پیگیری نظام مند وصول مطالبات فروش، مطالبات معوقه را کاهش می دهد؟

فروش، کسب درآمد

در هر کسب و کاری که به فعالیت مشغول هستید معنای این جمله را نیک می دانید: در واقع فروشی روی نداده است تا زمانی که پول حاصل از فروش محصولات و خدمات به دست شما رسیده باشد.

حجم فروش بالا، خوشایند است اما زمانی مطلوبتر است که مبلغ آن در جیب شرکت قرار گیرد. این مهم به جز مقداری اقبال یعنی معامله کردن با مشتریانی خوش حساب، نیاز به خط مشی و مکانیزمی حساب شده دارد.

رگ حیات سازمان، تولید است اما شاهرگ حیات هر بنگاه اقتصادی، فروش می باشد و اگر هم مبلغ ریالی حاصل از فروش محصولات و خدمات به سازمان برنگردد، حیات کسب و کار در معرض تهدیدی جدی قرار می گیرد.

وصول مطالبات، یک هنر یا یک روش؟

یکی از مشکلات مهم در تکمیل این پروسه، جمع آوری و وصول مبالغ فاکتورهای فروش می باشد. اگر نتوانید این کار را به خوبی انجام دهید، جریان گردش نقدینگی در سازمان دچار سکته شده و همه قسمت های شرکت را دچار مشکل می کند. سازمان باید برای انجام عملیات خود هزینه کند، از تهیه مواد اولیه تا پرداخت حقوق و دستمزد پرسنل. به وجود آمدن مشکل در جریان نقدینگی، به جز تأثیر منفی روی عملکرد مالی شرکت و کاهش سودآوری، به تولید یا عملیات ارائه خدمات نیز آسیب رسانده و در صورت تداوم این وضعیت، به موجودیت کسب و کار لطمه وارد می شود.

در این شرایط اگر از منابع دیگر، نقدینگی مورد نیاز را تهیه کنید، با این کار دقیقا یک مشکل را با مشکلی به مراتب بزرگتر مرتفع کرده اید. این اصلا خوب نیست.

به طور کامل، گریزی از بدحسابی برخی مشتریان نیست اما اقداماتی هست که شما می توانید با به کارگیری آنها، خود این مشکل و خسارات ناشی از آن را تعدیل کنید. فعالیت های بهبود وصول مطالبات و کاهش طلب های معوق را می توان به دو دسته تقسیم کرد. دسته اول شامل اقداماتی هستند که باید آن ها را پیش از روبرو شدن با مشکل تأخیر یا عدم پرداخت مطالبات اجرا نمایید. دسته دوم فعالیت های پس از وقوع مسئله هستند. یعنی زمانی که محصولات تولیدی را تحویل داده یا خدمات مورد نیاز مشتری را ارائه نموده اید اما مبلغ آن را دریافت ننموده اید. در صورت به کارگیری هر دو دسته اقدامات، تا حدود زیادی می توان امیدوار بود که این مسئله تحت کنترل در خواهد آمد.

 

الف – فعالیت های پیش از وقوع مطالبات معوق

• مدیریت ریسک در فرآیند امکانسنجی قرارداد تعبیه شود

رویه ای مدون برای امکانسنجی قراردادها داشته باشید. هنگامی که دارید قراردادی را تحلیل می کنید، ریسک های احتمالی مالی را شناسایی نموده و ارزیابی نمایید.

باید بگویم در صورتی که قرارداد به لحاظ برآورده نمودن تعهدات مالی از سوی مشتری، مخاطره آمیز به نظر می رسد و امکان کنترل ریسک، وجود ندارد از عقد قرارداد هر چه قدر هم وسوسه انگیز است خودداری نمایید. برای هر قرارداد یا مشتری جدید اطلاعات کافی به دست آورید، خوش نامی مشتری را پرس و جو کرده و بررسی نمایید.

