هشت اقدام عملی برای بهبود اثربخشی و کارایی جلسه های درون سازمانی

هشت اقدام عملی برای بهبود اثربخشی و کارایی جلسه های درون سازمانی

برگزاری جلسه هایی موثر و کارآمد، یک هنر مدیریتی است

یک حوزه پر پتانسیل برای اتلاف و هدر دادن مهم ترین سرمایه شرکت ها – همان منابع انسانی – آن هم در سطوح ارشد و میانی، جلسه هایی هستند که از پیش سازمان دهی نشده اند، برنامه ای مدون نداشته و بهتر است بگویم جلسه برگزار می گردد که جلسه ای برگزار شده باشد.

با هم روراست باشیم و بگوییم با همدیگر توافق داریم که بسیار ناخوشایند است در جلسه ای شرکت کنید که گرداننده خوبی ندارد. این حس نامطلوب، بیشتر بدتر می شود زمانی که ما از دعوت شده به جلسه به رییس جلسه و دعوت کننده به جلسه تغییر موقعیت می دهیم، حالا به خوبی حس بقیه را از جلسه ای بی اثر و بی سامان می دانیم.

خوب است که نکات برگزاری جلسات اثربخش را به کار بگیریم تا هنگامی که دیگران را برای شرکت در جلسه ای دعوت می کنید جهت حضور در جلسه شما حس خوبی داشته باشند و از آن استقبال کنند. برگزاری جلسه و بحث در مورد مسائل مختلف و فرآیند همفکری موجود در آن، ابزار بسیار مناسبی برای جلب مشارکت مدیران و کارکنان سازمان در مدیریت فعالیت های کسب و کار می باشد. پس ارزش آن را دارد که جدی گرفته شود.

آماده شدن

برای بهبود اثربخشی و کارایی جلسه ها یعنی داشتن جلسه ای خوب، باید آماده شوید. آماده سازی برای برگزاری جلسه ای مفید و موثر در سه مرحله و شامل اقدامات مشخصی می باشد. این اقدامات در سه دسته فعالیت های پیش از برگزاری جلسه، برگزاری جلسه و اقدامات پس از تشکیل جلسه قرار می گیرند.

موضوعاتی که بایستی مطرح شوند را قبل از جلسه، تنظیم و در قالب یک دستورجلسه به همراه مدارک، مستندات و سوابق مورد نیاز تدوین کرده و منتشر نمایید و در اختیار افرادی که قرار است در جسله شرکت کنند قرار دهید. این کار به مدیران فرصت می دهد که با گروه های خود مشورت کنند و برای ایده های کاملا سازمان یافته و آماده، نهایت تلاش خود را بکنند.

قطعا تأکید می کنم از برگزاری جلسات غیرضروری بپرهیزید، درصورتی که به جلسه ای دعوت شدیه اید که دلیل مهمی برای برگزاری آن وجود ندارد به صورت شفاف با تشکیل جلسه مخالفت کرده و اگر صاحب اختیار هستید آن را وتو کنید. توجه داشته باشید که برگزاری جلسات به صورت نامناسب نیز مانند برگزاری جلسه ای غیرضروری و بیهوده و حتی از آن ناخوشایندتر نیز می باشد.

در ادامه و به جهت تلاش برای بهبود اثربخشی و کارایی جلسه ها چند نکته را با هم مرور می کنیم. این ها بخش کمی از تمام آن چه برای برگزاری اثربخش جلسات نیاز دارید می باشد، نکات بسیار دیگری در این باره وجود دارند. به هر حال جلسه ها را با مهارت و دانش خود، به صورتی موثر و کارآمد برگزار کنید که اگر تاریخچه ای برای شرکت تان نوشته شود شما به عنوان ارباب جلسه ها معرفی شوید.

