طرح های اقتضایی سیستم مدیریت کیفیت صنعت خودروسازی ISO TS 16949
طرح های اقتضایی سیستم مدیریت کیفیت صنعت خودروسازی ISO TS 16949
سازمان ها در انجام عملیات اصلی خود یعنی ارائه خدمات و یا تولید محصولات از منابع گوناگونی استفاده می کنند. این منابع، فهرست های مختلفی دارد یکی از فهرست های اصلی ۷M+2E می باشد که ورودی ها و منابع زیر را شامل می شود.
| ردیف | شرح |
| ۱ | Man نیروی انسانی |
| ۲ | Material مواد اولیه |
| ۳ | Method روش |
| ۴ | Money منابع مالی |
| ۵ | Machine تجهیزات سخت افزاری |
| ۶ | Management مدیریت |
| ۷ | Measurement اندازه گیری |
| ۱ | Environment محیط |
| ۲ | Energy انرژی |
در شرایط عادی و روتین، عملیات با استفاده از منابع فوق به صورت معمول انجام می شود. اما همانطور که شما نیز حتما آن را تجربه کرده اید بعضا موقعیت هایی پیش بینی نشده، رخ می دهند که باعث وقفه و خلل در تأمین منابع لازم و تحقق اهداف فرآیندهای پشتیبانی برای اجرای کارآمد و اثربخش فرآیندهای عملیاتی می شوند.
به عنوان مثال ممکن است موارد زیر رخ دهد.
- انرژی تأمین نگردد
ممکن است شبکه سراسری برق یا گاز طبیعی دچار قطعی چند روزه شود
- یک یا تعدادی از دستگاه های کلیدی تولید، خراب و متوقف شوند
و با متوقف شدن آن ماشین، کل خط تولید نیز از کار بیفتد.
- نیروی انسانی به علت های مختلف به میزان مورد نیاز در اختیار قرار نگیرد
کارگران یک قسمت استعفاء بدهند، به علت قانونی جدید تعداد زیادی همزمان بازنشسته شوند و . . .
- تأمین خدمات یا مواد دچار مشکل شود و مواد اولیه تأمین نشود
یکی از تأمین کنندگان مواد و قطعات و یا پیمانکار ارائه دهنده خدمات قادر به ادامه تأمین مواد اولیه و یا خدمات پیمانکاری نباشد.
- حوادث غیر مترقبه طبیعی مانند سیل، آتش سوزی و زلزله پیش بیاید
- تغییرات عمده در سفارش مشتریان
مشتریان اصلی به ناگاه سفارش خود را به میزان زیادی کاهش یا افزایش دهند
- مشکل کیفی حاد
در حجم زیادی از محصولات آماده و بسته بندی شده برای ارسال و تحویل به ناگاه یک عدم انطباق کیفیتی شناسایی گردد و یا مشتریان اعلام عیب و عدم انطباق کیفی در محصولات تحویل داده شده را گزارش نمایند.
- شبکه حمل و نقل دچار وقفه در ارائه خدمات شود
- و بسیاری موارد دیگر
همانطور که مشاهده کردید مشکلات احتمالی بسیار متنوع بوده و من هم آنقدر انگشت ندارم تا همه آن ها را برشمرم، اما آنچه که تا حدود زیادی قطعی است، اثرات این رویدادها، کم یا زیاد، شدید یا خفیف، به هر حال آسیب رسان و مخرب می باشند. در جهت کاهش اثرات نامطلوب اینگونه مسائل، روش های گوناگونی ارائه شده است. به عنوان مثال سیستم مدیریت بحران سعی می کند به روشی منظم و مدون به این معضل بپردازد.
طرح های اقتضایی سیستم مدیریت کیفیت صنعت خودروسازی ISO TS 16949
سیستم های مدیریت کیفیت مانند ISO TS 16949 : 2009 (لازم به ذکر است این ویرایش از سیستم مدیریت کیفیت خودرو منقضی شده است) الزام نموده اند که سازمان باید این موارد را پیش بینی نموده و طرح های اقتضایی تهیه کند تا در صورت وقوع این نوع وقفه ها در عملیات اصلی، با اجرای برنامه های از پیش تدوین شده، سازمان یک آمادگی نسبی پیدا کرده و آسیب های جدی به سازمان وارد نشود.