 

• در قرارداد برای عدم پرداخت در موعد مقرر، آیتمی را پیش بینی نمایید

بسیار مهم است، هنگامی که قرارداد می بندید، ماده ای در قرارداد درج نمایید که در صورت تأخیر در پرداخت، چه مکانیزمی فعال شده و حقوق شما استیفا می گردد، شبیه مکانیزم ماشه.

 

• در داخل سازمان خود، صورت حساب را سریع صادر نمایید

این نکته واضحی است که خودتان نباید باعث تأخیر شوید. سیستم حسابداری فروش شرکت، باید بلافاصله پس از حصول اطمینان از رسید نمودن کالا و تأیید مقدار و کیفیت محموله دریافت شده توسط مشتری، فاکتور را صادر نموده و تأیید واحد دریافت مشتری را بگیرد. صورت حساب را برای سرعت بیشتر و زمان کمتر به صورت الکترونیکی ارسال نمایید. از کوچکترین تأخیرها مانند ارسال فاکتور به وسیله پست و . . . نیز نگذرید. صورت حساب را با ایمیل ارسال کنید و از دریافت آن نیز مطمئن شوید.

 

• سیاست های اعتباری و دریافت مطالبات شرکت شما باید پایدار باشد

رویه شما در وصول مطالبات بایستی صریح، روشن و مداوم باشد و تغییرات بی دلیل یا با دلیل زیادی نداشته باشد. رویه و روال سیاست های فروش و دریافت مطالبات را بر اساس آیین نامه ای مدون انجام دهید، به طوری که مشتریان با آن ها کاملا آشنا و هماهنگ گردند.

 

• چند فاکتور کوچک به مرور زمان بهتر است از یک فاکتور با مبلغی بزرگ در پایان پروژه

اگر قرارداد تولید و ارسال محصول و یا خدمات به صورت مرحله ای است در صورت امکان و موافقت مشتری اجرای هر مرحله را فاکتور کرده و به صورت تکه تکه مبالغ را نقد کنید.

 

• حفظ روابط خوب، قوی و دوستانه با مشتریان

این آیتم از بسیاری بندهای قانونی کارگشاتر است. در سطح مدیریت ارشد، مدیران میانی و حتی کارشناسان روابط دوستانه ای با مشتریان خود داشته باشید. این رویکرد بسیار مفید، اثربخش و تأثیرگذار است.

 

• گزارش های صحیح و دقیق حسابداری در مورد حساب های دریافتنی از مشتریان

گزارش های به روز و دقیق از حساب های مشتریان در دسترس باشد.

 

• فاکتورها نباید اصلا اشتباهی داشته باشند

درصورت وقوع اشتباه در فاکتور مراحل اصلاح، ارسال و تأیید دوباره بسیار زمانبر خواهد شد. خصوصا اگر یک مشتری بخواهد از این اشتباه برای تأخیر در پرداخت، سوء استفاده کند.

 

• ایجاد محدودیت اعتباری برای مشتری

یک سیستم اعتباری مانند بانک ها برای مشتریان خود ایجاد کنید. برای هر مشتری با توجه به اعتبارش در پرداخت، سقفی از مطالبات وصول نشده قرار دهید.

مشخص نمایید که به هر مشتری تا چه میزان می توان فروخت در صورتی که حساب هایش تسویه نشده است. شاید برای یک مشتری، بلافاصله پس از اولین عدم پرداخت بدهی، باید ارسال محصول را متوقف نمود. اما برای یک مشتری خوش حساب و قدیمی بیشتر می توان راه آمد.

 

• آمار مشتریان را داشته باشید

داده ها و اطلاعات مربوط به اعتبار و حساب های مشتریان را به هر طریقی که صلاح می دانید به دست آورید. نیازی به انجام جاسوسی های تجاری جیمز باندی نیست اما از راه های متعارف، اطلاعات لازم را به دست آورید.

