موردکاوی پروژه بهبود مدیریت منابع انسانی، کاهش شاخص ترک کار نیروی انسانی

موردکاوی پروژه بهبود مدیریت منابع انسانی – بهبود شاخص ترک کار منابع انسانی

تعدادی از کارکنان شرکت ها به دلایلی همچون بازنشستگی، بیماری، استعفاء، اخراج، مهاجرت، مسائل خانوادگی و رفتن به شرکتی دیگر برای شرایط بهتر سازمان را ترک می گویند. این مسئله، طبیعی بوده و در هر سازمانی روی می دهد اما شدت و ضعف و کم و زیاد دارد. در حالت شدید آن و هنگامی که تعداد زیادی از کارکنان شرکت در مدت زمان کوتاهی کار خود را ترک می گویند، سازمان را با مشکلات بزرگ و بعضا شرایط بحرانی روبرو می کنند.

هنگام وقوع چنین رویدادهایی، مدیریت واحد اداری یا مدیریت منابع انسانی در پی شناسایی علل و عوامل بروز مسئله برآمده و سعی در کنترل اثرات مخرب و کاهش آسیب ها دارد. یک عامل اصلی و رایج ترک کار پرسنل در شرکت های مختلف، نارضایتی کارکنان می باشد که ممکن است به علل گوناگونی روی دهد. برخی از این عوامل شامل موارد زیر می باشند:

• برخورد نامناسب مافوق شامل سرپرست و مدیر مستقیم
• متناسب نبودن حقوق و مزایای دریافتی با موقعیت سازمانی و وظایف محوله
• شرایط نامناسب و ایمن نبودن محیط کار
• عدم اطمینان نسبت به امکان ارتقاء شغلی و رشد مهارت های کاری فرد در آینده
• و . . .

شناسایی دلایل و علت های ریشه ای مسئله یعنی ترک کار پرسنل، بسیار مهم و حیاتی می باشد و بایستی در پی طراحی و پیاده سازی راهکارهای مناسب بود. در این جا به این مسئله به صورت جزئی تر پرداخته شده و این موضوع را حتی الامکان به صورت دقیق تر و اختصاصی تر مورد بررسی قرار خواهیم داد.

بهبود شاخص ترک کار منابع انسانی

تشریح موقعیت و تعریف مسئله

مسئله مدنظر، در یک شرکت تولیدی روی داده است. در این شرکت، درصد بالایی از متقاضیانی که استخدام گردیده اند سازمان را ترک کرده اند، عمده نفراتی که ترک کار کرده اند از زمان استخدام آن ها نهایتا یک یا دو ماه بیشتر نگذشته بود.

این مسئله، سازمان را با مشکلی بزرگ مواجه نموده بود. از یک سو مراحل مصاحبه، استخدام، آموزش های اولیه بدواستخدام و غیره هزینه های زیادی را تحمیل می کند و از طرفی دیگر اهداف و برنامه های کاری سازمان را تحت تأثیر خود قرار می داد.

شرکت تولیدی مورد نظر در صنعت خودرو مشغول به فعالیت می باشد. دلیل جذب نیروی انسانی به تعداد نسبتا قابل توجه، راه اندازی یک خط تولید قطعات فورج بزرگ با پرس سنگین و همچنین جایگزین کردن نفرات ترک کار کرده قبلی بود.

بهبود شاخص ترک کار منابع انسانی

در این شرکت ظرفیت تولید کمتر از حجم سفارش های مشتریان بود و این امرباعث عدم تحویل به موقع محموله های سفارش شده می شد. به همین خاطر مدیریت ارشد سازمان مطابق برنامه های بلند مدت خود تصمیم به افزایش ظرفیت و توسعه توان تولیدی شرکت گرفته بود.

نکته جالب توجه در این بین، برنامه های افزایش تولید این شرکت بود که تناسبی با شرایط غالب و عمومی صنعت نداشت، تقریبا بیشتر واحدهای صنعتی در دوره زمانی این پروژه، اقدام به کاهش فعالیت های تولیدی خود نموده بودند، با این حال به دلیل منحصر به فرد بودن تجهیزات تولیدی شرکت و در انحصار داشتن تولید برخی قطعات خاص، میزان سفارش های دریافتی، خصوصا با راه اندازی خط جدید فورج گرم قطعات سنگین، حجم تولید افزایش قابل توجهی یافته بود.

