مروری بر اهمیت شاخص تحویل به موقع – OTD و بررسی راهکارهای کاربردی و عملیاتی برای بهبود آن

محاسبه، تحلیل و بهبود شاخص تحویل به موقع – OTD

یکی از آیتم های اصلی که در ایجاد و بهبود رضایت مشتریان یا نارضایتی شان از محصولات یک شرکت تولیدی یا خدماتی، مستقیما تأثیرگذار است تحویل به موقع محصول یا خدمت می باشد. مشتری، محصول یا خدمتی را سفارش داده تا در زمانی که توافق شده است دریافت نماید. بالا بودن شاخص تحویل به موقع، از جمله عوامل اصلی در موفقیت کسب و کار سازمان ها می باشد. نکته دیگری که در مورد این شاخص می توان گفت که از جمله معیارهای اصلی در مورد شرکت و بنگاهی که سعی می کند عملکرد خود را در کلاس جهانی World Class  قرار دهد، بالا بودن مقدار شاخص تحویل به موقع می باشد. دو شاخص مهم دیگر برای ارزیابی سطح عملکرد در کلاس جهانی شرکت ها، شاخص های اثربخشی کلی تجهیزات OEE و تعداد قطعه معیوب و برگشتی در میلیون PPM  هستند.

تحویل به موقع در حوزه تجارت B2B (شرکت با شرکت) بیشتر اهمیت دارد. هرچند که در کسب و کارهای متوسط و کوچک که با مشتری و مصرف کننده نهایی سروکار دارند نیز این موضوع، مهم می باشد.

ضرورت دیگر برای پرداختن شایسته به شاخص تحویل به موقع به جز رضایتمندی مشتری، این نکته است که معمولا در قراردادهای فروش، بند زمان تحویل محصول نیز درج می گردد که در صورت تأخیر در تحویل موضوع قرارداد، پیامدهای مالی و اقدامات جبرانی برای شرکت فروشنده (تأمین کننده) در نظر گرفته می شود. به عنوان مثال در صنعت خودرو، برخی خودروسازان بندی را در قرارداد می آورند که شرکت تأمین کننده و قطعه ساز در صورت تأخیر در ارسال قطعات و اگر این تأخیر موجب توقف در خط تولید خودروساز شود، تأمین کننده، بایستی جریمه نقدی بپردازد که عمدتا مبالغ گزافی خواهد شد.

به جز موارد فوق، ضرورت وفای به عهد مطابق اصول اخلاق حرفه ای و کاری، شرکت ها را متعهد می نماید که در زمان های توافق شده به قول و قرار خود عمل نمایند.

تحقق شاخص تحویل به موقع – On Time Delivery – در سطحی مناسب، وابسته به عوامل متعددی است. در ادامه چند فاکتور موثر و اقداماتی که برای بهبود شاخص تحویل به موقع مناسب می باشند را مورد بررسی قرار می دهیم. در کسب و کارها و صنایع مختلف ماهیت عوامل و میزان تأثیر هر کدام متفاوت خواهد بود و اگر برنامه ای برای بهبود این شاخص طراحی و اجرا می نمایید باید شرایط و متقضیات کسب و کار و صنعت خود را در آن دخالت دهید. در اینجا مواردی که عمومیت بیشتری دارد ارائه شده است.

1. بیش از ظرفیت واقعی تولید و تحویل شرکت خود، سفارش از مشتری قبول نکنید

هنر واحد فروش و بازاریابی یک سازمان آن است که بتواند سفارش بیشتری گرفته و قراردادهای متعددی برای فروش محصول یا ارائه خدمات منعقد نماید اما تولید و ارسال و ارائه به موقع محصول را نبایستی دور از نظر داشت. با توجه به اتفاقاتی همچون خرابی تجهیزات و توقفات پیش بینی نشده، معمولا از برنامه ریزی انجام شده که مطابق با ظرفیت فرآیندهای تولیدی شرکت می باشد عقب می افتیم. به همین دلیل، نبایستی بیش از همین ظرفیتی که برخی مواقع نیز نمی توان به سطح کامل آن دست پیدا کرد به مشتری تعهد داد. به جز در نظر گرفتن توقفات معمول، راندمان کاری، درصد ضایعات و دوباره کاری، بایستی عوامل ناخواسته را با اعمال ضریب احتیاطی معقول در نظر بگیرید و در تعیین و ابلاغ زمان تحویل به مشتری لحاظ کنید. در این باره واحد فروش شرکت بایستی با واحد برنامه ریزی تولید کاملا مرتبط و هماهنگ باشد.

