بیشتر برای اجرای آن، آسیب زیادی وارد نمی کند اما هدفگذاری اشتباه و انجام کاملا صحیح و کارآمد آن هدف نادرست، تماما ضرر و زیان است که برخی مواقع جبران ناپذیر هم می نمایاند.

به عبارت ساده باید گفت که با شناخت و درکی صحیح که مبتنی بر داده های واقعی و اطلاعات کامل می باشد، هدف را به درستی انتخاب نمایید، هدفی که در صورت تحقق، نتایج مثبتی را در بردارد. سپس، باید طوری برنامه ریزی کرد و برنامه ها را اجراء و عملیاتی نمود که از منابع، بهترین استفاده به عمل آید و آن هدف به صورتی کارآمد، محقق گردد.

هدفی درست با اجرایی صحیح؛ بهره وری

بهترین حالت، نقطه مطلوب و ایده آل آن است که هدفی صحیح را انتخاب کرده و آن را به نحو احسن به انجام رسانیم. مقصدی که می خواهیم به آن برسیم به درستی گزینش شده و از مسیری مطلوب و مناسب و با صرف کمترین منابع ممکن، به جایی که می خواهیم رسیده ایم. حالا با خاطرجمعی می توان گفت که مدیریت شما، تصمیم هایی که گرفته اید و آن ها را عملیاتی کرده اید، کاملا بهره ور بوده است.

اثربخشی، کارایی و بهره وری

یک نکته مهم نیز در انتها شایسته اشاره است و این می باشد که راهکارها و رویکردهایی که برای حل مسائل و یا دستیابی به هدفی خاص، طراحی و اجرا می شوند در صورتی که اثربخش باشند ما مجاز هستیم و می توانیم کارایی آن ها را اندازه گیری کنیم. یعنی اگر برنامه، فعالیت یا اقدامی، اثربخشی نداشته باشد دیگر معنا نخواهد داشت که بخواهیم برای آن، میزان راندمان و بازدهی اش یعنی همان کارایی را بسنجیم و اندازه گیری نماییم. طبیعی است که اگر به هدفی دست پیدا نکرده باشیم دیگر سنجیدن اینکه چه مقدار از منابع را صرف کرده یا آیا از امکانات به صورت بهینه استفاده کرده ایم (تا به آن هدف نرسیم !) معنادار نبوده و منطقی نیست.