محرک ها و عوامل لازم برای شروع و تداوم برنامه بهبود عملکرد و پروژه ایجاد تحول در سازمان

برنامه های بهبود و ارتقاء سطح عملکرد در بسیاری از شرکت ها و سازمان های سراسر کشور اجرا می گردند با این حال مدیران و کارشناسان بسیاری از سازمان ها می پرسند که اگر بخواهیم یک برنامه بهبود را شروع کنیم به چه عواملی احتیاج داریم؟ چه مسائلی را باید در نظر بگیریم؟ پس از آنکه تصمیم گرفتیم، به چه صورت عمل کنیم و ادامه دهیم؟ چگونه می توانیم سازمان مان را به تحرک در جهت بهبودی همیشگی واداریم؟

در اینجا مواردی که اهمیت داشته و شایسته آن هستند که مورد توجه جدی قرار بگیرند ارائه می گردد.

محرک های بهبود عملکرد

1. تعهد مدیریت

اول، شما محتاج و مجبور به داشتن تعهد مدیریت هستید. شما به عنوان کسی که متولی بهبود در سازمان هستید یا می خواهید مسئولیت آن را به عهده بگیرید و شروع کننده بهبود در واحد سازمانی تحت مدیریت تان یا در سطح شرکت باشید باید حمایت مدیریت ارشد را پشت برنامه های تحول و بهبود داشته باشید.

حالا سوال واضح این است که مدیریت ارشد چگونه تعهد خود را به تغییر و بهبود نشان می دهد؟ پاسخ این است که مدیریت باید واقعا ضرورت ها، مفاهیم و دست آوردهای بنیادین بهبود را درک نماید و این دریافتی، درونی باشد. این عامل باعث اعمال رهبری ایشان بر روی همه منابع و امکانات سازمان در راستای بهبود عملکرد می گردد. اگر مدیر عامل شرکت، بودجه و منابع مالی لازم برای اجرای برنامه های تأیید شده تحول و بهبود را اختصاص داد دیگر باید کاملا مطمئن شده باشید که تعهد لازم و کافی مدیریت ارشد را در اختیار دارید. با پشتگرمی به برنامه های تغییر بپردازید.

2. هدفگذاری و تعیین اهداف به صورت SMART

دوم، هدفگذاری کنید. معلوم کنید که چه طور مشخص می شود که به همه آن چیزهایی که می خواهید برسید، دست پیدا کرده اید؟ مسلما با اجرای برنامه ها و پروژه های بهبود در پی رسیدن به اهدافی هستید، اینها را مشخص کنید. به احتمال فراوان با SMART یا همان خصوصیات پنج گانه اهداف، آشنا هستید. این ضروری است که اهداف شما این ویژگی ها را داشته باشند یعنی نتایج مورد انتظار به صورتی شفاف، مشخص، قابل اندازه گیری، منطقی، تحقق پذیر و دارای زمانبندی، تعریف شوند. این الزامی است که طراحی و برنامه ریزی مدیریت برای ایجاد بهبود در راستای تحقق چشم اندازی مشخص باشد.

3. طرح اقدام / برنامه اقدام

سوم، برای رسیدن به اهداف تعیین شده، سازمان باید طرح و برنامه ای مشخص داشته باشد. حالا که مقصد، معلوم است راه رسیدن به آن هم باید ترسیم شود. طرح اقدام، برنامه ای عملیاتی با مشخص بودن نحوه مسئولیت پذیری و چگونگی پاسخگویی برای هر قسمت از آن است. این به آن معناست که کاملا تعریف شود که چه کسی؟ چه کاری را؟ و چه وقت؟ باید انجام دهد.

4. تمرکزبر مشتریان

چهارم، روی ارباب رجوع ها و مشتریان خود تمرکز کنید. خواسته ها، نیازها و الزامات مشتریان را تعریف کرده، مستند نموده و مدون کنید. صدای مشتری و مشتریان تان را بشنوید و درک کنید. مکانیزمی یکپارچه و پایدار برای شناسایی، تعریف و انتقال نیازها و خواسته های مشتریان به سازمان و فرآیندهای داخلی، طراحی و اجرا نمایید، این، محرکی دائمی برای تحول، بهبود و تغییر می باشد و خواهد بود.

