چگونه فرصت های بهبود را در سازمان و کسب و کار خود شناسایی کنیم؟

چگونه فرصت های بهبود را در سازمان و کسب و کار خود شناسایی کنیم؟

بهبود یک فرآیند است

در مطالب دیگر در این زمینه اشاره کرده ام که بهبود، یک فرآیند، یک پروسه و یک رویکرد می باشد. جاری شدن فعالیت های عملیاتی یک فرآیند (به صورت تیپ) با ورود و دریافت ورودی ها آغاز می شود، از منابع و امکاناتی بهره می گیرد تا با انجام پردازش روی ورودی ها، آن ها را به خروجی یا خروجی ها تبدیل کند.

مراجع استاندارد همچون ایزو ۹۰۰۰، بهبود را به این صورت تعریف کرده اند؛ بهبود مستمر، هر فعاليتي است كه به منظور افزايش‌ توانايي‌ برآورده‌ كردن الزامات، اهداف و خواسته‌ها‌ صورت‌ مي گيرد.فرآيند بهبود نیز تعيين ‌اهداف‌ و يافتن‌ فرصت‌هايي ‌براي‌ بهبود می باشد. بهبود، فرآيند مستمري ‌است‌ كه ‌از طريق ‌استفاده از يافته ها و نتايج‌ مميزي ها، تحليل داده ها، بازنگري هاي مديريت یا ساير طرق‌ انجام‌ مي‌گيرد و می تواند شامل اقدام اصلاحي يا اقدام پيشگيرانه هم باشد.

اصولا ما با به کارگیری سیستم های مدیریت در پی تحقق اهدافی همچون نتایج مالی، اهداف کیفی، انجام مسئولیت های اجتماعی و . . . هستیم (یعنی اثربخشی). در اولویت بعد می خواهیم که نحوه تحقق اهداف با صرف کمترین منابع صورت گیرد (یعنی كارايي). با به کارگیری سیستم ها و تکنیک های بهبود، هدف اصلی و عمده آن است که عملکرد خود را در دو حوزه اثربخشی و کارایی، ارتقاء دهیم. یعنی میزان تحقق اهداف و سطح دستیابی به هدف های پیش بینی شده را افزایش داده ضمن آنکه عملیات و فعالیت ها در صرف منابع جهت تحقق اهداف نیز بهینه باشند.

برای آن که ایجاد بهبود و ارتقاء سطح عملکرد عوامل کسب و کار در سازمان به صورت رویه ای پیوسته و همیشگی درآید باید به بهبود، رویکردی فرآیندی داشت و از فروکاستن جایگاه آن به اجرای پروژه های مقطعی و منفرد بهینه سازی، خودداری نمود.

برخی از حوزه های کلی بهبود در سازمان ها و شرکت ها به صورت عمومی شامل موارد زیر می باشد.

• منابع انسانی

• درآمد

• کیفیت محصول

• هزینه ها

• کارایی تجهیزات

• فروش، سهم بازار

• مسئولیت اجتماعی سازمان

• رضایتمندی مشتریان

• محیط زیست

• اتلاف، ضایعات، دوباره کاری

• سودآوری

• سطح عملکرد فرآیندهای تولید یا عملیات ارائه خدمات

• مواد اولیه

• مدیریت زنجیره تأمین

• برند محصولات شرکت

• کارکردها و عملکرد محصول

• مصرف انرژی

• و . . .

به عنوان مثال در حوزه منابع انسانی می توان به ارتقاء عملکرد در زمینه هایی مانند ایمنی و بهداشت پرسنل، ارتقاء انگیزه، بهبود فرهنگ سازمانی، رضایتمندی شغلی پرسنل، ارتقاء روحیه مشارکت ،افزایش حس مسئولیت پذیری، افزایش دانش و آگاهی پرسنل، شناسایی افراد خلاق و شکوفایی استعدادهای کارکنان اشاره نمود. در حوزه های دیگر هم به این صورت می توان موضوع هایی را برای بررسی و جستجو جهت یافتن زمینه ها و فرصت های بهبود مطرح نمود.

شناسایی فرصت های بهبود در چرخه بهبود – سیکل دمینگ

پس از طرح ریزی فرآیند بهبود و شروع به انجام فعالیت های تعریف شده و پیاده سازی این فرآیند، بایستی فرصت های بهبود را در سازمان و کسب و کار خود به صورتی نظام مند و سازمان یافته، شناسایی نمایید، یعنی به صورت منظم، دوره ای و در برخی موارد گاه به گاه از کانال هایی مشخص و معین، فرصت های بالقوه بهبود را تعیین نموده و شناسایی کنید.

