نمونه حل مسئله – تعریف مسئله و شناسایی علتهای ریشه‌ای
آموزش حل مسئله ، تمرین و نمونه حل مسئله
تعریف مسئله و شناسایی علتهای ریشه‌ای
مسئله عدم رعایت اصل وحدت فرماندهی
مدیر میانی سازمان :
مدیر من، بدون این که من را در جریان بگذارد، مستقیما با نیروی من صحبت کرده از او اطلاعاتی را گرفته است. به او گفته که یک سری کارها را انجام بدهد. حالا از من می پرسد که نتیجه کار چه شده و به کجا رسیده است؟
این مسئله بزرگی است که مدیریت در این شرکت نمی داند سلسله مراتب چیست. اگر هم می داند، رعایت نمی‌کند. این وسط من دچار مشکل می شوم.
مدیر مافوق مدیر میانی سازمان :
بعضی وقت ها احساس می کنم کارها آن طور که باید و شاید توسط مدیر میانی تحت مدیریت من به کارکنان زیر نظر او منتقل نمی شود. پیگیری هم کامل انجام نمی شود و گزارش وضعیت هم به موقع ارائه نمی شود.
واقعا مجبور می شوم برخی اوقات که مستقیم ارتباط بگیرم و گرنه زمان من که اضافه نیامده است. خودم کلی کار دارم. مثلا مدیر گذاشتیم روی سرکارکنان واحد اما خودم برخی مواقع باید کارهایش را انجام بدهم. برخی مواقع هم موردی پیش می آید که کسی را می بینم برای این که فراموش نشود همان جا به او می گویم باید چه کار کند و گرنه قصدی برای دور زدن ندارم.
نیروی مدیر میانی سازمان :
خانم یا آقای مدیر میانی بعضی مواقع احساس می کنم از من ناراحت است. من کاری نکردم که بشود به آن گفت کار بد. مدیر مافوق ایشان آمده از من چیزهایی را پرسیده و گفته کارهایی را انجام بدهم. به نظر شما من می توانم پاسخ ندهم؟ می توانم در جواب ایشان، چیزی نگویم؟ می توانم بگویم نه، انجامش نمی دهم؟
*
خیلی وقت پیش یعنی چندین دهه قبل، آقای فایول ۱۴ اصل مدیریت معروف خود را بیان کرد. این ۱۴ اصل معمولا یکی از قسمت ها و مطالب دوره آموزشی اصول سرپرستی هم هست. یکی از این اصول ۱۴گانه جناب فایول، اصل وحدت فرماندهی است. به ۱۳ تای دیگر در این جا کاری نداریم. وحدت فرماندهی – unity of command چه می گوید؟ آقای فایول در بیان این اصل می گویند که هر نفر در سازمان باید فقط یک مافوق داشته باشد. یک نفر می تواند چندین نیرو تحت مدیریت داشته باشد اما هر فرد تنها باید تحت نظر یک نفر به عنوان مدیر، سرپرست، رییس یا هر عنوان دیگری کار کند. حتما در چارت های سازمانی دیده اید که از هر باکس و عنوان شغلی در ساختار سازمانی ممکن است چند خط خارج شود اما حتما به هر باکس یک خط وارد می شود.
این اصل جناب آقای هنری فایول را گفتیم که قدیمی است اما موضوع مهمی را مطرح می کند. دقت باید کرد. نمی گویم نکته صحیحی است و در همه جا و همه دوران‌ها لازم‌الاجرا می باشد. اما مسئله‌ای است که باید به آن توجه کرد و برایش اهمیت قایل شد.
آن چه واضح و آشکار می نمایاند این است که عدم رعایت این اصل، مسایل و مشکلاتی را در شرکت و میان کارکنان حاضر در لایه‌های مختلف سازمان به وجود می‌آورد یا حداقل کلید آن را می زند. این موضع از جنبه‌هایی یک مسئله ساختاری و از زوایه و نگاهی دیگر حتی یک مشکل رفتاری می باشد. مسایلی در خصوص ساخت آزاد و ساختار بی فرم در سازماندهی نیروهای انسانی سازمان‌ها هست که از آنها با اجازه، می‌گذرم.
*
اگر با هدف آموزش حل مسئله و با رویکرد حل مسئله بخواهیم به این موضوع ورود کنیم، از کجا باید آغاز کنیم؟ ابتدا باید ببینیم که تعریف و بیان مسئله چیست. وضعیت درک شده اولیه یا همان مسئله ظاهری، چنین بیانی از مسئله را پیش رو قرار می‌دهد.
- عدم رعایت سلسله مراتب
- عدم رعایت زنجیره فرماندهی
- کاهش مسئولیت پذیری
- و برخی عوارض و مسایل دیگر
جزء دیگری از یک تعریف کلاسیک مسئله، پس از بیان وضعیت کنونی، شرایط هدف یا همان وضعیت مطلوب می باشد. با توجه به بیانی که از وضعیت درک شده فعلی و مسئله ظاهری در اختیار داریم، وضعیت مطلوب به این صورت بیان می‌شود.
