۷ خطا در مسئله یابی و شناسایی مسائل سازمان

این یادداشت کوتاه اختصاص دارد به ۷ خطا در مسئله یابی و شناسایی مسائل سازمان، اما پیش از آن بهتر است ببینیم چرا خطا در مسئله یابی و شناسایی مسئله مهم است و اهمیت دارد؟ می دانید که برای حل یك مسئله ابتدا باید آن را جست، یافت و شناسایی کرد. گام بعدی تلاش در جهت ارائه تعریف صحیح و بیان مسئله اصلی و واقعی می باشد. این سه گام، همان طور که در تصویر زیر می بینید، در ارتباطی دو سویه با هم هستند و ترتیب و توالی آنها ممکن است تغییر کند.

فرآیند حل مسئله شامل مسئله یابی و شناسایی مسئله ، تعریف مسئله و سپس حل مسئله

در گام اول یعنی مسئله یابی و شناسایی مسئله، بایستی تعیین شود كه چه وضعیت، موقعیت یا مشکلی بر وجود مسئله، دلالت دارد و مسئله ای که باید حل شود، کدام است؟ فعالیت های شناسایی مسائل، تعریف و اولویت بندی آن‌ها را مسئله یابی می نامند. تعریف و بیان مساله نیز از اهمیت ویژه‌ای برخوردار می باشد، زیرا تعریف مسئله است که در مراحل بعدی، فرد حل کننده مسئله را هدایت می کند و جهت می دهد.

فعالیت های مربوط به شناسایی مسئله و مسئله یابی، شامل موارد زیر می باشد.

• تعیین وجود مسئله

• تشخیص اهمیت مسئله

• فرآیند شناسایی مسئله

• تعیین اهداف مسئله

• اولویت بندی مسائل

اشتباه در شناسایی، حل مسئله را مشکل می‌کند. برخی از این خطاها بسیار تکرار می‌شوند، بارها و بارها. (این مطلب را که بخوانید تا حدودی متوجه می شوید که چرا؟ : آیا ممکن است مسائل سازمان را یک بار حل کرد؟) خطاهای مشابه، حتی توسط مدیران و مسئولان با تجربه و تحلیل گران آموزش‌دیده برای حل مسائل، تکرار می‌شود. یک دلیل از میان دلایل گوناگون، در ماهیت مسائل کسب و کار و نوع مسایل مدیریتی، نهفته است. به دلیل پیچیدگی و ماهیت چند رشته ای بسیاری از مسایل، تفکیک یک مسئله از میان مسایل مختلف و تشخیص اثرات آن در برخی مواقع عملا غیرممکن می شود. درک و تعریف مسائل امروز در حوزه کسب و کار، دشوار شده است.

یک دلیل دیگر دچار شدن به خطا در مسئله یابی و شناسایی مسائل، می تواند منافع فردی اشخاص مربوط باشد. می دانید که مسایل، زمانی به وجود می آیند که کسی، موقعیت و شرایط خاصی را به عنوان مسئله، درک نموده و آن را بیان کند. ممکن است این اتفاق رخ بدهد که افراد کلیدی مربوط، مایل به تعریف مسئله نباشند. ممکن است که افراد درگیر، تعریفی از مسئله ارائه بدهند که جانبدارانه باشد یا حتی مغرضانه و از روی عمد، گمراه کننده باشد یا ناآگاهانه، همراه با سوگیری باشد. غالبا تصمیم گیرندگان اصلی، مسئولان مسئله ها یا صاحبان و مالکان مسئله ها، به موقعیت و رویداد، بسیار نزدیک هستند. آن ها، آن قدر درگیر می باشند که شاید قادر به تعیین مسئله واقعی و تصدیق ماهیت و ابعاد صحیح مسئله نباشند.

در مورد دو مفهوم مسئول مسئله و صاحب یا مالک مسئله، بعدا مطلب و یادداشتی خواهم نوشت. چرا که این دو، متفاوت هستند و درک مفهوم و کارکرد هر یک می تواند به ما کمک کنند که حل کننده مسئله بهتری باشیم.

هفت خطای رایج در شناسایی مسئله و مسئله یابی مسائل کسب و کار و مدیریت سازمانها

در ادامه برخی خطاهای پرتکرار در مسئله یابی و شناسایی مسئله را به صورت خلاصه مرور می کنیم. سعی در درک آگاهانه این موارد و تمرین کردن برای تشخیص هر کدام، هنگامی که در پروسه و فرآیند حل مسئله قرار می گیریم به تدریج ما را در توجه و تعامل با آنها ماهرتر می کند. در صورتی که بتوانیم این خطاها را هنگام مسئله یابی و شناسایی مسائل، متوجه بشویم و حتی الامکان کمتر و کوچک تر اشتباه کنیم، حل کننده مسئله بهتری خواهیم شد.

• اشتباه گرفتن علائم، نشانه ها و عوارض با مسئله

خطایی رایج، که یک وضعیت، مسئله توصیف می‌شود، اگرچه یک معلول است. عدم ریسک و عدم نوآوری ممکن است به عنوان یک مسئله بیان شود، در حالی که شاید نشانه مسئله دیگری مانند عدم حمایت مدیریت از نوآوری باشد.

• موارد از پیش تعیین شده برای علت مسئله

ممکن است این تمایل وجود داشته باشد که علت ها و دلایل یکسانی در پشت همه مسایل مانند بی‌انگیزگی، آموزش ضعیف، دخالت ها، مشکلات فرهنگی و غیره وجود داشته باشد.

• شناسایی علت مسئله از موضع قدرت

دیدگاه و نظر یکی از مدیران ارشد، در مورد یک علتی که از آن مطمئن نیستیم به عنوان علت ریشه ای و اصلی وقوع یک مسئله پذیرفته می‌شود.

• عدم تشخیص علت و معلول

اگر شرایط بر یکدیگر تأثیر بگذارند ممکن است این اتفاق بیفتد که تعیین علت واقعی از معلول و اثر دشوار شود. این به اصطلاح، یک دور باطل است. آیا روحیه پایین کارکنان یک علت و کیفیت نامطلوب کار و راندمان و بازدهی پایین در شرکت، یک اثر است یا برعکس؟ یا …؟

• تشخیص و شناسایی ناتمام و ناقص مسئله

در تشخیص مسایل سازمان با زنجیره‌ای از مسایل و علت ها مواجه هستیم. نکته این است که در جستجوی علت اصلی و ریشه ای مسئله تا کجا و چه قدر عمیق باید پیش رفت؟ اگر تشخیص علت های مسئله، خیلی زود متوقف شود، علت اصلی، شناسایی نخواهد شد.

• عدم بررسی جنبه های مختلف مسئله

این خطا به راحتی اتفاق می‌افتد اگر تمایل به مشاهده همه مسائل به عنوان مسائل ساختاری، فرهنگی یا عملیاتی داشته باشیم. با نادیده گرفتن یا کم اهمیت جلوه دادن سایر جنبه های مسئله مانند ابعاد مالی یا زیست محیطی، مرتکب خطا می شویم.

• عدم بررسی چگونگی درک مسئله توسط بخش‌های مختلف سازمان

فرآیندهای سازمانی معمولا عملکردها، واحدها و تیم‌های مختلف را در برمی‌گیرند. نادیده گرفتن این روابط، منجر به تحلیل مسائل به صورتی تحریف شده و مغرضانه می شود.

منبع :

How to Select and Use Consultants – A Client’s Guide (ILO, 1993, 220 p.) Chapter 2. On deciding that you need a consultant

کتابخانه دیجیتال زلاندنو