یک – برنامه ریزی، نقطه شروع برگزاری یک جلسه خوب است

دستور جلسه به اندازه صورت جلسه مهم است و باید برای آن وقت بگذارید. در دستور جلسه ای که توزیع می کنید این موارد را حتما مشخص نمایید:

– زمان برگزاری شامل تاریخ و ساعت جلسه

– مدت زمان برگزاری جلسه

– محل برگزاری

– رئیس جلسه

– دبیر جلسه

– هدف از برگزاری جلسه

– کلیه نفرات دعوت شده به جلسه

– فهرست موضوعات مورد بحث

– اطلاعات، مدارک و اسناد مورد نیاز جهت ارائه در جلسه

جلسه را در زمان مقرر شروع و در زمان تعیین شده به پایان برسانید، جلسه را طوری مدیریت نمایید که به همه مسائل رسیدگی و تصمیم گیری شده و بیش از زمان تعیین شده طول نکشد مگر آنکه موضوعی حیاتی، حل نشده باقی بماند.

دو – شرایط فیزیکی مطلوب برگزاری جلسه را آماده کنید

محل برگزاری در موقعیتی باشد که قابلیت ایزوله شدن داشته و محل مراجعه و رفت و آمد دیگران نباشد. در صورت لزوم درب را قفل نمایید.

دارای نور کافی، ساکت، آرام و بدون سروصدا باشد.

ترجیحا مجهز به وایت بوردی که در دیدرس تمامی افراد است باشد.

از مدعوین بخواهید که تلفن های همراه یا گوشی های دستی سازمانی خود را خاموش کنند.

سه – با قاطعیت و جدیت اما بدون ایجاد خفقان، جلساتی که ریاست آن ها را به عهده دارید کنترل کنید

منظم و سریع طبق دستور جلسه پیش بروید و سعی کنید که بحث ها و گفتگوها کوتاه و در حد موضوع، نه بیشتر و نه کمتر پیش برود.

فردی را به عنوان دبیر جلسه انتخاب کنید که مهارت های ادراکی و همچنین نوشتاری مناسبی داشته باشد. از وی بخواهید به جز اقدامات مصوب، شرحی خلاصه از مباحث مطروحه و دیدگاه های ارائه شده را نیز یادداشت کند.

اصرار نداشته باشید که همه مستقیما با رئیس صحبت کنند. اگر بحث خوبی بین دو یا سه نفر به وجود می آید بگذارید تا وقتی که گروه به این گفتگو علاقه نشان می دهد به بحث شان ادامه دهند.

چهار – اجازه ندهید که اعضای پرحرف گروه، جلسه را به خود اختصاص دهند

سعی کنید میزان مشارکت آنها را در گفتگو محدود کنید. مثلا صبر کنید تا مطلبی را تمام کند و بعد به گفتگو ادامه دهید. تماس نگاه تان را با او قطع کنید و رو به یکی از اعضای گروه، پرسشی را مطرح کنید.

هر چه قدر هم که کسی پرحرف باشد در این میان بالاخره مجبور است برای نفس کشیدن! لحظه ای حرف خود را قطع کند و شما می توانید بلافاصله بگویید؛ ” بله متشکرم جناب آقای یوسفی، خانم مهندس اشرفی شما نظرتون در این باره چیه؟ “این مورد از جمله شگردهایی است که به ندرت بدون نتیجه می ماند.

راه دیگری هم در این باره هست؛ پرسیدن سوال های بسته (با جواب بله یا خیر) از افراد پرحرف. میدان دادن به این گونه افراد به معنای اتلاف و هدررفت هر چه بیشتر وقت دیگر اعضای جلسه می باشد.

بحث انحرافی و از موضوع خارج شدن، مطلقا ممنوع است. در صورت خارج شدن مباحث از موضوع اصلی، مودبانه تذکر داده و از آخرین نقطه داخل بحث، دوباره ادامه دهید.

برخی موارد پیش می آید که بحث انحرافی روی می دهد اما موضوع آن جالب و مهم می باشد برای این گونه موارد یکی از اقدامات صورتجلسه را برگزاری جلسه ای جداگانه برای بررسی آن مسئله قرار دهید.

پنج – جلسات را تحت سلطه خود نگیرید

نظرات خود را تحمیل نکنید. اگر واقعا مایلید که نظرات دیگران را هم بدانید و باید هم همینطور باشد اول از آنها بخواهید که هر آن چه فکر می کنند به شما بگویند. بعید به نظر می آید که اگر بگویید؛

من فکر می کنم باید محصول الف را زودتر به بازار وارد کنیم، نظر تو چیست؟

جوابی صادقانه از یک زیردست بلند نظر خود دریافت کنید.

