الزامات سیستم مدیریت کیفیت صنعت خودرو ISO TS 16949 مرتبط با مدیریت منابع انسانی

مدیریت منابع انسانی از نگاه پدیدآورندگان سیستم های مدیریت کیفیت دور نمانده است. بند ششم استاندارد بین المللی سیستم های مدیریت کیفیت مانند ایزو ۹۰۰۱ و ایزو تی اس ۱۶۹۴۹ (لازم به ذکر است این ویرایش سیستم مدیریت کیفیت صنعت خودرو، منقضی شده است) به مدیریت منابع به صورت عام و مدیریت منابع انسانی به صورت خاص پرداخته است. به مبحث مدیریت منابع در بند ۶- مدیریت منابع و ۶-۱- فرآهم آوری منابع و مسائل مربوط به مدیریت منابع انسانی که در ارتباط با سیستم مدیریت کیفیت می باشد در بند ۶-۲- آمده است.

۶ – مدیریت منابع

۶-۱ فراهم آوری منابع

سازمان باید به منظورهای زیر منابع مورد نیاز را تعیین و آنها را فراهم آورد

الف – استقرار و نگهداری سیستم مدیریت کیفیت و بهبود مداوم اثربخشی آن

ب – ارتقاء رضایت مشتری از طریق برآورده نمودن خواسته های ایشان

۶-۲ منابع انسانی

۶-۲-۱ کلیات

کارکنانی که عملکرد آنها بر انطباق با الزامات محصول تأثیر می گذارد باید براساس تحصیلات، آموزش، مهارت ها و تجربه دارای صلاحیت مناسب باشند.

یادآوری : انطباق با الزامات محصول می تواند به طور مستقیم یا غیر مستقیم تحت تأثیر کارکنانی باشد که وظیفه ای را در سیستم مدیریت کیفیت انجام می دهند.

مطابق بند ۶-۱ و در رابطه با منابع انسانی، استاندارد می خواهد که منابع انسانی مورد نیاز را تعیین کرده و آن ها را فراهم آورید. در اولین گام و برای تعیین نیروی انسانی لازم و با در نظر داشتن دو هدفی که استاندارد خواسته است یعنی استقرار و نگهداری سیستم مدیریت کیفیت و بهبود مستمر اثربخشی آن و همچنین برآورده ساختن خواسته های مشتری برای جلب رضایت وی، شما باید نمودار سازمانی شرکت خود را طراحی نمایید. این کار با سازمان دهی مناسب نیرو های انسانی با به کارگیری متدها و شیوه های رایج ارائه شده در این خصوص، صورت می پذیرد. به جهت تحقق هدف سیستم مدیریت کیفیت، از تأمین منابع انسانی، شما باید مواردی را در طراحی چارت سازمانی رعایت کنید.

• مسئولیت نماینده مدیریت را مشخص نمایید.
• مدیریت ارشد و مسئولیت هایی که استاندارد بین المللی از وی خواسته را تعریف و تعیین کنید.
• مسئولیت استقرار و نگهداری سیستم مدیریت کیفیت را در قالب یک پست با شرح وظایف مشخص ایجاد کنید که در این راه معمولا واحد تضمین کیفیت، عهده دار این وظیفه می گردد.
• برای انطباق با الزامات محصول، مسئولیت ها و پست های مورد نیاز مانند کنترل کیفیت را تعیین نمایید.
• و نماینده مشتری را مشخص کنید.

با طراحی چارت سازمانی، منابع انسانی در قالب پست ها و مسئولیت های تعریف شده در نمودار سازمانی، مشخص می گردند.

حالا الزامات مندرج در بند ۶-۲- را مشاهده می کنیم. در قسمت کلیات، یعنی بند ۶-۲-۱- اولین اقدامی که باید صورت دهید این است که کارکنان سازمان و مسئولیت های تعریف شده را بررسی کرده و هر کدام که در سیستم مدیریت کیفیت، نقشی دارند و بر انطباق با الزامات تعریف شده محصول تأثیرگذارند را درقالب یک فهرست، مشخص کنید.

توجه داشته باشید که برخی تأثیر مستقیم دارند و بعضی غیر مستقیم. افرادی که تأثیر غیر مستقیم دارند را هم بایستی در فهرست بیاورید.

در ادامه، استاندارد می خواهد که کارکنان موثر در سیستم مدیریت کیفیت دارای صلاحیت مناسب باشند. خود استاندارد، مصادیق صلاحیت مناسب را مشخص کرده که شامل موارد زیر می باشد.