 

ب – فعالیت های پس از تعویق وصول مطالبات

 

• واحدها و مسئولان مرتبط با وصول مطالبات باید ارتباطات داخلی موثر داشته باشند

اگر موعد پرداخت یک فاکتور از زمان مقرر گذشت واحدها و مسئولان مرتبط باید از این قضیه مطلع گردند. نکند که مدت زیادی از زمان پرداخت یک مشتری گذشته باشد و کسی آلارم ندهد.

 

• پروسه پیگیری را آغاز کنید

اولین مسئول باید به مرجع تصمیم گیرنده در این خصوص اطلاع رسانی کند و با نظر ایشان به مشتری اعلان نماید که در موعد مقرر پرداخت توسط آن ها انجام نشده است. ارسال یک کپی از چک و های لایت قرمز روی آن به مشتری، می تواند اولین اقدام در شروع تعامل با مشتری باشد.

 

• با مشتری تماس بگیرید

محترمانه با مشتری تماس گرفته و پرس و جو کنید. درست است که شما طلبکار هستید اما روش غیر مودبانه و طلبکارانه! ممکن است کار به جایی نبرد. از حس تعهد مشتری استفاده کنید و به او پرداخت در زمان مقرر را یادآوری نمایید.

 

• یک ضرب المثل، چرخی که جیر جیر می کند، روغن نیاز دارد

سیستم پیگیری وصول مطالبات و رویکرد مناسب برای حل این مسئله شامل توجه، پیگیری و اقدام است. طبیعی است که باید این مسئله را جدی گرفته و پیگیر باشید. یک رویه گام به گام، پیشرفت بهتری به همراه دارد تا هیچ گونه اقدام و یا اقدامی ضربتی و عجولانه.

 

• مستندسازی کنید

نکات مربوط به رویدادهای مختلف و انجام فعالیت ها را ثبت کنید. برای هر مشتری و هر قرارداد به صورت جداگانه.

 

• مکاتبه کنید

یک نامه بنویسید. ایمیل، انتخاب خوبی است. هم می توان راحت تر ارتباط برقرار کرده و موقعیت را تشریح نمود و هم اینکه فشاری مختصر وارد کرد. ضمنا مشتری هم با فراغ بال بهتری امکان این را دارد که بتواند پاسخی شایسته بدهد.

 

• اگر تاکنون نتیجه نگرفته اید

تلفن و مکاتبه، اگر مفید واقع نشد، دوباره تماس بگیرید، اندکی فشار بیاورید و در صورت امکان، قرار جدیدی برای پرداخت بگذارید.

 

• حالا موضوع را مودبانه اما محکم تر مطرح کنید

تهدید نکنید اما بگویید اگر پرداخت صورت نگیرد مطابق مواد پیش بینی شده در قرارداد اقدام می کنید.

 

• در صورت اعلام پرداخت از سوی مشتری

حساب خود را چک کرده و از پرداخت، اطمینان حاصل نمایید. با مشتری تماس بگیرید و بگویید که برای ما ارزشمند هستید. روی تمایل شرکت برای ادامه همکاری با آن مشتری تأکید کنید.

 

• این اهرم را نیز می توان در صورت صلاحدید استفاده نمود

بعضی مواقع قطع ارسال محصول، ابزار خوبی برای مجبور کردن مشتری به پرداخت است. این در حالی است که مشتری اعلام کرده که قادر به پرداخت نیست و نیاز به ادامه ارسال محصول از سمت شما هم دارد.

 

• غیرمنطقی نباشید اما تردید نکرده و شجاع باشید

اگر باز هم مشتری پرداخت ننمود، از اینکه با چنین مشتری ای که مطالبات و بدهی ها شما را نمی پردازد و به تماس های شما پاسخ نمی دهد، قطع رابطه کنید نترسید.

 

• از راه های قانونی پیش بینی شده در متن قرارداد استفاده کنید

اگر مبلغ و طلب بزرگ می باشد تلاش خود را جدی تر و محکم تر کنید. هر چه زمان بیشتر بگذرد و حساب شما با آن مشتری بدحساب، قدیمی تر شود نقد کردن چنین طلبی سخت تر می شود.