در شرایطی که به صورت مداوم، با تأخیر پیاپی در تحویل محصول و به انجام رساندن سفارش ها روبرو هستید و تشخیص داده اید که ظرفیت تولید شرکت با حجم فروش و سفارش ها متناسب نیست، مطابق با تحلیل شرایط و امکانات نسبت به افزایش ظرفیت تولید اقدام کرده یا به فکر برون سپاری کردن برخی مراحل عملیاتی باشید.

2. برنامه ریزی مواد اولیه – MRP
   

مواد اولیه و قطعات نیم ساخته، ابزارهای مصرفی و همچنین ملزومات بسته بندی از جمله منابع اصلی و امکانات مورد نیاز تولید می باشند که به وجود آمدن مشکل در تهیه و تأمین مقدار مورد نیاز و دریافت به موقع آن ها تحقق برنامه ریزی تولید و شاخص تحویل به موقع را تحت الشعاع قرار می دهد. برای تحقق اهداف زمانبندی تولید و تحویل محصولات یک سیستم برنامه ریزی تهیه و تأمین نیازمندی های تولید اولین چیزی است که به آن نیاز خواهید داشت.

با تخمین و محاسبه زمان تدارک اقلام ورودی Lead Time  و دیگر پارامترهای تأثیرگذار نسبت به تعیین موجودی و ذخیره احتیاطی Safety Stock ، اقدام کرده تا اثرات منفی ایجاد نوسان در تأمین مواد اولیه را کاهش دهید.

محاسبه، تحلیل و بهبود شاخص تحویل به موقع OTD

3. استفاده از سیستم های مدیریت اطلاعات در فرآیند برنامه ریزی تولید

اثربخشی فرآیند برنامه ریزی تولید را با به کارگیری سیستم های اطلاعاتی همچون نرم افزارهای مدیریت موجودی و نرم افزار برنامه ریزی تولید افزایش دهید. به طور معمول نرم افزار از پیش طراحی شده ای برای برنامه ریزی تولید وجود ندارد. با توجه به فرآیند تولید شرکت تان، اجزاء محصول، مراحل عملیات و دیگر عوامل تأثیرگذار بهتر است یک سیستم نرم افزاری برای برنامه ریزی تولید شرکت ایجاد نمایید و به مرور آن را توسعه داده و بهبود بخشید.

4. کنترل، پایش و بهبود شاخص تحقق برنامه تولید و شاخص تحویل به موقع – OTD

شاخص درصد تحقق برنامه تولید و هم شاخص تحویل به موقع را به صورت دوره ای مثلا ماهانه و به طور مرتب اندازه گیری کرده و پایش کنید. به نظر می آید که این دو شاخص یک معنا و مقصود داشته باشند اما در برخی شرکت ها شرایط این دو می تواند متفاوت از هم باشد. واضح است که شاخص تحقق برنامه تولید سهم بسیار بزرگی در شاخص تحویل به موقع دارد. با این حال شرط لازم هست اما کافی نمی باشد. شرکتی که بخشی از عملیات خود را برون سپاری کرده میزان تحقق برنامه تولید و تحویل به موقع با یکدیگر تفاوت دارد یا فعالیت های بازرسی و کنترل کیفیت نهایی، عملیات بسته بندی، ارسال و حمل و نقل، در بیشتر شرکت ها، بیرون از حوزه فعالیت های فرآیند تولید می باشد.

هر دوره که مقدار اندازه گیری شده شاخص، میزان معیار پذیرش را پاس می کند، تحقق شاخص را تحلیل کرده و عوامل موفقیت را تعیین کنید. هر وقت هم که مقدار شاخص به معیار پذیرش نمی رسد ضمن تحلیل کردن عوامل عدم دستیابی، بایستی اقدامات اصلاحی و جبرانی را تعریف نموده و اجراء کنید. همانطور که گفتم در حالت تحقق معیار پذیرش هم آن عوامل و کارکردهای مثبتی که باعث شده مقدار شاخص به معیار پذیرش رسیده را نیز بهتر است که شناسایی نموده و مستند کنید.

5. کاهش توقفات تولید

توقفات خط تولید شامل توقفات برنامه ریزی شده و توقفات برنامه ریزی نشده می گردد. این توقفات به دلیل در دسترس نبودن یک یا تعدادی از منابع و امکانات مورد نیاز تولید می باشد و باعث می گردد که یک منبع از شرایط عملیاتی خارج شده و خط تولید متوقف گردد.

