گره اجرایی صفر تا صد پروژه‌های ایران – مصاحبه روزنامه گسترش صمت با حسین عبدی
صفیه رضایی – گروه صنعت
تدارک کالا ازجمله بخش‌های مهمی است که در نمودار مدیریت ساخت یک واحد صنعتی باید وجود داشته باشد. مدیریت تدارکات باید افراد یا گروهی متخصص باشند که با در نظر گرفتن زمانبندی مشخص سفارش و تحویل کالا پروژه صنعتی را به‌خوبی هدایت کنند.
تامین و تهیه به‌موقع مواد اولیه و تجهیزات در هر واحد صنعتی در بهبود فرآیند تولید و تسریع انجام پروژه‌های صنعتی اهمیت بسیاری دارد. اگر تجهیزات و ماشین‌آلات یا مواد اولیه تولید در زمان مورد نیاز در اختیار طرح قرار نگیرد و زمان سفارش‌ها و تهیه مواد مورد نیاز طولانی شود به طور قطع در فعالیت‌های جاری و آینده پروژه تاثیرگذار است بنابراین باید روش‌های مناسب، الزامات خرید تدارکات و تامین تجهیزات شناسایی و در فرآیندی اثربخش مدیریت شود.
البته در بسیاری مواقع شرایط خاص اقتصادی و کسب و کار حاکم مانع به انجام رسیدن برخی سفارش‌ها می‌شود. به عنوان نمونه در شرایط تحریم یا جنگ تامین سفارش کالاها یا مواد اولیه و تجهیزات شاید به‌سادگی امکان‌پذیر نباشد. می‌توان شرایطی را تصور کرد که مجبور به سفارش یک کالا یا تجهیزات از کشور دیگری غیراز کشور سازنده باشیم یا حتی مسیرهای میانبر را طی کنیم. شرایطی را نیز می‌توان تصور کرد که به‌سادگی با کشور سازنده یا دارنده تجهیزات ارتباط برقرار کرد و در سایه تعاملات بتوان خرید را انجام داد.
بنابراین تامین کالا و تجهیزات در شرایط گوناگون ثبات پایداری اقتصادی متفاوت از شرایط ناپایدار است. در تامین کالاها و تجهیزات از شرکت‌های سازنده داخلی نیز شرایط به همین نحو است؛ شاید چالش‌ها و مشکلات گوناگونی در فرآیند تامین کالا خلل ایجاد کند. با این حال زنجیره تامین تجهیزات در سایه حضور یک مدیر تدارکات قوی و برنامه‌ریزی منسجم به‌هم پیوسته‌تر می‌شود.
اصول تامین و خرید تجهیزات
به کارگیری برخی اصول و شرایط می‌تواند پروژه را به سوی انجام مناسب و به موقع فعالیت‌های خرید و تدارکات، هدایت و مدیران پروژه را در این فعالیت مهم یاری کند؛ همچون تهیه برنامه یکپارچه به گونه‌ای که برنامه زمانی تدارکات، برنامه زمانی سفارش، زمان سفارش تدارکات و انبارداری و کنترل موجودی‌ها به همراه برنامه‌ریزی برای سایر فرآیندهای پروژه به صورت یکپارچه تهیه شود.
سرعت بخشیدن به چرخه خرید و تدارکات از راه اعلام برنامه زمانبندی مواد و خدمات مورد نیاز به تهیه‌کنندگان و انعقاد قرارداد با فروشندگان معتبر، انعقاد قراردادهای خرید با تهیه‌کنندگان و تنظیم دقیق آن با توجه به شرایط هر پیمان، بکارگیری تمامی ابزارها و تکنیک‌های لازم برای استفاده در جریان درخواست و فرآیند مذاکره‌ها برای شناخت کامل بازار و تعریف دقیق منابع تدارکات از میان قیمت‌دهندگان و تبلیغات، برنامه‌ریزی برای ایجاد و همپوشانی دقیق و هماهنگی کامل بین ۳ عامل، زمان احتیاج به مواد و خدمات، زمان خرید و زمانبندی جریانات نقدینگی قابل دسترس، در نظر گرفتن تمام پیش‌نیازها، اقلام و خدمات موردنیاز و روش تهیه آنها در طرح‌های توجیهی پروژه و امکان‌سنجی تدارکات و امکان‌های مربوط به بخش‌های مختلف طرح باید مورد توجه قرار گیرد.
