مشاوره طراحی شاخص های کلیدی عملکرد فرآیندهای کسب‌وکار شرکت پالایش گاز ایلام
یکی از پروژه‌هایی که در نیمه دوم امسال داشتم، پروژه مشاوره تعریف و طراحی شاخص های کلیدی عملکرد فرآیندهای کسب‌وکار شرکت پالایش گاز ایلام بود. در حقیقت تعریف و طراحی شاخص های فرآیندها خود نیمی از پروژه بازنگری و بهبود فرآیندهای کسب و کار شرکت پالایش گاز ایلام است که در همکاری با معاونت مهندسی و واحد مطالعات انرژی و تحلیل سیستم‌ها و شرکت مشاوره مدیریت تعالی گستر در حال اجرا می‌باشد.
شرکت پالایش گاز ایلام
شرکت پالایش گاز ایلام، از میانه دهه ۱۳۸۰ یعنی از سال ۱۳۸۶ شروع به فعالیت نموده است. کار احداث سایت و تاسیسات آن از ۱۳۸۰ شروع شده بود. شرکت پالایش گاز ایلام، گاز ترش میدان گازی تنگ بیجار را دریافت نموده و آن را پالایش می‌کند. سایت اصلی پالایشگاه گاز ایلام در نزدیکی شهر ایلام در شهرستان چوار احداث شده است.
گاز پالایش شده خروجی از پالایشگاه گاز ایلام برای تأمین گاز مصرفی شهری ساکنان شهر و استان ایلام استفاده می‌شود ضمن آن که برای تقویت فشار گاز خط لوله سراسری گاز در غرب کشور نیز مورد بهره‌برداری قرار می‌گیرد. همچنین پالایشگاه، خوراک شرکت پتروشیمی را که چند سالی است در نزدیکی آن راه‌اندازی شده است نیز تأمین می‌نماید. محصولات شرکت پالایش گاز ایلام شامل گاز شیرین / طبیعی، گوگرد، اتان، میعانات گازی و گاز مایع خام می‌باشد.
پروژه مشاوره تعریف و طراحی شاخص های کلیدی عملکرد فرآیندهای کسب‌وکار شرکت
برای بازطراحی و بازتعریف شاخصهای قبلی و همچنین طراحی و تعریف شاخصهای جدید فرآیندهای کسب و کار شرکت، با هر یک از معاونان، مدیران و روسای واحدهای مختلف سازمان یعنی مالکان فرآیندها چند نوبت جلسه برگزار کردیم. برای جلسه اول درخواست کردیم که مسئولان و کارشناسان ارشد واحدها و نفرات تأثیرگذار در اجرای فرآیندها هم حضور داشته باشند.
دوره آموزشی شاخص های کلیدی عملکرد
در نوبت اول جلسه با هر یک از واحدها، نکته‌ها و مطالب اصلی شاخصهای کلیدی عملکرد در قالب یک کارگاه آموزشی شاخص های کلیدی عملکرد با تمرکز بر فرآیندهای خود واحد و مثال‌هایی از عملکرد و شاخصهای مربوط به فعالیت‌های اصلی فرآیندها به حاضران در جلسه ارائه گردید.
حسین عبدی مشاور طراحی و تعریف شاخص های کلیدی عملکرد فرآیندهای کسب و کار شرکت پالایش گاز ایلام
در بدو امر دلایل، ضرورت‌ها و کارکردهای پایش و اندازه‌گیری شاخص‌ها بیان شد. از میان کارکردهای مختلف، دو کارکرد اصلی پایش شاخصهای فرآیندها توضیح داده شد. کارکرد اول شامل گزارش‌دهی و نمایش مدیریت مناسب و مطلوب فرآیند به مدیران ارشد سازمان و همچنین نهادهای بالاسری بیرونی مرتبط بیان گردید. کارکرد دوم هم شامل استفاده از نتایج اندازه‌گیری شاخص‌ها در شناخت موقعیت و تحلیل وضعیت برای تصمیم‌گیری بهتر و اداره هوشمندانه‌تر فرآیند توسط مالک فرآیند می‌باشد که با طرح چند مورد توضیح داده شد.
برای ایفای کارکرد اول عمدتا نتایج ارزیابی عملکرد فرآیند است که از گذشته تا کنون اندازه‌گیری و ارائه می‌شوند. عمده شاخص‌هایی هم که به کار می‌روند شاخصهای نتیجه و شاخصهای کلیدی نتیجه هستند. برای تحقق کارکرد دوم یعنی برای اداره و مدیریت بهتر فرآیند نیاز به شاخصهای کلیدی عملکرد و شاخصهای عملکرد داریم که به ما بگویند در حال حاضر یا در آینده نزدیک چه کارهایی را باید انجام دهیم؟
سپس بیان شد که شاخص‌ها بایستی با اهداف استراتژیک سازمان مرتبط باشند. اگر هم شاخصی با دست کم یکی از اهداف استراتژیک مرتبط نبود، بدون تلاش برای وصل کردن به هر قیمت شاخص به یکی از اهداف استراتژیک، آن شاخص، کاندیدای بررسی بیشتر شود و در صورت تشخیص حذف گردد.