در ادبیات کسب و کار و مدیریت، فرصت یک اصطلاح است و به شرایط و موقعیت هایی گفته می شود که می تواند به پیشرفت، توسعه و بهبود منجر گردد. فرصت می تواند موقعیتی باشد که در حال حاضر وجود دارد یا وجود نداشته و ما ایجادش می کنیم. فرصت برابر است با منفعت (ارزش) بالقوه؛ فرصت یعنی هر وضعیت و شرایطی که می تواند تبدیل به منفعت (ارزش) گردد. هر نیاز، خواسته، تقاضا، مسئله و هر موقعیت، وضعیت و پدیده ای نظیر این ها یک فرصت، تلقی می گردد. واژه فرصت از نظر لغوی به معنای وقت مناسب برای انجام دادن کاری است و معادل انگلیسی آن واژه Opportunity می باشد.

برخی از ورودی های سیستماتیک فرآیند بهبود شامل موارد زیر می باشد. راه های زیر مسیرهایی هستند که می توان سوژه ها (فرصت های) بهبود را به صورت خام شناسایی کرد.

1. تجزیه و تحلیل های مالی، بررسی و ارزیابی صورت های مختلف مالی و حسابداری شامل ترازنامه، صورت گزارش سود و زیان، سند جریان گردش نقدینگی، تجزیه و تحلیل نسبت های مالی و برنامه بودجه

2. پایش فرآیندهای عملیاتی، پشتیبانی و مدیریتی کسب و کار سازمان، تحلیل مقادیر محاسبه شده شاخص های کلیدی عملکرد در دوره های منظم و متوالی

3. مشاهده مستقیم و حضور در محل انجام فعالیت های مختلف در سازمان

4. استفاده از پیشنهادها و ایده های پرسنل در چارچوب نظام پیشنهادها

5. استفاده از نظرات خبرگان، کارشناسان و مدیران با تجربه

6. ارائه طرح های بهبود از سوی واحد تحقیق و توسعه

7. الگوبرداری از بهترین ها در حوزه فعالیت مشابه شرکت

8. تحلیل های آماری روی داده ها و اطلاعات فرآیندهای سیستم مدیریت سازمان مانند مالی، عملیات، کیفیت، منابع انسانی، فروش و بازاریابی و . . .

9. ممیزی داخلی سیستم مدیریت کیفیت سازمان (ممیزی اول شخص) ممیزی توسط مشتری (ممیزی دوم شخص) و ممیزی توسط موسسه های صدور گواهینامه (ممیزی سوم شخص)

10. گزارش ها، نتایج و خروجی اتاق های فکر (Think Tank) ، تیم های حل خلاق مسئله، شامل نوآوری ها، ابداع ها، طرح های خلاقانه و بهینه سازی ها

11. هدفگذاری کلان و سالیانه بهبود در سیستم مدیریت استراتژیک کسب و کار

12. بازخورد از نظرها، خواسته ها و شکایت های مشتریان

13. گزارش های تحلیلی مدیریتی

14. متدولوژی ارزیابی ناب، تعیین و شناسایی فعالیت های دارای ارزش افزوده و فعالیت های فاقد ارزش افزوده

15. دریافت خواسته ها و نیازها و نظرهای ذینفعان کسب و کار

16. ارزیابی نقاط قوت، نقاط ضعف، فرصت ها و تهدیدها مطابق با مدل SWOT

17. بررسی نقاط گلوگاهی با به کارگیری سیستم تئوری محدودیت ها TOC در تعیین گلوگاه ها (بهبود هر گلوگاه یعنی بهبود کل عملیات)

18. مباحث و نتایج جلسات بازنگری مدیریت

19. پیشنهادها، نظرها و ایده های پیمانکاران و تأمین کنندگان
20. فرآیند خودارزیابی بر اساس مدل سرآمدی EFQM