غیر از موارد مطرح شده باید در زنجیره تامین مواد اولیه و تجهیزات و سفارشات به این نکته توجه داشت که همیشه جایگزین‌هایی برای کالا یا قطعه‌ای که مورد نیاز ماست پیش‌بینی کنیم. همچنین اگر تصمیم بر این باشد که اقلام مورد نیاز در داخل سازمان تهیه شود، تیم پروژه درصورت لزوم باید از متخصصان تولید آن کمک بگیرد. همچنین برای کاهش محدودیت‌های ناشی از گردش نقدینگی و انعطاف‌پذیری مالی باید برنامه مالی پروژه به دقت بررسی و بر اساس آن توافق‌های لازم در تامین اعتبار و پرداخت‌ها با تهیه‌کنندگان انجام شود. البته در اختیار گرفتن فناوری مورد نیاز برای تولید و مهندسی تجهیزات و سرمایه‌گذاری روی آنها می‌تواند در بلندمدت یا حتی کوتاه‌مدت به بهره‌گیری بهتر واحدهای صنعتی منجر شود.
مدیریت پروژه و تدارکات
با وجود تمام نظرهایی که برای خرید به‌موقع و تعیین پیش‌نیازهای لازم در تامین مواد اولیه یا تجهیزات یک واحد صنعتی گفته شد باز هم مشکلاتی از جنس به‌هم‌ریختگی زمانبندی تحویل یا دریافت تجهیزات به وجود می‌آید.
حسین عبدی، مشاور و مدرس مدیریت، در تشریح راه‌حل‌های این مشکل به صمت گفت :
در برنامه‌ریزی اصطلاحی به نام «زمان تدارک کالا – Lead Time » وجود دارد. براساس این اصل باید از ابتدا برای نیازمندی‌های اولیه واحد صنعتی از ماشین‌آلات و تجهیزات گرفته تا مواد اولیه تولید محاسباتی انجام شود. به طور معمول برای تهیه و دریافت اقلام ضروری‌تر به نحوی زمانبندی می‌شود که براساس برنامه‌ریزی اولیه باشد. به عنوان نمونه، برخی قطعات و نیازمندی‌ها در داخل محدوده شهر و استان و کشور قابل تامین است و برخی تجهیزات را باید از کشورهای دیگر تامین کرد.
با این حال برای تهیه تجهیزات و ماشین‌آلات از کشورهای خارجی بیشتر دچار اختلال در زمانبندی و به‌هم‌ریختگی برنامه‌ریزی می‌شویم به‌ویژه در شرایط تحریم اقتصادی که به‌راحتی تامین تجهیزات امکان‌پذیر نیست.
عبدی درباره تامین به‌موقع تجهیزات و ماشین‌آلات برای راه‌اندازی و افتتاح خط تولید در یک کارخانه یا واحد صنعتی گفت: به طور معمول سازوکار تامین تجهیزات و قطعات در چنین حالتی در قالب مدیریت پروژه معنا و مفهوم پیدا می‌کند. فردی که برای پروژه برنامه‌ریزی و ساختار آن را تنظیم می‌کند به طور قطع در جریان زمانبندی مورد نیاز برای طراحی، ساخت، جابه‌جایی، انتقال و بازرسی قرار دارد. این سازوکار مشابه ساختار زمان تدارک کالا در برنامه‌ریزی است.
بعد از تایید خرید تجهیزات نوبت به شناسایی پیمانکار و سفارش کالا برای برگزاری مناقصه می‌رسد. وی افزود: دو حوزه مدیریت پروژه و مدیریت تدارکات باید همیشه در مجموعه صنعتی وجود داشته باشد. البته برای واحدهای صنعتی که روند عادی تامین کالا و مواد اولیه را همیشه دارند، زمانبندی تدارک کالا باید برای هر قطعه یا تجهیزات محاسبه شود تا در زمان مورد نظر بتوان قطعه یا ماده اولیه مورد نظر را تحویل گرفت.