نکته مهم دیگری که بر روی آن تأکید گردید این بود که در برخی مواقع، طراحی و تعریف شاخص، تعیین معیار پذیرش و پیگیری مدیران جهت تحقق معیار پذیرش شاخص، باعث تشویق ناخواسته و تقویت ناآگاهانه برخی رفتارهای نامطلوب و نامناسب نزد مسئول آن شاخص می‌شود. به عنوان مثال تعیین یک شاخص برای ارزیابی میزان محصولات معیوب و عدم انطباق‌های کیفی، کاری کاملا صحیح و منطقی می‌باشد. در همین حال ممکن است کارکنانی که این شاخص را اندازه‌گیری و گزارش می‌کنند و تاکنون همه موارد عیوب و عدم انطباق‌ها را گزارش می‌نمودند از این به بعد در اطلاع رسانی و گزارش کردن مشکلات کیفی، دچار تردید شده و همه موارد را ثبت و گزارش نکنند. یا شاخص‌هایی که زمان انجام فعالیت‌های مختلفی را اندازه‌گیری می‌کنند مانند بررسی و پاسخ دادن به یک درخواست، تدوین یک سند، طراحی محصول یا رفع خرابی یک تجهیز، در این موارد ممکن است، تعیین یک شاخص، زمینه‌های عدم دقت، پذیرش ریسک‌های بالاتر از حد معمول یا عدم رعایت ملاحظات کیفی، مقررات یا موارد دیگر را فراهم آورد. بیان این نکته به معنای پرهیز از اندازه‌گیری ابعاد مختلف عملکرد فرآیندها یا کارکنان نمی‌باشد بلکه هدف، جلب توجه به اثرات و پیامدهای رفتاری تعریف شاخص‌ها می‌باشد.
آخرین نکته از موارد آموزشی و انتقال دانش و تجربه برای طراحی و تعریف شاخص‌ها، این بود که برای هر فرآیند تا جایی که امکان دارد هم شاخص کارایی و هم شاخص اثربخشی و در صورت امکان شاخص بهره‌وری هم در نظر گرفته شود. این نکته، قطعیت و عمومیت ندارد اما شاخص‌هایی که در سمت خروجی فرآیند و در موقعیت‌های ارائه خدمات و محصولات یک فرآیند تعریف می‌شوند معمولا شاخصهای اثربخشی هستند و شاخص‌هایی که در سمت ورودی و منابع، تعیین می‌شوند، بیشتر شاخصهای کارایی می‌باشند. شاخص‌هایی هم که خروجی‌ها را به ورودی‌ها مربوط می‌کند و نتایج را بر اساس منابع ورودی ارزیابی و اندازه‌گیری می‌کنند، می‌توانند شاخص بهره‌وری باشند.
در نوبت‌های بعدی جلسه‌های برگزار شده با هر یک از واحدها نکته‌ها و مواردی که در جلسه اول و در کارگاه آموزشی طراحی و تعریف شاخص های کلیدی عملکرد بیان شده بود در طراحی شاخص‌ها مد نظر قرار گرفت. در ابتدا شاخصهای تعریف شده قبلی مورد بازنگری قرار گرفتند. برخی از شاخص‌ها حذف شدند و برخی دیگر تغییر یافتند. سپس مواردی که احساس می‌شد کمبودی وجود دارد و نیاز است که اضافه شوند در دستور کار قرار گرفتند. به عنوان مثال موقعیت‌هایی بود که یک فرآیند، فقط دارای شاخصهای کارایی بود یا فقط شاخصهای اثربخشی برای فرآیند تعیین شده بود یا فرآیندهایی بودند که عمده شاخصهای آن شاخصهای نتیجه بودند و شاخص عملکردی برای آنها در نظر گرفته نشده بود. با توجه به وضعیت هر فرآیند، شاخص‌هایی برای کامل شدن آن فرآیند، تعریف شد و به فهرست شاخصهای فرآیند اضافه شدند.
مشاوره طراحی و تعریف شاخصهای کلیدی عملکرد فرآیندهای کسب و کار شرکت پالایش گاز ایلام
شاخصهای طراحی و تعریف شده جدید و شاخصهای تغییریافته یا تأیید شده پیشین، همگی در فرمت شناسنامه شاخص‌ها، ثبت و مستند گردیدند. اطلاعات اصلی شناسنامه شاخص‌ها شامل عنوان فرآیند، عنوان شاخص، نوع شاخص، نحوه محاسبه، مسئول اندازه‌گیری و پایش، دوره اندازه‌گیری، هدف استراتژیک مرتبط، منابع داده‌ها و اطلاعات برای اندازه‌گیری شاخص و مسئول تحلیل و اقدام روی نتایج شاخص می‌باشد.
اقدامات و فعالیت‌های دیگری در این بخش از پروژه تعریف شده‌اند که پس از اجرا و کسب نتایج پیش بینی شده نکاتی را خاطرنشان خواهم کرد.
PI : Performance Indicator
KPI : Key Performance Indicator
RI : Result Indicator
KRI : Key Result Indicator
ثبت دیدگاه
مایل به ملحق شدن به بحث هستید ؟به ما بپیوندید !