عوامل موثر و مهم در محاسبه سطح بهینه موجودی اقلام انبار قطعات یدکی

در بسیاری از موارد خرابی دستگاه ها و ماشین آلات و جهت رفع نقص و راه اندازی خط تولید، نیاز به تعویض قطعه یا قطعاتی از تجهیز می باشد. در این موقعیت ها وجود قطعه یدکی مورد نیاز در انبار فنی شرکت بسیار مطلوب بوده و بدون فوت وقت جهت خرید، می توان با جایگزینی قطعه سالم، دستگاه را راه اندازی کرده و تحویل خط تولید داد. اما معمولا داستان به این خوبی تمام نمی شود.

داشتن موجودی از تمامی قطعات یدکی همه دستگاه ها و تجهیزات به سادگی میسر نمی شود. حتی یک شرکت تولیدی با اندازه متوسط اگر بخواهد تمام قطعات یدکی مورد نیاز را تهیه و انبار نماید، سرمایه ای بسیار زیاد را باید کنار بگذارد تا وقتی که نیاز به آن به وجود آید، معمولا بسیاری از مدیران شرکت ها این اقدام را نمی پسندند. بنا به دلایل زیر تهیه موجودی برای تمامی قطعات یدکی منطقی نمی باشد.

• حجم بسیار زیاد سرمایه مورد نیاز برای تأمین تمامی قطعات یدکی که ممکن است بخش زیادی از آن راکد بماند

• فضای انبارش بزرگ

• گران بودن برخی اقلام

• امکان تخریب اقلام و از بین رفتن برخی قطعات یدکی در جابجایی ها یا به مرور زمان

• احتمال عدم نیاز به برخی قطعات یدکی حتی در طولانی مدت

• حجم زیاد فعالیت های چیدمان، نگهداری، انبارداری و انبارگردانی

با مدنظر قرار دادن عوامل بالا، معمولا فهرستی از قطعات یدکی ضروری تهیه شده و برای هر قلم جنس، حدود بالا و پایین موجودی و میزان هر بار سفارش، محاسبه گردد و صرفا از موارد فهرست شده، مقادیری تهیه و نگهداری می گردد.

برای تعیین اقلام ضروری قطعات یدکی توجه داشته باشید که به جز مشخص نمودن اقلام، هدف نهایی تعیین مقدار بهینه خرید و انبارش می باشد تا هم هزینه نابجا و غیرضروری به سازمان تحمیل نگردد و هم اینکه در صورت خرابی دستگاه ها و ماشین آلات و توقف خط تولید، زمان تعمیر و راه اندازی خط تولید بیش از زمان نرمال و طبیعی آن طول نکشد.

اینکه از کل قطعات یدکی یک دستگاه از کدام ها باید موجودی داشته باشید به عوامل زیر بستگی دارد. لازم به ذکر است که فقط و فقط یک عامل از عوامل مشروحه زیر در موجودی داشتن یا نداشتن و همچنین مقدار موجودی، تعیین کننده قطعی نمی باشد. هر عامل را بایستی در کنار دیگر عوامل در نظر بگیرید. البته این که برخی عوامل مهم تر و تأثیرگذارترند نیز غیر قابل انکار است.

• اهمیت دستگاه در خط تولید

کلیدی و گلوگاه بودن دستگاه در خط تولید بسیار مهم است. به این معنی که اگر دستگاه به علت وقوع خرابی متوقف شده و توقف این دستگاه موجب توقف کل خط یا ماشین آلات پس از آن در فرآیند تولید شده است، توصیه می کنم که از آن موجودی داشته باشید. همیشه دستگاه های کلیدی ماشین آلات خط تولید نیستند، تجهیزات تأسیسات نیز ممکن است کلیدی باشند مانند دستگاه کمپرسور که اگر خراب شود تمامی دستگاه هایی که با هوای فشرده کار می کنند، متوقف می گردند.

• قیمت

هرچه قیمت قطعه یدکی بالاتر باشد منطقی تر است که موجودی کمتری از آن وجود داشته باشد تا موجب رکود سرمایه و یا تحمل خسارت زیاد به علت آسیب دیدن قطعه در انبار نشود.