الف – تحصیلات

ب – آموزش

پ – مهارت ها

ت – تجربه

برای هر پست تعیین شده در چارت سازمانی، شرایط لازم برای فردی که می خواهد متصدی انجام وظایف آن شغل شود را نیز بایستی تعریف نمایید. حداقل مواردی که استاندارد خواسته است، شامل چهار مورد فوق می باشد. پس برای هر پست، سندی با عنوان شرایط احراز صلاحیت شغل، تهیه نموده و متناسب با وظایفی که از وی انتظار دارید، موارد فوق را تعریف کنید.

الف – تحصیلات

برای انجام وظایف شغل های موجود در سازمان، فرد نیاز به دانش تئوریک و عملی دارد. متناسب با نوع فعالیت سازمان برای هر شغل مدیریتی و کارشناسی، رشته های تحصیلی موجود را بررسی کرده و آن را که مناسب تر است انتخاب نمایید.

ب – آموزش

هر یک از کارکنان برای انجام وظایف تخصصی خود باید در دوره های آموزشی مضاعفی شرکت نموده و دانش تئوریک و مهارت های اجرایی و عملیاتی لازم را کسب نماید. این آموزش ها در قالب فهرستی از دوره های آموزشی جهت انجام صحیح وظایف هر شغل و در سندی با عنوان استاندارد آموزشی شغل تعریف و تدوین می گردند.

پ – مهارت ها

به جز دوره های آموزشی که فرد عهده دار یک مسئولیت، بایستی آن ها را بگذراند، مهارت هایی عمومی نیز مورد نیاز می باشد تا فرد بتواند وظایف محوله را به خوبی انجام دهد. هر چند که هدف از شرکت و حضور در دوره های آموزشی نیز ایجاد مهارت ها در متصدیان شغل ها می باشد.

در همان سند شرایط احراز صلاحیت، قسمتی را با عنوان مهارت ها و توانایی های لازم ایجاد کرده و برای هر شغل، آن ها را تعریف کرده و درج نمایید مانند مهارت های عمومی کار با رایانه، توانایی ارتباط با دیگران و . . .

ت – تجربه

صلاحیت تصدی یک شغل در بیشتر موارد به جز مهارت ها نیاز به داشتن تجربه لازم نیز دارد تا

• در آن موقعیت قرار گرفته
• انجام وظیفه کرده
• تصمیم گیری نموده باشد
• نتایج تصمیمات خود را دیده باشد
• نقاط مثبت و منفی و شکست ها و موفقیت ها را تجربه کند
• و سردو گرم ها را چشیده باشد

فعالیت هایی که تاکنون انجام شده است، مربوط به تعریف شرایط لازم و کافی و تعیین آیتم های احراز صلاحیت شاغل می باشد. حال باید شرایطی که یک متقاضی دارد را بررسی کنید تا ببینید آیا آن فرد واجد صلاحیت لازم برای تصدی آن شغل می باشد یا خیر؟ به بیانی دیگر باید صلاحیت وی احراز شود. برای این کار، مدارک و سوابق و اطلاعات موثق ارائه شده از سوی متقاضی را با شرایط تعریف شده مطابقت دهید.

الزامات سیستم مدیریت کیفیت صنعت خودرو ISO TS 16949 مرتبط با مدیریت منابع انسانی

۶-۲-۲ صلاحیت، آموزش و آگاهی

سازمان باید

الف – صلاحیت های لازم برای کارکنان موثر بر انطباق با الزامات محصول را تعیین نماید

ب – در صورت کاربرد، آموزش یا سایر اقدامات لازم را جهت دستیابی به صلاحیت های مورد نیاز فراهم آورد

ج – اثربخشی اقدامات انجام شده را ارزیابی نماید

د – حصول اطمینان از اینکه کارکنان از مرتبط بودن و اهمیت فعالیت های خود و این که چگونه آن ها در دستیابی به اهداف کیفیت مشارکت دارند، آگاه هستند

ه – سوابق مناسب مربوط به تحصیلات، آموزش، مهارت و تجربه را نگهداری نمایید. به بند ۴-۲-۴ رجوع کنید

بند “د” می خواهد که کارکنان و پرسنل سازمان از نقش خود و تأثیرگذاری اقدامات و فعالیت هایی که هر یک از اعضای سازمان در دستیابی به اهداف کیفیت دارند، مطلع شوند. به جهت ایجاد آگاهی در کارکنان سازمان فعالیت های زیر باید انجام گردند.