برای تحت کنترل در آوردن وقوع هر کدام از این توقفات باید مطابق یک رویه روش مند اقدامات لازم را اتخاذ کنید. اطلاعات مربوط به توقفات و داده های گردآوری شده را تحلیل کنید، علل ریشه ای را شناسایی کرده و با طراحی و اجرای اقدامات اصلاحی اثربخش، از وقوع دوباره توقفات با همان دلایل و علت ها جلوگیری کنید.

بایستی مشکلات تکراری را با انجام اقدامات اصلاحی، طوری رفع کنید که دوباره رخ ندهند. با اجرای این رویه نظام مند، به تدریج و گام به گام، زمان توقفات را کاهش دهید. به عنوان مثال بخشی از توقفات، شامل خرابی دستگاه ها و ماشین آلات می باشد که با اجرای یک سیستم مدیریت نگهداری تعمیرات می توان زمان های خرابی دستگاه ها و توقف خط را به حداقل رساند. بخشی دیگر از توقفات معمول را می توان آماده نبودن ابزارهای تولید مانند قالب ها و فیکسچرها دانست که با پیاده سازی فرآیند مدیریت ابزار و ارتقاء سطح عملکرد این فرآیند، امکان این را خواهید داشت که ابزارهای تولید در شرایط بهتر عملیاتی قرار گیرند.

توقفات برنامه ریزی شده هم شامل مواردی چون زمان های عدم تولید به واسطه آماده سازی راه اندازی اولیه، تغییر محصول تولیدی و تعویض قالب ها می باشند. زمان انجام فعالیت های تغییر خط تولید، تعویض قالب ها و فیکسچرها و انجام تنظیمات لازم جهت تولید محصولی دیگر را با اجرای تکنیک تعویض تک دقیقه ای قالب – SMED –  می توان کاهش داد. بیشتر ما زمان های توقفات برنامه ریزی شده را به عنوان موضوعی پذیرفته شده تلقی می کنیم در حالی که این دیدگاه بهتر است که تغییر کند. با آشنایی و تسلط به تکنیک های نوین ارائه شده در این زمینه، بخش هایی از این توقفات را می توان کاهش داد و به زمان تولید اضافه کرد.

6. موجودی نداشتن مواد اولیه به دلیل عدم تأمین به موقع مواد و قطعات توسط پیمانکاران و تأمین کنندگان

فرآیند مدیریت زنجیره تأمین / لجستیک شامل فعالیت های مهمی مانند ارزیابی پیمانکاران، برنامه ریزی تأمین و خرید، حمل و نقل، دریافت و انبارش و . . .  را با رویکردی سیستماتیک ارتقاء دهید. با طرح ریزی برنامه های ارزیابی، آدیت و ممیزی زمینه های ارتقاء سطح عملکرد پیمانکاران و تأمین کنندگان، شرکت را به وجود آورید. همان گونه که هم اکنون دارید مطالعه می کنید تا برنامه هایی برای بهبود شاخص تحویل به موقع طرح ریزی و پیاده‌سازی نمایید، تأمین کنندگان شما نیز باید این دغدغه را داشته باشند. شرکت های تأمین کننده مواد اولیه و قطعات نیم ساخته مورد نیاز خط تولید را به مانند انبار مواد اولیه شرکت خود تصور کنید که سطح عملکرد بالا یا پایین آن بر عملیات شما تأثیرگذار می باشد. با کمک های مدیریتی و سیستمی به آن ها این انگیزه را در بین شان به وجود آورده تا بخواهند که سطح عملکردشان را ارتقاء دهند. با ارائه کمک به آن ها خودتان از اولین ذینفعانی می شوید که در این بهبود، سهیم می باشند.

7. راندمان کاری منابع انسانی تولید را با ارتقاء رضایت کارکنان، بهبود دهید

راندمان پایین منابع انسانی شرکت یا عدم حضور نیروی انسانی به دلایلی مانند تأخیر، غیبت، ترک کار و . . . برنامه های تولید و ارسال را با مشکل روبرو می کنند. پرسنل شرکت و علی الخصوص کارکنان واحد تولید بایستی آموزش دیده و با انگیزه باشند. با آموزش پرسنل تولید و بالا بردن مهارت اپراتورها در انجام تنظیمات فرآیند، آماده سازی دستگاه، بستن و تنظیم قالب ها و ابزارها، توانایی آنها را جهت رفع توقفات و بازگرداندن سریع خط تولید به وضعیت عملیاتی، بالا ببرید. تا اینجا مربوط به توانستن نیروی انسانی تولید می باشد حالا مسئله اصلی خواستن است.