شناسایی فرصت های بهبود در چرخه بهبود – سیکل دمینگ – چرخه بهبود و توسعه

به عنوان مثال ردیف دوم، پایش فرآیندهای عملیاتی سازمان نشان می دهد که مقدار اندازه گیری شده شاخص اثربخشی کلی تجهیزات – OEE در دوره های متوالی، معیار پذیرش را به خوبی پاس کرده است. یعنی اگر معیار پذیرش این شاخص را ۷۰ درصد در نظر گرفته اید، مقادیر این شاخص در دوره های اخیر اعداد ۶۹، ۷۳، ۷۱ و ۶۸ را نشان می دهند. ثبات نسبی مقدار این شاخص نشان دهنده آن است که سازمان و واحدهای سازمانی مسئول و متولی این حوزه، عملکرد مناسب و مطلوبی داشته اند. این فرصتی برای بهبود محسوب می شود که با مقداری افزایش در معیار پذیرش و ایجاد طرحی مناسب، برنامه ای برای بهبود شاخص OEE تدوین گردد. مقدار معیار پذیرش را به ۷۵ یا ۸۰ ارتقاء داده و از واحد اصلی مسئول بخواهید برنامه ای عملیاتی برای دستیابی به هدف و معیار پذیرش جدید ارائه نماید.

ردیف هشتم، تحلیل های آماری؛ داده ها و آمار پایش عملکرد تأمین کنندگان مواد اولیه نشان می دهد، تأمین کننده عمده مواد اولیه اصلی شرکت، عملکرد بسیار مناسبی در تأمین به موقع مواد اولیه مطابق برنامه ها داشته و مشکل مقداری و کیفی خاصی نیز در چند فصل اخیر مشاهده نشده است. بررسی های آماری نشان می دهد، این تأمین کننده، خوشنام و قابل اطمینان بوده و می توان روی انجام سفارش هایی که به او داده می شود تا حد بسیار زیادی حساب کرد، با این شرایط می توانید حجم موجودی عادی مواد اولیه و همچنین ذخیره احتیاطی را کاهش داده و به نوعی انبار مواد اولیه خود را شرکت تأمین کننده قرار دهید و از این طریق از میزان سرمایه راکد کاسته و همچنین در هزینه های خرید، تأمین و انبارش صرفه جویی نمایید.

به همین صورت برای دیگر منابع شناسایی فرصت های بهبود می توان مثال های دیگری را ارائه کرد.

پس از انجام تحلیل ها و شناسایی فرصت ها، کلیه ایده ها، نظرها و هر موردی که به عنوان یک فرصت بالقوه بهبود محسوب می شوند به تیم یا گروهی تحت عنوان کمیته بهبود ارائه شوند. این کمیته می تواند متشکل از مدیران مسئول در این حوزه (به صورت اعضای دائم و ثابت) و تعدادی از کارشناسان ذیصلاح و مرتبط با موضوع های ارائه شده (به صورت مدعو) باشد.

کمیته بهبود با استفاده از اطلاعات و گزارش هاي دریافتی و با توجه به اولويت هاي اهداف بهبود سازمان، ارتباط با برآورده سازی منافع و خواسته های ذی نفعان اصلی و مهم کسب و کار همچون مشتريان و مطابق با جدول طبقه بندي و اولویت گذاری زمینه های بهبود، فرصت ها را مورد بررسی و تحلیل قرار می دهد.

تیم بهبود با بررسی دقیق و همه جانبه موارد دریافتی بایستی بتواند امکان سنجی کاملی را صورت داده و در مورد هر یک از فرصت های بهبود نظر دهد که آیا قابلیت اجرا، اثربخشی، منافع مالی و بازدهی دارند یا ندارند؟

هر طرحی که با توجه به شرایط جاری سازمان به عنوان یک فرصت مطلوب بهبود، مناسب تشخیص داده شده به کمیته ای فنی برای تهیه طرح اجرایی و پروژه عملیاتی ارجاع می گردد. این کمیته پس از تعریف طرح با جزئیات کامل، مورد را تصدیق و صحه گذاری کرده و مراتب را جهت تصویب و تخصیص منابع برای اجرای پروژه بهبود به مدیریت ارشد ارائه می نماید.

براي ارزيابي پروژه هاي بهبود مي توان از جدول زير یا از روش هایی دیگر و با آیتم هایی مشابه آن چه که در اینجا آمده است، فرصت ها و پروژه ها را ارزيابي و بررسی نموده و در فرآیند گزینش و انتخاب، نتایج این ارزیابی را دخالت داد.

بهبود مستمر در سازمان و کسب و کار

کلیه فعالیت هایی که در بالا به صورت مرحله به مرحله ارائه شدند را می توان در قالب روش اجرایی بهبود و بهره وری در سیستم مدیریت سازمان تدوین نمود تا همه واحدهای شرکت مطابق رویه ای مدون و یکسان، فعالیت های بهبود مستمر را طرح ریزی و اجراء نمایند.