5. دانشی ژرف و عمیق

پنجم، باید دانش کافی و کامل داشته باشید. این دانش به گونه ای باید باشد که منجر به حصول توانایی هایی لازم در جهت کسب نتایج شود. مبتنی بر واقعیت ها، مشتریان خود را درک کنید، بازارهای هدف کسب و کار را و فرآیندهای سازمان را به صورت عمیق بفهمید. این درک شما را به پیشی گرفتن از نیازهای امروز مشتریان و رسیدن به آنچه مشتریان بعدا از شما خواهند خواست، می رساند. حالا می دانید، چگونه به این مرحله می رسید؟

6. مدیریت برمبنای واقعیت ها

ششم، مدیریت کردن مبتنی بر واقعیت ها باید باشد. بسیار ضروری است که این رویکرد در مدیریت را بدانید، یاد بگیرید و اجرا کنید. مدیریت بر مبنای واقعیت ها شما را به همان دانش ژرف می رساند. واقعیت ها از داده ها، به دست می آیند. داده ها را جمع آوری کنید. از داده ها، اطلاعات را بیرون بکشید و دانش را از همان اطلاعات، استخراج کنید. دانشی که درباره مشتریان، بازارها و فرآیندهای سیستم مدیریت سازمان است.

7. داده های جاری و به موقع

هفتم، حالا که تصمیم گرفتید رویکرد شما به مدیریت، مدیریت بر مبنای واقعیت ها باشد، به داده هایی موثق، کافی، صحیح و به روز نیاز دارید. با این داده ها، مالکان فرآیندهای سازمان، دیدگاه و مشاهده شفاف تری به دست خواهند آورد. در اختیار داشتن داده های لازم و به روز، نیازی ضروری است تا مزیت های رقابتی قوی برای بهبود عملکرد ساخته شود. هر چه قدر مابین عملیات و در اختیار گرفتن داده های حاصل از عملیات، تأخیر بیفتد، به همان مقدار زمان واکنش مدیر و مسئول آن قسمت، نیز کاهش می یابد، این امر باعث کاهش توان واکنش و قدرت رقابت پذیری می گردد.

8. سیستم مدیریت بهبود و تغییر

هشتم، چه برای آغاز و هم برای ادامه دادن روند بهبود به یک رویه، مکانیزم، فرآیند یا روش اجرایی نیاز هست تا بتوان فعالیت های بهبود را مدیریت کرد، مهم نیست شما اسم آن را چه می گذارید، این سیستم طراحی شده به شما امکان آن را می دهد که روند تغییرها را مستند کرده و بر آن کنترل داشته باشید. این اقدام، سیستم مدیریت بهبود و تغییر را به وجود می آورد، سیستمی که با مدیریت بر مبنای واقعیت، همراه شده و شما را به دانش مورد نیاز می رساند.

9. آدیت / ممیزی داخلی

نهم، ارزیابی، آدیت، ممیزی داخلی یا ممیزی فرآیندها، فعالیتی است که برای مونیتورینگ و پایش سیستم، مورد نیاز می باشد. با ممیزی، اطمینان می یابید که سیستم دارد کار می کند، دستگیرتان می شود، بهبودی که دارید انجام می دهید اثربخش است. با ممیزی متوجه می شوید که روند دستیابی  به پیشرفت، واقعی است و معلوم تان می گردد که در راه تحقق اهداف، دارید گام برمی دارید.

10. یادگیری پیوسته

دهم، الان مطمئن هستید که از کجا آغاز کنید؟ حالا دیگر یادگیری مداوم، نیاز اصلی و اساسی شما است. هیچ بهبودی اتفاق نمی افتد مگر آنکه دانش لازم، شناسایی شود، به دست آید، به اشتراک گذاشته شود و به کار رود. از برای ایجاد شایستگی های متمایز و جهت تمایز از رقبای کسب و کارتان، آموزش، یادگیری و تمرین، زیرساخت و پایه هایی ضروری به حساب می آیند.

حالا می توانم جمله اول مطلب را تکرار کنم و ادامه آن را تغییر دهم. برنامه های بهبود و ارتقاء سطح عملکرد در بسیاری از شرکت ها و سازمان های سراسر کشور انجام می شود و شما هم اکنون ایده هایی دارید که یک برنامه بهبود را چگونه شروع کنید و به چه عواملی احتیاج دارید تا حرکت سازمان به سمت بهبود را ترسیم نموده و آن را پیاده کنید.

محرک ها و عوامل لازم برای شروع و تداوم برنامه بهبود عملکرد و پروژه ایجاد تحول در سازمان

منبع: Chris Anderson –  Bizmanualz