نکته خوب و جالبی توسط مدیر یک کارخانه تولید قطعات و مجموعه های خودرو در جلسه اختتامیه ممیزی سیستم مدیریت کیفیت، ارائه شد، ایشان می گفت که اگر در شرکت و سازمان تان مدیر یا کارشناسی بدبین و منفی باف دارید حتما برای جلسه پیش بینی حوادث و رویدادهای اضطراری احتمالی او را دعوت کنید تا تمامی اتفاق های بدی که ممکن است رخ دهد را به صورت کامل و فراگیر، مشخص و فهرست کند.
باید اعتراف بکنم که تاکتیک بسیار جالبی را استفاده کرده بودند، این از آن دست پیشنهادهایی بود که من برای شنیدنش حاضر هستم همه پنجره ها را باز کنم.
این پیشنهاد جالب، همان لحظه من را به یاد فیلم World War Z انداخت. در آن فیلم هنگامی که برد پیت به دنبال کشف سرمنشاء ماجرا به شهری که دور تا دورش را دیوار کشیده بودند رفت، پروفسوری آنجا بود که می گفت ما یعنی حکومت آنجا، روشی در تصمیم سازی و تصمیم گیری دارند به عنوان “نفر دهم”.
با این شرح تکنیک که اگر در مورد مسئله ای در حال بحث و بررسی هستیم و ابعاد مختلف موضوع تا حدود زیادی مشخص هست به گونه ای که همه ۹ نفر مسئول حاضر در گروه یا جلسه تصمیم گیری، نظر و ایده ای مشابه دارند ما حتما جستجو می کنیم تا کسی که مخالف ایده غالب هست را بیابیم و او را عضو جلسه قرار دهیم تا اگر احیانا ابعادی از مسئله و موضوع مورد بحث و بررسی به علت موافق و همنظر بودن همه، ممکن است که فراموش شده یا به آن توجه کافی نشده باشد را آن فرد مطرح کرده و روند تصمیم گیری را از عارضه گروه اندیشی Group Thinking برهاند.
الزام استاندارد بین المللی سیستم مدیریت کیفیت خودروسازی ISO TS 16949 2009
بند ۶-۳-۲- طرح های اقتضایی
سازمان باید طرح های اقتضایی مناسبی را به منظور برآورده سازی خواسته های مشتری در مواقعی که یک حالت اضطراری مانند خرابی تسهیلات، کمبود نیروی کار، خرابی تجهیزات کلیدی و برگشتی از عرصه مصرفی رخ می دهد، تهیه نماید.
برای اینکه زمان وقوع مشکلات، سازمان توانایی اجرای برنامه های طراحی شده را دارا باشد باید برخی اقدامات احتیاطی و بعضی امکانات اضافی را آماده نماید و زمان بروز مشکل از آنها درجهت رفع بحران استفاده نماید. به عنوان مثال شرکت ها می توانند با توجه به نوع فعالیت های خود برخی از اقدامات احتیاطی زیر را اتخاذ نمایند.
- اگر یکی از اختلال های احتمالی عدم ارائه خدمات پیمانکاری توسط پیمانکاران باشد می توان در حالت عادی که مشکلی پیش نیامده است پیمانکاران مناسب را شناسایی نموده و نسبت به ارزیابی و انتخاب اولیه آنها اقدام نمایید تا درصورت عدم فعالیت پیمانکار اصلی بتوانید در زمانی کوتاه، با پیمانکار جایگزین وارد همکاری شوید و از خدمات او استفاده کنید.
- اگر یکی از تجهیزات اصلی دچار خرابی شود می توان از قبل یک دستگاه جایگزین تهیه نمود یا برای تعمیر و راه اندازی سریع دستگاه، قطعات یدکی لازم را تهیه کرده، پیمانکار خبره ای برای تعمیر دستگاه شناسایی نمایید. یا تأمین کننده ای جهت ارائه خدمات همان دستگاه کلیدی را شناسایی کرده تا در هنگام توقف دستگاه از آن پیمانکار استفاده کنیم.
- در مورد قطع انرژی مانند برق یا گاز می توان ژنراتوری جهت تولید و تأمین برق، نصب و راه اندازی کرد و یا از مشعل های با سوخت گازوییل به جای گاز استفاده نمود.
- در مورد مشکلات حاد کیفی و برای محصولات استراتژیک و مشتریان بزرگ، نیز می توان یک ذخیره احتیاطی از محصول ایجاد کرد تا در صورت برگشت محموله از سوی مشتری آن محموله جایگزین شود و مشتری به لحاظ در اختیار نداشتن محصول دچار مشکل حاد نشود. یا یک تیم واکنش سریع از کارشناسان خبره، تعریف کرد تا در برابر مشکلات کیفی، واکنش سریعی اتخاذ نمود.