بهبود روحیه شغلی و انگیزش پرسنل با روش هایی چون پرداخت پاداش اضافه تولید / آکورد تولید ، عامل بسیار مهمی جهت بالا بردن بهره وری نیروی کار می باشد. با این اقدام، رسیدن به ظرفیت کامل تولید، ممکن و تسهیل می شود.

8. برطرف کردن مشکلات کیفی

مغایرت ها و عدم انطباق های کیفی باعث دوباره کاری و ضایعات شده و بخشی از ظرفت تولید محصول سالم را به خود اختصاص می دهند. پایین بودن سطح کیفیت می تواند منجر به عدم تحقق برنامه تولید و کاهش شاخص تحویل به موقع شود. در برخی موارد که مشکلات کیفی تشدید می‌شوند، باعث توقف کامل خط تولید نیز می شوند. ضایعات و دوباره کاری، باعث می شود زمان و منابع تولید، صرف ایجاد محصول بلا استفاده یا محصول با درجه کیفی پایین گردد. این حالت منجر به صرف زمان جهت انجام دوباره فعالیت های تولیدی برای اصلاح و تعمیر قطعات معیوب و نامنطبق می گردد.

بهبود کیفیت یعنی کاهش دادن شاخص های ضایعات و دوباره کاری، هر چه قدر که بتوانید از مقدار و درصد ضایعات و دوباره کاری ها، کم کنید به همان میزان راندمان تولید را بالا برده اید. زیرا که در بار اول، محصول سالمی تولید کرده اید و نیازی به صرف منابع تولید جهت جایگزین کردن قطعات ضایعات شده نیست یا زمان تولید را صرف انجام فعالیت های اصلاح و تعمیر قطعات معیوب نمی کنید.

9. موجودی احتیاطی برای مواد اولیه، قطعات نیم ساخته و حتی محصول نهایی

این اقدام، توصیه نمی شود اما برای مواردی که حساسیت زیادی وجود دارد و عدم تحویل به موقع محصول، مشکلات بزرگی را ایجاد می کند، می توان روی این روش حساب کرد.

10. طرح های اضطراری / طرح های اقتضایی (برنامه جایگزین)

هر چه قدر برنامه های منسجمی برای تهیه، تأمین و نگهداری مطلوب منابع و امکانات تولید پیاده کنید باز هم احتمال به وجود آمدن مشکل در تهیه منابع و امکانات مورد نیاز تولید وجود دارد. این موارد را پیش بینی کرده و برای هر کدام یک طرح پشتیبان تعریف کنید. وضعیت‌های بحرانی و شرایط اضطراری می‌توانند شامل این موارد باشند :

• عدم تحقق تعهدات تأمین کنندگان مواد اولیه

• مشکلات حمل و نقل

• قطع برق

• قطع گاز

• خرابی تجهیزات کلیدی تولید

• مشکلات کیفی

هر موردی که باعث شود تولید دچار وقفه گردد را با دیدگاهی بدبینانه فهرست کنید. برای هر یک از این حالت های شناسایی شده، به صورت دقیق وضعیتی که ایجاد می شود را تحلیل کنید. در صورتی که امکان برنامه ریزی و اجرای طرح جایگزین – پلن B – برای هر یک از موارد وجود دارد، منابع و امکانات مقابله با شرایط اضطراری را مشخص کرده و برای اجراء ، دستورالعمل های اجرایی و برنامه عملیاتی تدوین نمایید.

طرح های جایگزین می توانند شامل موارد زیر باشند :

• شناسایی و ارزیابی تأمین کننده برای جایگزینی تأمین کننده اصلی

• شناسایی پیمانکار واجد شرایط برای برون سپاری فرآیندهای تولیدی که دچار مشکل گردیده است

• استفاده از سوخت هایی چون گازوییل به جای گاز

• تهیه ژنراتور برق اضطراری

• تهیه فهرست و تأمین قطعات یدکی برای تجهیزات کلیدی

• موجودی احتیاطی مواد اولیه

• ذخیره احتیاطی محصول نهایی

• و . . .

محاسبه، تحلیل و بهبود شاخص تحویل به موقع OTD