1. بیانیه خط مشی کیفیت را در معرض دید پرسنل قرار دهید.
2. در جلسات درون واحدی، مدیر و مسئول واحد یا سرپرست های قسمت ها، بیانیه خط مشی کیفیت را برای پرسنل خوانده و مندرجات آن را توضیح دهند.
3. مفهوم اهداف کیفیت را برای پرسنل تشریح کرده و توضیحات ساده و مفهوم برای آنها ارائه شود.
4. اهداف کیفیت مرتبط با وظایف واحد و پرسنل آن واحد را به طور خاص توضیح دهد.
5. مقادیر اهداف تعیین شده سال جاری برای اهداف کیفیتی را ارائه کرده و راهکارها و برنامه های طراحی شده برای دستیابی به آن ها را توضیح داده و به پرسنل منتقل نمایید که نقش آن ها و ایفای وظایف آن ها چه تأثیری در دستیابی به اهداف کیفیت دارد.
6. پس از تمامی این موارد آگاهی بخشی، پرسش نامه ای حاوی سوالاتی که مرتبط با خط مشی کیفیت، اهداف کیفیت و نقش پرسنل در دستیابی به آنهاست را طراحی نمایید و به صورت دوره ای این پرسش نامه را به تعدادی از پرسنل واحدهای مختلف داده و از آن ها خواسته شود که به سوالات پاسخ دهند.
7. بررسی پاسخ های پرسنل مشخص می کند که آن ها تا چه حدی از اهمیت فعالیت های خود آگاه هستند. با توجه به سطح آگاهی پرسنل، برنامه های لازم و مورد نیاز را طرح ریزی و اجرا نمایید.

۶-۲-۲-۲ آموزش

سازمان باید روش های اجرایی مدونی را برای شناسایی نیازهای آموزشی و دست یابی به صلاحیت کلیه کارکنانی که که فعالیت آن ها بر انطباق با الزامات محصول موثر است، ایجاد کرده و نگهداری نماید. کارکنان مجری فعالیت های ویژه باید تا آنجا که لازم است با توجه خاص نسبت به برآورده سازی الزامات مشتری، دارای صلاحیت باشند.

یادآوری ۱ : این مورد برای کلیه کارکنان موثر بر کیفیت در کلیه سطوح سازمان کاربرد دارد.

یادآوری ۲ : یک نمونه از الزامات ویژه مشتری استفاده از داده های محاسبات عددی می باشد.

در مورد فرآیند آموزش و الزامات آن در مطلبی دیگر نکات مهم و ضروری را ارائه می کنم اما جهت مطالعه دقیق تر این فرآیند می توانید استاندارد مدیریت کیفیت، راهنمایی هایی برای آموزش – ایزو ISO 10015 را مطالعه نمایید.

فرآیند آموزش شامل مراحل زیر می باشد:

• نیاز سنجی آموزشی
• برنامه ریزی
• اجرای برنامه و برگزاری دوره های آموزشی
• سنجش و ارزیابی اثربخشی آموزش
• تحلیل و آنالیز نتایج و انجام اقدامات اصلاحی

۶-۲-۲-۳ آموزش حین کار

سازمان باید برای کارکنانی در مورد هر کار جدید یا تغییر یافته ای که بر انطباق با الزامات محصول موثر است از جمله کارکنان قراردادی یا موقت، آموزش های حین کار فراهم سازد. کارکنانی که کارشان موثر برکیفیت است باید از پیامدهای عدم انطباق با الزامات کیفیت بر مشتری آگاه باشند.

۶-۲-۲-۴ ایجاد انگیزش در کارکنان و تفویض اختیار

سازمان باید فرآیندی برای ایجاد انگیزه در کارکنان به منظور دستیابی به اهداف کیفیت و ایجاد بهبود مستمر و ایجاد محیط برای ترویج نوآوری داشته باشد. این فرآیند باید شامل ترویج آگاهی های کیفیتی و فنی در کل سازمان باشد.

در مورد ایجاد انگیزش در کارکنان همانطور که حتما آگاهی دارید روش ها و متدهای زیادی وجود دارند که باید آن هایی که با شرایط سازمان شما تناسب و سازگاری بهتری دارند را برگزیده و اجرا نمایید. برای اجراء برنامه های افزایش انگیزه و ارتقاء روحیه شغلی پرسنل با در نظر گرفتن اهدافی که در استاندارد به آن ها اشاره شده است باید مکانیزمی موثر و کارآمد را طراحی نمایید. برای مستند کردن و در پی گرفتن اهداف بهبود روحیه کاری پرسنل به صورتی مداوم و با ثبات، رویه های منتخب و طراحی شده را در قالب یک روش اجرایی تدوین نمایید.