- و . . .
طرح های اقتضایی سیستم مدیریت کیفیت صنعت خودروسازی ISO TS 16949
پس از تعریف برنامه های واکنشی در برابر مشکلات احتمالی باید برای تهیه و تأمین پیش نیازهای اجرای برنامه و آماده نمودن زیرساخت ها، اقدام کرد. برای اجرای بهتر این برنامه ها بایستی مسئولیتی مشخص برای یکی از مدیران سازمان تعیین نمود و برای اقدام جهت تهیه امکانات، برنامه ای اجرایی تعریف کرد.
هنگام بروز اختلال نیز بایستی مسئولی جهت انجام برنامه اقتضایی تعیین کرد که می تواند مدیر واحد مرتبط یا یک نفر از مدیران یا همان مسئولی باشد که مقرر گردیده بود تا امکانات و پیش نیازها را تأمین نماید.
به مرور زمان و در صورت وقوع حوادث پیش بینی شده یا پیش بینی نشده و نحوه تقابل و واکنش واقعی سازمان در انجام اقدامات تعریف شده، تجربیاتی حاصل می گردد که بایستی این تجربیات را در قالب درس‌آموخته‌ها، ثبت، مستندسازی و تحلیل کرد تا با استفاده از نتایج تحلیل این درس‌آموخته‌ها، طرح ها و برنامه های اقتضایی را مورد بازنگری قرار داد و برنامه ها را در جهت هر چه بیشتر اجرایی و موثر واقع شدن مورد اصلاح و بازنگری قرار داد.
نمونه فرمت برنامه های اقتضایی و یک نوع دسته بندی رویدادهای احتمالی
خرابی تجهیزات كلیدی تولید |
||||
| ردیف | رویدادهای احتمالی اضطراری | طرح اقتضایی | مسئول آماده سازی | مسئول اجرا |
| ۱ | ||||
| ۲ | ||||
پیمانکاران و تأمین کنندگان كلیدی سازمان |
||||
| ردیف | رویدادهای احتمالی اضطراری | طرح اقتضایی | مسئول آماده سازی | مسئول اجرا |
| ۱ | ||||
| ۲ | ||||
تجهیزات كلیدی نگهداری تعمیرات |
||||
| ردیف | رویدادهای احتمالی اضطراری | طرح اقتضایی | مسئول آماده سازی | مسئول اجرا |
| ۱ | ||||
| ۲ | ||||
تجهیزات كلیدی آزمایشگاه |
||||
| ردیف | رویدادهای احتمالی اضطراری | طرح اقتضایی | مسئول آماده سازی | مسئول اجرا |
| ۱ | ||||
| ۲ | ||||
تجهیزات كلیدی جابجایی و حمل و نقل |
||||
| ردیف | رویدادهای احتمالی اضطراری | طرح اقتضایی | مسئول آماده سازی | مسئول اجرا |
| ۱ | ||||
| ۲ | ||||
تأسیسات کلیدی شرکت |
||||
| ردیف | رویدادهای احتمالی اضطراری | طرح اقتضایی | مسئول آماده سازی | مسئول اجرا |
| ۱ | ||||
| ۲ | ||||
در انتها نیز بایستی توجه شما را به نکته ای جلب کنم، در تعداد زیادی برنامه ها و طرح های اقتضایی سازمان هایی که ممیزی کرده ام ، اکثرا اقدام احتیاطی برای تجهیزات، تأسیسات و وسایل را تهیه یک یدک و جایگزین در نظر گرفته بودند. شاید بعضی وقتا جز این هم اقدامی نتوان در نظر گرفت اما سعی کنید که خلاقیت تیم مدیریتی و کارشناسی سازمان خود را به کار بگیرید. مصداق فردی نباشیم که چون در جعبه ابزار فقط چکش داریم همه مسائل و مشکلات را به شکل میخ می بینیم.
با توجه به بازنگری استاندارد سیستم مدیریت کیفیت صنعت خودرو یعنی ISO TS 16949:2009 به ویرایش جدید IATF 16949:2016 تشریح الزامات طرح های اقتضایی در ویرایش جدید را در لینک زیر می توانید مطالعه نمایید.
سلام
ممنونم از اطلاعات خوب شما