رعایت سلسله مراتب و زنجیره فرماندهی (رعایت اصل وحدت فرماندهی)
در این مورد، نمی خواهیم از تکنیک های تعریف مسئله استفاده کنیم تا به بیان اصلی و تعریف صحیح مسئله برسیم. هر چند که مسیر توصیه شده و عادی برای حل مسئله و الگوی بیشتر روش های حل مسئله، همین است که از تکنیک‌های کارآمد موجود برای تعریف و بیان مسئله اصلی، بهره ببرید.
اما آن نکته ای که الان می خواهم روی آن تأکید کنم و بایستی مد نظر داشته باشید، این است که رعایت سلسله مراتب به خودی خود هدف نیست. هدف، وضعیت مطلوب و مساله اصلی، چیزی شبیه این موارد خواهد بود.
- انجام به موقع کار
- دریافت به موقع گزارش
- رعایت انضباط سازمانی و تشکیلاتی
- آرامش فکری کارکنان
- و …
وضعیت مطلوب و هدف مد نظر در بیان مسئله اصلی، جنسی از نوع نتیجه بایستی داشته باشد. باید ماهیتی شبیه به ارزش و نتیجه‌ای که تمایل داریم به سیستم و سازمان یا کسب و کار اضافه کند، داشته باشد.
حالا نوبت شماست. بیان مسئله اصلی را از دید خود بنویسید. مسئله واقعی به نظر شما چیست؟
در بیان مسئله همان طور که گفتم، وضعیت کنونی و وضعیت مطلوب و هدف را در یک عبارت بنویسید.
*
برای حل مسئله، رویکردمان تعریف اقداماتی از طریق شناسایی علت ها می باشد. برای ریشه یابی و تعیین علت‌ها از روش توسعه‌یافته تکنیک پنج چرا یعنی روش و نمودار why-why استفاده می کنیم.
سوال اول، بدیهی است که با سوالی کردن بیان مسئله نوشته شود. یعنی چرا سلسله مراتب از سوی مدیریت ارشد رعایت نمی شود؟
برای آشنایی بهتر با پیاده سازی صحیح روش پنج چرا این مطلب را مطالعه نمایید.
هر سوال در هر سطح، ممکن است با چند پاسخ روبه رو شود. هر یک را پاسخ دهید. اجازه بدهید که نمودار چندشاخه بشود و هر شاخه را نیز دنبال کنید.
تمرین و نمونه حل مسئله – آموزش حل مسئله – شناسایی علت های عدم رعایت اصل وحدت فرماندهی
در تصویر بالا یک نمونه از تحلیل علت های وقوع مسئله را مشاهده می کنید. پیشنهاد می کنم خود نیز یک نمودار why-why از همین مسئله یا مسئله مشابهی را ترسیم کنید.
تسلیم این تصور نشوید که نمونه را دیدم، ساده است یا کاری ندارد!
برخی از این علت ها، که ماقبل وقوع مسئله هستند، همان علت مستقیم می باشند. برخی علت‌هایی هم که در انتهای زنجیره‌ها هستند علت ریشه‌ای هستند و بعضی ممکن است علت ریشه‌ای نباشند. شرط ریشه‌ای بودن یک علت آن است که اگر آنها را حذف کنیم مسئله، مجددا رخ نخواهد داد.
اگر توجه کنید علت های مستقیم یا علت های میانی بیشتر به مسایل عملیاتی، فیزیکی و اجرایی مربوط می شوند. هر چه به پایان زنجیره علت‌ها نزدیک می شویم ماهیت علت‌ها بیشتر فرآیندی و سیستمی می شوند. شاید هم بتوان این حالت را به عنوان نشانه‌ای از روند صحیح شناسایی علت‌ها دانست که دارد در جهت صحیح پیش می‌رود.
حالا که علت های مسئله شناسایی شده اند می توان اقداماتی را تعریف کرد که زمینه‌های وقوع مسئله کاهش یابند. اصل اقدام اصلاحی و کارهایی که برای حل مسئله انجام می‌دهیم همین جاست. یعنی فعالیت‌ها و اقدام‌هایی را تعریف کنیم که علت‌ها، پیش نیازها و شرایط پدید آمدن مسئله را کاهش دهند.
برای بهبود و ارتقاء مهارت حل مسئله خود چند راهکار و راه حل برای مسئله نمونه طراحی نموده و یادداشت کنید. حداقل ۲ راه حل تعیین نمایید. به راه حل های خلاقانه هم نیم نگاهی بیندازید.
اگر اقدام هایی که تعریف و اجرا می کنید باعث شوند احتمال رخ دادن مجدد مسئله کمتر از پیش شود، آن گاه مجموعه راه‌حل‌های شما اثربخش بوده‌اند.
ثبت دیدگاه
مایل به ملحق شدن به بحث هستید ؟به ما بپیوندید !