نخبه‌سالاری به جای فامیل‌پروری
یکی از عوامل ایجاد اختلال در زمانبندی سفارش و تحویل کالا بی‌نظمی در مدیریت یک واحد صنعتی است. به این معنی که افراد شایسته برای مدیریت پروژه یا تدارکات انتخاب نشده‌اند. شاید هم آشنایی کافی با سازوکار خرید خارجی یا سفارش انبوه مواد اولیه ندارند. این موضوع باعث می‌شود که در زمانبندی دریافت تجهیزات خلل ایجاد شود.
مجیدرضا حریری، نایب‌رییس اتاق بازرگانی مشترک ایران و چین در تشریح این موضوع به صمت گفت: مشکلی که در کشور ما وجود دارد این است که صاحب سرمایه خود را واجد شرایط‌ترین فرد برای مدیریت واحد صنعتی می‌داند.
به همین دلیل در تمامی بخش‌ها این صاحب سرمایه است که تصمیم می‌گیرد. البته این روش در دنیا منسوخ است؛ چراکه اگر واحد صنعتی راه‌اندازی کنیم باید بخش‌هایی همچون مدیریت صنعتی و مدیریت سفارش‌های خارجی در آن واحد صنعتی تعریف شده باشد. این افراد خبره و متخصص هستند که می‌توانند یک برنامه‌ریزی زماندار به مدیر واحد صنعتی دهند. البته این سازوکار در واحدهای صنعتی بخش خصوصی کمتر دیده می‌شود. در بخش دولتی و صنایع کوچک و متوسط این سازوکار بهتر است.
وی افزود: متاسفانه در واحدهای صنعتی بخش خصوصی سرمایه‌گذار افراد منتسب و فامیل خود را بیشتر از افراد متخصص برای مدیریت مورد اطمینان می‌داند. این روش موجب می‌شود که در سفارش ماشین‌آلات یا مواد اولیه اختلال به وجود آید.
حریری با اشاره به نگرش جدایی سرمایه از مدیریت گفت: هر صاحب سرمایه‌ای لایق‌ترین مدیر محسوب نمی‌شود بلکه مدیران صنعتی باید از افراد متخصص و خبره در برنامه‌ریزی و مدیریت پروژه بهره‌مند شوند. مدیر پروژه می‌تواند تمام زوایای پروژه را پیش‌بینی کند و برای هرکدام از اقلام هزینه صرف شده و قیمت تمام شده را تخمین بزند. همچنین می‌تواند این برآورد را داشته باشد که چه زمانی باید سفارش تجهیزات بدهد تا به موقع تحویل داده شود. برای این منظور باید یک مدیر بازرگانی خارجی نیز در واحد صنعتی حضور داشته باشد.
وی افزود: زمانی ما از ماشین‌آلات کارخانه‌های داخلی و خارجی استفاده می‌کنیم و زمانی برحسب نیازمندی‌های تولید باید ماشین‌آلات و تجهیزات سفارش داده شود. همه اینها باید در قالب یک پروژه باشد تا مشخص شود سرفصل‌های کار به چه نحو خواهد بود یعنی باید یک زمانبندی مشخص برای پیدا کردن بهترین شریک خارجی، مذاکره و سفارش ساخت یا خرید از کالای مورد نظر ارائه شود.
حریری با اشاره به مشکلات واحدهای صنعتی دولتی در سفارش کالا و تجهیزات گفت: وجود برخی مدیران ناکارآمد، بروکراسی طویل و عریض و دست‌وپاگیر و تامین مالی نامناسب پروژه‌ها ازجمله مشکلاتی است که به طور معمول زمانبندی سفارش و تحویل تجهیزات یا کالا را با مشکل روبه‌رو می‌کند. البته شرایط مدیریت پروژه در بخش خصوصی و دولتی متفاوت است و هرکدام ویژگی خاص خود را دارد.
منبع : روزنامه گسترش صمت (صنعت، معدن و تجارت)
لینک مطلب در وب سایت روزنامه : گره اجرایی صفر تا صد پروژه های ایران
ثبت دیدگاه
مایل به ملحق شدن به بحث هستید ؟به ما بپیوندید !