اجرای ممیزی نظام آراستگی محیط کار ۵S در سازمان مدیریت پسماند شهرداری مشهد

برنامه‌ریزی و اجرای ممیزی نظام آراستگی محیط کار ۵S در سازمان مدیریت پسماند شهرداری مشهد

در چارچوب پروژه همکاری مشاوره مدیریت با دستگاه های اجرایی شهرداری مشهد و مطابق با شرح خدمات تعریف شده در مهر و آبان ماه سال جاری برای بهبود و ارتقاء وضعیت محیط کاری کارکنان نسبت به برنامه ریزی و اجرای ممیزی نظام آراستگی محیط کار ۵S اقدام کردیم.

فعالیت‌های صورت گرفته برای اجرای ممیزی نظام آراستگی محیط کار ۵S در اداره‌های سازمان مدیریت پسماند شهرداری مشهد شامل برنامه‌ریزی، اجرای اقدامات برنامه، گزارش دهی و تحلیل نتایج به دست آمده می‌باشد. فهرست گام‌ها و مراحل اجرایی به شرح زیر می باشد.

• بررسی دستورالعمل اجرایی و استانداردهای تعریف شده شهرداری برای نظام آراستگی محیط کار سازمان
• برنامه ریزی ممیزی
• مطالعه و بررسی سوابق ممیزی های پیشین انجام شده در سازمان
• تهیه چک لیست های انجام ممیزی بر اساس آیتم های تعریف شده و چک لیست های ممیزی دوره پیشین
• بازدید و انجام ممیزی
• تصویربرداری از موقعیت های مربوط به مسایل نظام آراستگی و مستندسازی تصویری نتایج ممیزی
• ارزیابی نتایج، شواهد و تعیین وضعیت اداره ها

اجرای ممیزی نظام آراستگی محیط کار ۵S در مپ – سازمان مدیریت پسماند شهرداری مشهد

برنامه ریزی جهت حضور در اداره ها و انجام ممیزی نظام آراستگی محیط کار صورت پذیرفت و با اطلاع رسانی و انجام هماهنگی های لازم با روسای اداره ها و نمایندگان نظام آراستگی، ممیزی انجام گردید. در کل از ۱۳ اداره (واحد سازمانی) ممیزی  آنها انجام شد

تیم ممیزی متشکل از این‌جانب به عنوان سرممیز، کارشناس اداره آموزش، تشکیلات و بهبود روش ها به عنوان ممیز و مسئول مستندسازی بصری و ثبت تصاویر از اداره روابط عمومی بود.

برخی از دستورالعمل ها، استانداردها و منابع رویه ای، که در انجام ممیزی نظام آراستگی سازمان مدیریت پسماند به عنوان منبع، مد نظر بوده و مرجع طرح‌ریزی و اجرا قرار گرفتند شامل این اسناد می باشد. این اسناد توسط شهرداری مشهد و برای پیاده سازی و ارتقاء سطح نظام آراستگی محیط کار سازمانی در شهرداری و دستگاه های تابعه آن تدوین شده اند.

• نظامنامه آراستگی محیط کار شهرداری مشهد
• دستورالعمل برنامه ریزی و ممیزی نظام آراستگی محیط کار شهرداری مشهد
• دستورالعمل الزامات نظام آراستگی محیط کار سرمایه‌های انسانی
• دستورالعمل الزامات نظام آراستگی محیط کار در فن آوری اطلاعات
• دستورالعمل الزامات نظام آراستگی محیط کار در پشتیبانی و تدارکات

همچنین این نکته شایسته یادآوری است که هر چند استفاده از منابع در طرح ریزی و اجرای فعالیت ها به عنوان مرجع، مد نظر بوده است با این حال در پاره ای موارد و موقعیت ها بنا به شرایط، به صورت اقتضائی، فعالیت های پروژه، برنامه ریزی و اجرا شده‌اند.

گزارش مشاهده ها و عدم انطباق ها

تیم ممیزی مطابق برنامه در اداره ها و موقعیت های کاری سازمان حضور یافتند و ضمن ارزیابی تطبیق وضعیت جاری با استانداردهای تعریف شده در مراجع، آیتم های پرسشنامه و چک لیست ممیزی ۵S بررسی و تعیین وضعیت گردیدند. کلیه موارد که در تطابق با آیتم های تعریف شده نبود، مشخص گردید و شواهد مربط به هر کدام به صورت دقیق ثبت گردیدند.

ضمن آن که با تلاش کارشناس روابط عمومی، تمامی موارد دارای مغایرت و عدم انطباق تصویربرداری شد و به صورت بصری نیز مستندات تهیه گردید. در مجموع، ۷۰ نفرساعت ممیزی صورت پذیرفت و در ادامه، گزارشی از وضعیت و شرایط نظام آراستگی در هر یک از اداره ها تهیه و تدوین گردید که در آن ضمن شرح موقعیت ها، تصویرهای عدم انطباق ها نیز درج شد.

به جز عدم انطباق ها و گزارش مسایل و مشکلات محیط کاری سازمان، چند مورد از اجراهای خوب به عنوان نقطه قوت نیز مشخص گردید تا حسب صلاح‌دید برای قدردانی از آنها تصمیم های لازم اتخاذ گردید.

بر اساس شرح وضعیت آیتم ها در هر اداره و مطابق با مکانیزم امتیازدهی، به هر اداره از ۱۰۰ امتیاز کامل اجرای نظام آراستگی محیط کار، نمره و امتیازی اختصاص داده شد.

اقدامات آتی در چارچوب این پروسه نیز به شرح زیر می باشد.

که این اقدامات تا مرحله پایانی یعنی صحه گذاری اقدامات رفع عدم انطباق ها و اقدامات اصلاحی جلوگیری از وقوع مجدد مسایل و مشکلات ۵S پیگیری و اجرا می‌شوند.

اجرای ممیزی نظام آراستگی ۵S در مپ – سازمان مدیریت پسماند شهرداری مشهد