روند جذب نیروهای انسانی مورد نیاز مطابق رویه های معمول و شامل مصاحبه عمومی و مصاحبه اختصاصی توسط کمیته استخدام و انجام آزمایش های طب کار صورت می گرفت تا صلاحیت متقاضیان مورد بررسی قرار گیرد و نفرات مناسب و شایسته انتخاب گردند. با تمام تدابیر و اقدامات مناسب جهت گزینش نیروهای واجد صلاحیت باز هم تعداد زیادی از متقاضیان استخدام شده در مدت زمان کوتاهی، ریزش داشتند.

جمع آوری اطلاعات و تحلیل داده ها

برای بررسی و تحلیل مسئله، در ابتدا نیاز به جمع آوری و گردآوری اطلاعات صحیح و موثق بود. اولین اقدام، انجام مصاحبه خروج با نیروهایی بود که قطع همکاری می کردند. سپس اطلاعات مربوط به ترک کار پرسنل به صورت اعداد و ارقام و در قالب نمودارهای مختلف تهیه گردید. به عنوان مثال نمودار پارتو از تعداد نیروهای جداشده برحسب واحد سازمان و نمودارهای همبستگی بین تعداد نیروها با میزان تحصیلات، سن افراد، میزان سابقه کاری و . . ترسیم گردید.

شناسایی عوامل اصلی و تعیین علت های ریشه ای مسئله

بررسی اطلاعات، جداول داده و نمودارها، نشان دهنده این مسئله بود که عمده پرسنل ترک کار کرده، اپراتورهای واحد تولید بودند. علت شناسایی شده اولیه، سختی شرایط کار در خط تولید به نظر می آمد. با بررسی های دقیق تر مشخص شد که تعداد زیادی از پرسنل جدا شده واحد تولید، نفرات جدیدا استخدام شده بودند. به علت اهمیت بسیار این موضوع، تحلیل و بررسی بیشتر روی واحد تولید و نفرات ترک کار کرده این واحد متمرکز گردید.

موضوع سختی کار که از آن به عنوان یک عامل با سهم زیاد شناسایی و تعیین گردید در صنایعی که نوع کارهای آن ها فیزیکی و تکراری بوده و شرایط محیطی مانند دما و سر و صدا زیادتر از حد طبیعی است یک عامل مهم و اساسی می باشد.

با انجام مصاحبه خروج با نفراتی که اقدام به ترک کار نموده بودند و همچنین بررسی آمار و اطلاعات در دسترس، عوامل عمده زیر شناسایی و تعیین گردید.

1. سختی کار
2. خطرناک بودن و ایمن نبودن برخی ایستگاه های کاری
3. برخورد و رفتار نامناسب سرکارگر و سرپرست
4. فشار کاری بیش از حد در ابتدای اشتغال به کار
5. مبالغه برخی پرسنل در مورد مسائل و مشکلاتی همچون تعویق در پرداخت حقوق و اعمال موارد تنبیهی و جریمه
6. کافی و مناسب نبودن امکانات رفاهی و خدمات پرسنلی
7. شرایط محیطی نامناسب مانند آلودگی هوا، گرما و سر و صدا
8. عدم تناسب شغل محول شده با سابقه، تحصیلات و توانایی های افراد

طراحی راهکارها و تعیین راه حل های مسئله

با شناسایی علل عمده ترک کار پرسنل، ایجاد اتاق های فکر و استفاده از روش های حل مسئله، راهکارهایی طراحی گردید و به اجرا درآمد. خلاصه ای از راه حل هایی که پیاده سازی گردیدند به شرح زیر می باشد.

• آشنایی متقاضیان با شرایط واقعی کار پیش از استخدام

پس از تأیید اولیه متقاضیان به لحاظ شرایط عمومی توسط گروه های مصاحبه عمومی و تخصصی، آن ها را با همراهی سرپرست تولید به خط تولید و ایستگاه های مختلف کاری برده و شرایط کار را کاملا برای آن ها توضیح داده شد. برای این اقدام به سرپرست گفته شده که حتی در تشریح شرایط کاری به لحاظ سختی، مقداری مبالغه نیز انجام گردد.

