تکمیل پروژه مشاوره مدیریت سازمان آتش نشانی و خدمات ایمنی شهرداری

پس از همکاری با سازمان مدیریت پسماند شهرداری یکی از کلان شهرهای کشور و همچنین همکاری با معاونت خدمات شهری در تعریف و برنامه ریزی دستورالعمل های کاری معاونت، جهت ارائه خدمات مشاوره مدیریت سازمان آتش نشانی و خدمات ایمنی پیشنهادی دریافت کردم.

پروژه مشاوره سازمان آتش نشانی و خدمات ایمنی به عنوان بزرگترین سازمان وابسته به شهرداری از نظر تعداد نیروی انسانی و تجهیزات خاص آن، شرایط ویژه ای دارد و همین خصوصیات آن باعث شد که پروژه مشاوره مدیریت آن برایم بسیار جالب و آموزنده باشد.

شرح خدمات اولیه که بر روی آن توافق کردیم شامل موارد اصلی زیر بود.

1. سامان دهی فرم ها
2. مدیریت ریسک
3. ممیزی
4. آموزش، فرهنگ سازی و ترویج
5. تهیه و ارائه گزارش های موضوعی
6. تهیه و تدوین دستورالعمل های کاری سازمان اعم از

• دستورالعمل برنامه ریزی و اجرای مانورهای عملیاتی
• دستورالعمل نگهداری و تعمیرات تجهیزات آتش نشانی
• دستورالعمل روش های اطفای حریق
• دستورالعمل راهبری عملیات اطفای حریق / رفع حادثه (پاسخگویی به تماس، اعلام و اعزام)
• دستورالعمل راهبری امور ایستگاه ها
• دستورالعمل شناسایی اماکن پرخطر
• دستورالعمل جانمایی و جابه جایی پرسنل عملیاتی
• دستورالعمل احداث و توسعه ایستگاه ها

7. تدوین شناسنامه فرآیندهای کسب و کار سازمان اعم از

• شناسنامه فرآیند راهبری امور ایستگاه آتش نشانی
• شناسنامه فرآیند سیاستگذاری و برنامه ریزی خدمات ایمنی عمومی

تکمیل پروژه مشاوره سیستم مدیریت کیفیت سازمان آتش نشانی و خدمات ایمنی شهرداری کلانشهر

پس از آن که بر روی شرح خدمات، مدت زمان اجرای پروژه و همچنین بهای ارائه خدمات مشاوره توافق صورت گرفت و اقدامات لازم انجام گردید، کارهای اجرایی پروژه شروع شد. در ابتدا مقرر گردید که گزارش از وضعیت کنونی سیستم سازمان تهیه و شرایط فعلی ترسیم شود تا در انتهای پروژه بتوان دست‌آوردها را شفاف مشخص نمود. ضمن آن قرار شد یک برنامه زمانبندی برای اجرای پروژه تهیه و به سازمان ارائه شود.

در بررسی و ارزیابی اولیه ای که از سازمان آتش نشانی به عمل آمد، یک سری ویژگی ها و مشخصات مورد شناسایی قرار گرفت که مبنای اولیه شناخت من از سازمان آتش نشانی را شکل داد. مطابق بند ۴-۱ استاندارد بین المللی ایزو ۹۰۰۱ سیستم مدیریت کیفیت شما اگر مشاور، ممیز، مدرس باشید یا حتی مدیر سازمان و بخواهید که الزامات سیستم مدیریت کیفیت را طراحی کنید، اجرا نموده و مستقر نمایید بایستی زمینه و محیط Context را شناخته و درک نمایید.

این درک و شناخت شما از محیط سازمان مبنای همه کارهایی باشد که می خواهید انجام دهید. مثلا فرآیندهای مربوط به موضوعی که بسیار در سازمان گسترده تر هست، تعداد بیشتری باید باشد یا پیچیده تر در نظر گرفته شوند. به عنوان مثال سازمان آتش‌نشانی و خدمات ایمنی شهر، نهادی است که در اجرای وظایف و پیگیری مأموریت‌های خود، تکیه و نیاز مبرمی به تجهیزات و زیرساخت‌های فیزیکی دارد. به کارگیری تجهیزات مورد نیاز به صورت سالم و آماده به‌کار در مواقع اضطراری از جمله شروط اساسی اثربخشی فعالیت‌های سازمان می‌باشد.

تکمیل پروژه مشاوره مدیریت سازمان آتش نشانی و خدمات ایمنی شهرداری

تجهیزات، دستگاه ها و ماشین آلات همه به عنوان دارایی های فیزیکی در نظر گرفته می شوند. دارایی‌های فیزیکی به نگهداری و مراقبت نیاز دارند. اگر دارایی‌های فیزیکی خوب نگهداری نشوند، سریع‌تر مستهلک می‌شوند و عمر مفید آنها کوتاه می‌شود و در حین استفاده بیشتر خراب می‌شوند و در دوران خرابی از استفاده خارج می‌شوند. به بیانی دیگر، ارزشی که باید از ماهیت آن دارایی‌ها برای سازمان آتش نشانی و جامعه شهروندان محقق شود، اتفاق نمی‌افتد. مدیریت دارایی‌های فیزیکی همه فعالیت‌هایی است که برای خلق بیشترین ارزش و انجام عملیات و ارائه خدمات انجام می‌شود. فرآیند نگهداری تعمیرات تجهیزات، بخشی از سیستم و فرآیند مدیریت دارایی‌های فیزیکی است.

شبیه روندی که بیان گردید برای شناخت جنبه های مختلف سازمان آتش نشانی و ابعاد گوناگون محیط و زمینه آن اقدام شد تا یک سیستم مدیریت منطبق با خصوصیات و ویژگی های شناسایی شده آن طراحی و اجرا شود و به همین صورت ادامه یافت.

در پایان پروژه، مطابق با شرح خدمات پروژه مشاوره سیستم مدیریت کیفیت، یک ارزیابی کامل به عمل آمد و مورد به مورد بررسی شد که آیا انجام شده اند یا خیر؟ به عنوان مثال به جز دستورالعمل ها و شناسنامه فرآیندهایی که در شرح خدمات تعیین شده اند، ۴ دستورالعمل دیگر هم تدوین شدند و پس از تهیه، تأیید و تصویب شدند. به همین روال، دیگر موارد شرح خدمات هم صحه گذاری شدند و پروژه تحویل داده شد.

تکمیل پروژه مشاوره سیستم مدیریت کیفیت سازمان آتش نشانی و خدمات ایمنی شهرداری