• زمان تدارک Lead Time

زمان لازم جهت تدارک قطعه یدکی از عوامل مهم و تأثیر گذار می باشد.این که قطعه یدکی را از اولین فروشگاه قطعات یدکی سر کوچه! می توانید تهیه کنید و یا آن را بایستی از شهری دیگر و یا خارج از کشور تأمین نمایید اهمیت بالایی در تعیین میزان موجودی دارد. مسلما تأمین قطعه مورد نظر از شهر یا کشوری دیگر زمان بالایی را طلب می کند و در این بین دستگاه متوقف می ماند.

• دوره تعویض

اگر قطعه یدکی، مصرفی است و در دوره های زمانی مشخصی باید تعویض گردد و یا تعداد دفعات خرابی دستگاهی که آن قطعه یدکی در آن استفاده می شود زیاد است، داشتن موجودی از آن ضرورت پیدا می کند.

• هزینه سفارش

هر خرید به جز بهای کالا، هزینه های دیگری نیز دارد. در صورتی که هزینه های جنبی خرید مانند فعالیت های سفارش دادن، حمل و نقل و پرداخت بهای قطعه، بیمه و . . . بالا می باشد بهتر است که در هر بار خرید، حجم سفارش بالاتر باشد تا هزینه های خرید بر تعداد بیشتری قطعه سرشکن گردد.

• ضریب مصرف

تعداد قطعاتی که در هر بار تعویض قطعه، مصرف می گردد نیز از جمله عوامل تأثیر گذار می باشد. اگر در هر بار تعویض یاتاقان های یک محور، شش عدد مورد نیاز می باشد و موجودی انبار چهار یا پنج عدد باشد، طبیعتا موجودی داشتن با نداشتن تفاوتی نمی کند. در این وضعیت مقدار سفارش شما بایستی ضریبی از شش باشد.

• توانایی مالی شرکت

اگر سازمان شما به لحاظ مسائل مالی و نقدینگی در محدودیت نمی باشد، طبیعتا دست شما در تعیین میزان بیشتری موجودی برای قطعات یدکی مهم و کلیدی بازتر می باشد. اگر هم دچار مشکلات مالی و نقدینگی پایین می باشید (کیست که نباشد) باید فقط و فقط موارد کلیدی و حیاتی را برای تهیه موجودی مشخص نمایید، ملاحظه واحد مالی و مدیریت را بنمایید.

• زمینه فعالیت، نوع محصول و وضعیت مشتریان

اگر قراردادهای شما با مشتریان به گونه ای است که درصورت توقف خط تولید و به موقع آماده نشدن محموله های سفارشی مشتریان، بایستی جبران خسارت کنید یا عدم تحویل به موجب نارضایتی مشتری می گردد باید در محاسبه میزان موجودی، با ضریب اطمینان بیشتری عمل کنید تا به واسطه نبود قطعه یدکی و دیرتر تهیه شدن آن، هزینه های بیشتر و یا آسیب های جبران ناپذیری به سازمان تحمیل نگردد.

• حداکثر زمان نگهداری اقلام در انبار

بعضی از اقلام، شرایط نگهداری خاص و همچنین طول عمر مشخص دارند. به عنوان مثال برخی مواد و ملزومات، فاسد شدنی هستند یا مانند برخی قطعات لاستیکی در طول زمان از کیفیت آنها کاسته می شود و شرایط مطلوب کاری و عملیاتی خود را از دست می دهند. همچنین ممکن است به دلیل حساسیت و ظرافت، در فضای انبار و جابجایی ها آسیب ببینند. اگر هم تهیه موجودی از این اقلام، ضروری می باشد در تعیین میزان موجودی آن ها طوری اقدام کنید که در طول عمر تعریف شده مورد استفاده قرار بگیرند.

• شرایط اقتصادی

مسائل اقتصادی مرتبط و تأثیرگذار هم نیز باید تاحدودی مدنظر قرار گیرند. مواردی مانند نرخ تورم و افزایش تدریجی یا ناگهانی قیمت ها، احتمال ایجاد مشکل در خریدهای خارجی و دیگر عوامل تأثیرگذار را هم مورد توجه قرار دهید.

حالا با در نظر گرفتن عوامل بالا و دیگر پارامترهایی که در شرکت شما بر مسئله مدیریت موجودی قطعات یدکی، تأثیر گذار می باشد، نسبت به تهیه فهرست اقلام یدکی و میزان موجودی آن ها اقدام نمایید. پس از تأیید مدیریت ارشد سازمان، فهرست را برای تأمین قطعات یدکی، تحویل واحد تدارکات دهید.