در بعضی موارد متقاضیان را به صورت آزمایشی و با رعایت مسائل ایمنی در شرایط واقعی کار قرار دادیم تا کاملا موقعیت را حس و درک نمایند. سپس از کسانی که با توجه به شناخت نسبی حاصل شده از مشاهده مستقیم شرایط کاری، تمایل به آغاز همکاری داشتند جهت انجام ادامه روند استخدام دعوت به عمل آمد.

• توجیه سرپرست ها و سرکارگران

کلیه سرپرست ها و سرکارگران خط تولید نسبت به در پیش گرفتن رفتار و برخورد مناسب با تازه واردها توجیه گردیدند. به آنان اعلام گردید که اگر فردی از کارکنان تازه استخدام شده دلیل ترک کار خود را رفتار و برخورد ناپسند آنها اعلام کند، بایستی که موضوع را کاملا توضیح دهند و نسبت به نوع رفتار خود پاسخگو باشند.

• عدم اعمال فشار کاری در دوره زمانی آغاز به کار پرسنل جدید

تصور برخی از سرپرست ها این بود که بایستی پرسنل تاز وارد در سخت ترین شرایط کار قرار گرفته تا نسبت به شرایط کاری در شدیدترین وضعیت آن آشنا شده و عادت نمایند. سرپرست ها توجیه گردیدند تا از اعمال فشار مضاعف به پرسنل، خودداری نمایند تا نیروهای جدید در روندی متناسب با فشار عادی و شرایط معمول کاری خو بگیرند.

• توجیه پرسنل قدیمی تر جهت همراهی با برنامه های جذب و نگهداشت نیروی انسانی

با پرسنل قدیمی تر شرکت در مورد برنامه های افزایش ظرفیت سازمان، ضرورت ها و منافع همگانی و سازمانی آن صحبت گردید. کلیه پرسنل واحد تولید توجیه شدند که بقاء و موفقیت سازمان در گرو افزایش میزان تولید و فروش سازمان می باشد. از همه آنها درخواست گردید که از مبالغه در مورد مشکلات و مسائل نسبتا معمول شرکت در آن برهه زمانی، خودداری نموده وحتی اگر شبهه ای در ذهن پرسنل جدید پیش می آید با برخوردی مناسب و توضیحی منطقی به آنها پاسخ بگویند.

موردکاوی پروژه بهبود مدیریت منابع انسانی – کاهش و بهبود شاخص ترک کار منابع انسانی

• جامعه پذیر کردن و اجتماعی سازی پرسنل جدید

آشنا کردن تازه واردها با فرهنگ سازمان و پذیرفتن مناسبات حاکم بر شرکت، جامعه پذیری و اجتماعی سازی نامیده می شود. در همین راستا برنامه هایی مناسب، طراحی و اجرا گردید تا برای پرسنل تازه استخدام شده، حس ناآشنایی و غریبگی ناشی از حضور در محیط جدید با حس مطلوب و خوشایند ارتباط مناسب و دوستی عوض شود.

• توجیه پرسنل جدید در مورد کلیه مسائل و نکات لازم و ضروری

قوانین داخلی سازمان، آیین نامه انضباطی، حقوق قانونی، مزایا، پاداش و . . . برای پرسنل جدید به صورت کامل توضیح داده شد. در این اقدام سعی گردید که هیچ موردی از قلم نیفتد تا بعدا نسبت به آن موضوع، شبهه و سوالی پیش نیاید و پرسنل تازه وارد کاملا توجیه گردند.

ضمن مراحل مصاحبه، همان طور که مصاحبه کننده، سوال هایی را مطرح می کرد از متقاضیان نیز خواسته شد که اگر هر گونه سوالی در مورد سازمان برای شان پیش آمده را مطرح کرده تا پاسخ دریافت نمایند.

در همین راستا کلیه مواردی که ممکن بود توسط برخی پرسنل قدیمی به عنوان دست آویزی برای منفی کردن ذهنیت کارکنان جدید مورد استفاده قرار بگیرد، توضیح داده شد و از آن ها خواسته شد در صورتی که مواردی مغایر با توضیحات رسمی اعلام شده توسط دیگر افراد به آنها گفته شد، درستی و نادرستی آن موضوع را از مدیر یا سرپرست واحد جویا شوند.

• انتخاب متقاضیان بر اساس توان فیزیکی مورد نیاز ایستگاه های کاری

برای انجام کارهای فیزیکی و مشکل، طبیعتا باید کسانی انتخاب می شدند که قدرت جسمانی و توان فیزیکی متناسب با آن شغل را داشته باشند تا به لحاظ جسمانی فشار بیش از توان شان به آنها وارد نشود.

