گزارش را چطور بنویسیم تا با احتمال بالاتری موافقت گیرنده را بگیرد؟

چگونه پیشنهاد را ارائه کنیم و گزارش را چطور بنویسیم تا با احتمال بالاتری مورد موافقت قرار بگیرد؟

مهارت گزارش نویسی از آن دست قابلیت هایی است که داشتن یا نداشتن آن تفاوت قابل ملاحظه ای را می تواند در زندگی شغلی افراد رقم بزند. با این جمله مقدماتی کوتاه بگویم بنا بر آن نیست که اصول گزارش نویسی و مبانی گزارش دهی را توضیح دهم بلکه یک تکنیک یا بهتر بگویم یک ترفند یا شگرد در گزارش نویسی هست که کمک می کند، طرح، ایده یا پیشنهاد شما با احتمال بالاتری از پذیرش و موافقت، روبه رو شود.

گزارشی که از شما خواسته شده و مثلا شامل توصیف یا تحلیلی از یک وضعیت است یا خود شما تصمیم به ارائه یک طرح یا ایده گرفته اید، در هر دو حالت معمولا نوشته و داده می شود تا پاسخی باشد به یک سوال اصلی و اساسی. فرقی نمی کند که شما خود گزارش را ارائه می کنید یا از شما خواسته اند اما مهم است که بدانید گزارش چرا خواسته شده یا خود شما آن را می نویسید و ارائه می کنید. اگر به نظرتان می آید که دست کم در حالتی که خودتان اقدام می کنید، پاسخ این سوال بدیهی است چرا برای گزارش بعدی که می خواهید ارائه کنید، سعی نمی کنید این پرسش و پاسخ آن را روی کاغذ بیاورید.

برای انواع گزارش شامل توصیفی، تحلیلی، انتقادی یا تجویزی، بهتر است یا حتی ضرورت دارد که نکته و منظور اصلی خود را با استدلال هایی همراه کنید. باز هم بهتر است و حتی ضرورت هم دارد که استدلال ها را با اطلاعات و داده هایی پشتیبانی نمایید و برای دلیل ها و برهان های خود شواهدی را ارائه کنید.

نکته اصلی مطلب حاضر هم همین جا قرار دارد. ترتیب ارائه این سه جزء. این سه جزء شامل نتیجه گیری، استدلال و داده ها هستند. توالی قرار دادن این اجزاء در گزارش اهمیت دارد. بخش مهم این اهمیت هم به مخاطب و گیرنده گزارش بستگی دارد که ممکن است مدیر و رییس یا یک مخاطب بیرونی مانند مشتری، شریک کسب و کار، تأمین کننده و پیمانکار سازمان باشد.

به هر روی اگر مخاطب و خواننده گزارش با موضوع از جنبه فنی و تکنیکال آن آشنایی دارد و آگاه به مسئله است و یا احتمال می دهید که موافقت نسبی و اولیه‌ای دارد با آن چه شما بیان می کنید، ابتدا نکته و نتیجه گیری اصلی خود را مطرح نموده سپس به بیان دلایل بپردازید و در انتها داده ها و اطلاعات مرتبط را به عنوان شاهد مدعای خود بیاورید.

مطابق آن چه در تصویر زیر می بینید.

گزارش را چطور بنویسیم تا موافقت گیرنده را بگیرد؟

اما . . . . .  اما اگر می دانید که طرف، آگاهی ندارد از مسئله ای که شما قصد آن دارید با ارائه طرح یا راهکاری، حل‌اش نمایید و یا احتمال می دهید که ابتدا به ساکن، با ایده‌ای که شما در گزارش آن را ارائه خواهید کرد موافق نمی باشد، ترتیب و توالی ارائه اجزای گزارش را تغییر دهید.

یعنی ابتدا ریز داده ها و اطلاعات شامل جدول ها، نمودارها و دیگر عناصر اطلاعاتی و بصری را ارائه کنید. سپس مبتنی بر داده‌ها و شواهدی که ارائه نموده اید استدلال خود را بنا کرده و بسازید و در انتها نکته و حرف اصلی خود را بگویید و بزنید.

مانند آن چه در تصویر مشاهده می نمایید.

گزارش را چطور بنویسیم تا موافقت گیرنده را بگیرد؟

با این چیدمان و توالی از نمایش اجزاء گزارش، احتمال تغییر نظر اولیه را بالا خواهید برد.

مطمئن نیستید؟!

دست کم یک راه برای فهمیدن و کسب اطمینان وجود دارد. امتحان کنید. بیازمایید.