نمایش بصری و نموداری کردن داده های ممیزی داخلی سیستم مدیریت سازمان

پرزنت مناسب و ارائه گزارش های تحلیلی با نموداری کردن داده های ممیزی داخلی فرآیندهای کسب و کار

یکی از عوامل عدم اثربخشی مناسب سیستم های مدیریتی استاندارد در برخی شرکت ها همین عدم استفاده موثر از توانمندی ممیزی داخلی است. ممیزی و آدیت به صورت داخلی یا ممیزی سوم شخص و توسط تیم ممیزی CB چرخه و سیکل فرآیندهای سیستم مدیریت را کامل می کند و بدون آن سیستم مدیریت به هدف هایی که برای آن ایجاد شده است دست نخواهد یافت.

سیستم های مدیریتی استاندارد مانند سیستم مدیریت کیفیت ایزو ۹۰۰۱ یا سیستم مدیریت زیست محیطی، ابزارهایی قدرتمند هستند. طراحی آنها با هدف اثربخشی صورت گرفته است و در صورت طرحریزی مناسب و پیاده سازی منطبق با متن استاندارد و سازگار با بافت کسب و کار و محیط سازمان، پتانسیل آنها آزاد می شود. سیستم های مدیریت کیفیت، جامع و فراگیر هستند. آنها تقریبا تمامی اضلاع کسب و کار و زاویه های سازمان را از منظر تفکر سیستمی و رویکرد فرآیندی دیده و برایشان نه نسخه که چارچوب و ساختار، پیشنهاد می کنند. از آن جا که سیستم های مدیریت، بر پایه سیکل دمینگ و چرخه بهبود ساخته و بنا شده اند، در ممیزی می توانید آن چه که احتمالا در طراحی و پیاده سازی اش، مناسب و مطلوب عمل نکرده اید را ببینید و چاره بجویید.

خروجی ممیزی و ارزیابی کلی سیستم مدیریت کیفیت سازمان به صورت عام می تواند یکی از چهار حالت زیر را برای سیستم مدیریت سازمان تشخیص دهد و اعلام کند که سازمان در چه وضعیت و حالتی قرار دارد.

الف – سازمان، ممیزی را با موفقیت گذرانده است. سیستم مدیریت کیفیت، اثربخش می باشد. ارباب رجوعان و مشتریان و دیگر ذینفعان کلیدی مانند شرکا و تأمین کنندگان می توانند سازمان را به عنوان یک طرف قابل اطمینان و کارآمد در نظر بگیرند. سازمان هایی در این موقعیت، نیاز به فشار یا حتی درخواست برای بهبود عملکرد و تغییر جهت سازگاری با تحولات محیطی ندارند. آنها کنشگرانه سراغ ذینفعان رفته، می پرسند و می کنند آن چه از آنها انتظار می رود.

ب – سازمان، ممیزی را پاس کرده است. سیستم مدیریت کیفیت با عدم انطباق های جزیی قابل قبول می باشد. طرف های سازمان می توانند آن را قابل اطمینان دریافته اما مشخصا به صورت موردی یا منظم باید بخواهند از سازمان تا برای بهبود نتایج و همچنین کاهش ریسک های عملیاتی و مدیریتی، برنامه ها و اقدامات لازم را طرح ریزی و اجراء نماید.

پ – در ممیزی سیستم مدیریت کیفیت سازمان، چند عدم انطباق عمده مشاهده شده است. سازمان بایستی طرح ها و اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه لازم را در خصوص برخی مسایل ارائه نماید. در صورتی که با سازمان تعامل و همکاری دارید، ریسک های آن حوزه را مشخصا ارزیابی و آدیت نمایید.

ت – سازمان، ممیزی را پاس نکرده است. سیستم مدیریت کیفیت، مسایل جدی داشته و عدم انطباق های عمده ای دارد. این مسایل و مغایرت ها ضمن آن که هم اکنون بر نتایج کسب و کار اثر گذاشته اند، به راحتی می توان انتظار کشید که حالا و پس از این نیز بر عملیات، محصولات و خدمات سازمان تأثیرگذار باشند.

البته هدف از نگارش این نوشته توضیح درباره سیستم های مدیریت و یا کارکردهای فرآیند ممیزی نیست بلکه منظور از انتشار مطلب در وب سایت، ارائه دو سه نمونه از نتیجه فعالیت نموداری کردن داده های ممیزی داخلی برای پرزنت و نمایش داده ها و اطلاعات حاصل از ممیزی است که در ادامه آنها را مشاهده خواهید کرد.

خروجی ممیزی و یافته هایی که تیم ممیزی داخلی سازمان آنها را با بررسی عملکرد و نتایج سازمان از طریق مشاهده شواهد و مستندات به دست می آورد شامل این عناصر می باشد.

• نقطه قوت
• عدم انطباق جزیی
• عدم انطباق عمده
• فرصت بهبود

تعداد موارد شناسایی شده از هر یک از این عناصر را برای فرآیندهای سیستم مدیریت یا همان فرآیندهای کسب و کار و همچنین در برخی موارد برای واحدهای سازمانی از برگه های تکمیل شده پرسش نامه ها و چک لیست های ممیزی استخراج و گردآوری نمایید.