• در نظر گرفتن ویژگی های شخصیتی

به جز توان جسمانی، خصوصیات روانشناختی افراد نیز در پذیرفتن و تداوم انجام کارهای سخت و وظایف مشکل، تأثیر به سزایی دارد. توان روحی و روانی افراد در تحمل شرایط کاری مشکل یکی از عواملی است که باید مدنظر قرار گیرد.

جهت اقدام برای شناسایی وجود یا عدم وجود چنین ویژگی هایی در افراد، در ابتدا خصوصیات شخصیتی لازم برای هر شغل توسط کارشناس منابع انسانی با کمک یک مشاور روانشناس صنعتی تعیین گردید و هنگام مصاحبه و استخدام این موارد مدنظر قرار گرفت.

از روانشناس با سابقه مشاوره در شرکت های صنعتی کمک گرفته شد و پرسشنامه ای برای تعیین ابعاد شخصیت رفتاری و کاری متقاضیان طراحی شد. هنگام مصاحبه و ارزیابی صلاحیت متقاضیان این پرسشنامه در اختیار آنان قرار می گرفت تا تکمیل شده و فرم های تکمیل شده توسط مدیر منابع انسانی و مشاور مورد بررسی قرار می گرفت تا متناسب بودن فرد بررسی شود. به عنوان مثال برای تصدی شغلی که باید وظایفی تکراری و خسته کننده را انجام دهد مانند اپراتور کوره، فردی درونگرا، مناسب تر می باشد.

• آشنایی متقاضی با امکانات رفاهی و خدمات سازمان

برای کلیه متقاضیانی که در مراحل اولیه، تأیید شده اند، بازدید از تمامی امکانات رفاهی شرکت مانند رختکن، غذاخوری و . . . برنامه ریزی شد تا تصویر مشخصی به دست آورند تا در صورتی که این گونه موارد برای آنها اهمیت زیادی دارد با شرایط شرکت آشنا شده و پس از استخدام از وضعیت این گونه خدمات رفاهی در سازمان، ابراز نارضایتی ننمایند.

• محول نمودن آموزش و شروع به کار پرسنل جدید به سرپرستان و سرکارگران خوش نام

پرسنل تازه استخدام شده برای گذراندن مراحل اولیه آموزش حین کار و اشتغال به کار در روزهای اولیه در قسمت های تحت سرپرستی سرکارگران و سرپرستان خوش اخلاق، باسابقه و خوش رفتار به کار گمارده شدند تا موارد ترک کار مربوط به بدرفتاری سرکارگران به این طریق کاهش یابد و یا حذف شود. همچنین آموزش اصول سرپرستی به سرپرستان شرکت در دستور کار قرار گرفت.

کاهش و بهبود شاخص ترک کار منابع انسانی – آموزش بدو استخدام و آموزش حین کار پرسنل جدید تحت سرپرستی سرپرستان باسابقه و خوش رفتار

رویکرد راهبردی و راهکارهای بلند مدت

راهکارهای فوق به عنوان اقدامات فوری و اولیه، طراحی و اجرا گردیدند. در بلندمدت، سازمان بایستی مشکلات شناسایی شده که باعث ترک کار پرسنل می شد را به صورت ریشه ای و اساسی حل نماید. به عنوان مثال امکانات رفاهی سازمان مانند رختکن و غذاخوری فاقد شرایط مناسب و استاندارد بودند که مقرر گردید واحد اداری، برنامه های لازم جهت ایجاد شرایط مطلوب را در حد کفایت طرح ریزی و اجرا نماید.

لازم به ذکر است که عوامل خروج نیرو از سازمان با توجه به شرایط خاص هر صنعت و شرکت، متفاوت می باشد. واحد اداری و مدیریت منابع انسانی هر سازمان بایستی نسبت به شناسایی دقیق عوامل این مسئله اقدام کرده و سپس به تعیین راهکارهای بهبود این وضعیت اقدام نماید. در این راه، انجام مصاحبه خروج و پرس وجوی صادقانه از فردی که درصدد قطع همکاری است و یا ترک کار کرده است، بهترین منبع برای به دست آوردن اطلاعات واقعی می باشد. ضمنا داده های آماری نیز اطلاعات خوبی را فراهم کرده و کمک رسان خواهد نمود.