ولی این که بگویید؛ فکر می کنی چه وقت باید محصول الف را به بازار بفرستیم؟

مطمئنا خیلی بهتر است.

کارمندان کمتر اجتماعی و خونگرم معمولا در ارتباط با همکاران شان که در کنارشان هستند بیشتر تمایل به ابراز تردید در پاسخگویی دارند. اگر شما می خواهید که آن ها علنی مخالفت خود را بروز دهند پس به هر چه گفته می شود گوش کنید. از این گونه افراد سوال های باز بپرسید. (پرسش هایی که پاسخ آن ها بله یا خیر نیست و نیاز به توضیح دارد)

تصمیم گیری ها را آزادمنشانه انجام دهید، در غیر این صورت و زمانی که مطمئن هستید که نظر جمع به صلاح سازمان نمی باشد یا ملاحظات مدیریتی دیگری وجود دارد، تصمیم خود را اعلام کنید و دلایل آن را حتی الامکان توضیح دهید. توجه داشته باشید که نیازی نیست به خاطر تصمیم تان عذرخواهی کنید. هدف شما اتخاد تصمیمات درست است و تصمیمات درست، همیشه عامه پسند نیستند.

بهبود اثربخشی و کارایی جلسه ها – اقدامات عملی برای آماده سازی و برگزاری جلسه هایی کارآمد و اثربخش

شش – جلسات حل مسئله و رفع یک مشکل را به صورتی سیستماتیک و نظام مند برگزار کنید

اگر جلسه ای تشکیل شده تا مشکلی را بررسی و رفع کند و یا مسئله ای را آنالیز و حل کند – که تقریبا بیشتر جلسات با این هدف تشکیل می شود – از روش های سیستماتیک حل مسئله استفاده کنید. تکنیک حل مسئله با روش های طوفان فکری / طوفان مغزی و همچنین روش نمودار علت و معلول / استخوان ماهی از متدهای معمول و مناسب می باشد. در این گونه جلسات بهتر است رییس یا دبیر جلسه فردی باشد که مسلط به این تکنیک ها بوده و توان هدایت جلسه با محوریت اجرای این تکنیک ها را داشته باشد.

هفت – وقتی تصمیمی گرفته می شود با علاقه و شوق آن را به گروه بقبولانید

مزایای این تصمیم را روشن کنید و منطق آن را توضیح دهید و به شک و تردیدها یا نگرانی های افراد، صادقانه پاسخ دهید. این نکته را حتما مدنظر قرار دهید که نسبت به کسانی که دچار تردید یا سوءظن هستند نباید عصبانی شوید. سعی کنید موافقت و حمایت آن ها را جلب کنید.

هشت – خلاصه مذاکرات جلسه باید مورد موافقت همه قرارگیرد

این که هر اقدامی که باید اجرا گردد، چه کسی و چه موقع باید آن کار را انجام دهد باید برای هر مورد در صورت جلسه، مشخص و ثبت گردد.

بلافاصله بعد از جلسه یک نسخه از صورت جلسه را برای همه افراد بفرستید. حتی گاهی می توانید یک کپی از صورت جلسه دست نوشته دبیر جلسه را در پایان به اعضاء تحویل دهید.

حتما پیگیری کنید و مطمئن شوید که کارها و اقدام های تصویب شده در زمان مقرر انجام می شود. اگر در این مورد تردیدی دارید به طور جدی آن را پیگیری و علت یابی کنید.

در صورتی که تعداد جلسات و تعداد اقدامات مصوب آن ها زیاد است یکی از پرسنل را مسئول پیگیری و کنترل انجام اقدامات کرده و از وی بخواهید که گزارشی مستند از انجام شدن یا انجام نشدن اقدامات به شما بدهد. این مورد آخر را دست کم نگیرید. تمام زمان، انرژی و حوصله ای که صرف برگزاری جلسات می شود بدون اجرایی شدن اقدام ها و مصوبات، مبدل به اتلاف گردیده و هدر می شود.

منبع (با دخل و تصرف) : ۵۲۵ راه برای اینکه مدیر بهتری باشید

بهبود اثربخشی و کارایی جلسه ها