نموداری کردن و نمایش تصویری داده ها در کنار روش های دیگری همچون محاسبه میانگین و دیگر آیتم های آماری، داده ها را تبدیل به اطلاعات می کند. بررسی اطلاعات، مقایسه و تحلیل آنها نیز منجر به استخراج معنا می شود. تحلیل اطلاعات و تشخیص الگوها و درک ارتباط مابین عناصر مختلف، موجب به دست آوردن دانش می شود. دانشی که می تواند مبنای تصمیم سازی و تصمیم گیری های بهتری در سازمان باشد و ما را به حل مسئله در مدیریت فرآیندها و بهبود در به دست آوردن نتایج یا تحقق اهداف تعیین شده، نزدیک تر نماید.

در زیر نمونه هایی از تلاش در جهت درک وضعیت و تشخیص موقعیت فرآیندهای کسب و کار و واحدهای سازمانی را می بینید. هر کدام از اینها کارکرد خود را داشته و جنبه ای از اطلاعات و دانش مندرج در داده ها را به ما نشان می دهند.

نمودارهای نمایش داده ها و تحلیل اطلاعات ممیزی نسبت یافته های ممیزی به هم به تفکیک فرآیندهای کسب و کار

این نمودار نسبت هر یک از یافته ها را به دیگران و به کل نشان می دهد. می گوید که در فرآیند یا در واحد ایمنی، بهداشت و محیط زیست، تعداد و نسبت عدم انطباق عمده به دیگر موارد بسیار بیشتر از مدیریت منابع انسانی یا روابط عمومی است. این فرآیند، نقطه قوتی در آن توسط تیم ممیزی شناسایی نشده است. حجم مغایرت های جدی نشان دهنده وضعیتی نامناسب است که اگر حتی تاکنون رویداد ناگوار جانی یا مالی رخ نداده است، احتمال وقوع آن در آینده کم نیست.

حتی جالب است که وضعیت کلی سازمان با شرایط فرآیند مهندسی سیستم ها به عنوان متولی اصلی سیستم مدیریت در سازمان تا حدود زیادی مشابه است. سطح تلاش و کارکرد واحد / فرآیند مهندسی سیستم ها، به میانگینی در سازمان منجر شده که با وضعیت سیستم مدیریت در خود واحد مهندسی سیستم ها خیلی نزدیک است.

نمودارهای نمایش داده ها و تحلیل اطلاعات ممیزی – تعداد یافته های نتایج ممیزی بر حسب تعداد و به تفکیک واحدها

در مورد وضعیت سیستم مدیریت کیفیت فقط از یک جنبه و نسبت بین آیتم ها نمی توان ارزیابی درستی به دست آورد. به همین دلیل در کنار آن باید به لحاظ تعداد و مقدار هم نتایج ممیزی را نشان داد و بررسی نمود. از منظر نسبت شاید واحد HSE نامطلوب ترین وضعیت را داشت اما منابع انسانی و برنامه ریزی به لحاظ تعداد و مجموع عدم انطباق ها شامل عدم انطباق های عمده و عدم انطباق جزیی دقیقا مشابه واحد HSE می باشند.

نمودار میله ای امتیاز ممیزی فرآیندهای سیستم مدیریت

برای هر یک از فرآیندهای سازمان با به کارگیری یک روش خاص، می توان نسبت به محاسبه امتیازها اقدام نمود. یک روش بسیار ساده، اختصاص یک عدد به هر یک از آیتم ها هست. مثلا به عدم انطباق عمده عدد ۰ عدم انطباق جزیی عدد ۱و انطباق کامل عدد ۳ را اختصاص می دهیم. برای همه ردیف های چک لیست مطابق همین امتیازها عددی را اختصاص داده و مجموع این اعداد را تقسیم بر تعداد آیتم ها ضرب در عدد ۳ به عنوان حداکثر امتیاز می کنیم. عدد حاصل، ضرب در ۱۰۰ ، امتیاز ممیزی فرآیند را به دست می دهد.

مقایسه این مقادیر در یک نمودار میله ای کارکردهای متفاوتی می تواند داشته باشد. می توان بر مبنای این روش محاسبه، دوره های مختلف ممیزی میزان تغییر وضعیت یک فرآیند و واحد را ردیابی و پیگیری نمود. مبنایی برای مقایسه و ارزیابی عملکرد هم به دست می آید تا برای انگیزش هم از آن بهره برد.

نمودارهای نمایش داده ها و تحلیل اطلاعات ممیزی – نسبت یافته ها به هم به تفکیک بندهای استاندارد

نسبت و تعداد یافته ها بر اساس بندهای استاندارد هم اگر تحلیل شوند یا در قالب نمودار نمایش داده شوند، نکاتی را به ما گوشزد می کنند. می دانید که هر کدام از ۷ بند استاندارد که به بیان الزامات می پردازند در یکی از ۴ مرحله سیکل بهبود PDCA و چرخه دمینگ قرار می گیرند. با یک نگاه کلی این محاسبه سرانگشتی می گوید که سازمان در طرح ریزی Plan در اجرا Do در بررسی Check یا در اقدام Action خوب یا ضعیف است. این تشخیص موقعیت، سازمان را در تخصیص بهتر منابع جهت اصلاح یاری می دهد.

فراموش نکنید که هر چیز خوب در مدیریت از شناخت حاصل می شود.

نمودارهای نمایش داده ها و تحلیل اطلاعات ممیزی تعداد موارد یافته ها و نتایج ممیزی بر اساس بندهای استاندارد