ساختار سازمانی، کارکردهای آن و عوامل موثر بر طراحی چارت سازمانی

مقدمه

انجام هر کاری و هر فعالیتی نیازمند تعیین یک سازمان و یک نظام برای به کارگیری عوامل و امکانات مورد نیاز آن به صورت موثر و کارا می باشد. خود واژه سازمان، نشان دهنده سامانی است که در شکل دهی و برپایی آن به کار رفته است.

ایجاد یک ساختار برای استفاده بهینه از منابع باید اولویت اول اقدامات و فعالیت های مدیریتی شما به عنوان مدیر ارشد در آغاز برنامه های تغییر در سازمان باشد. پس باید در شروع کار، منابع در اختیار خود را به طور خاص ارنج کرده و به آن الگویی مناسب ببخشید. در این جایگاه به طور خلاصه در مورد ساختاردهی سازمان و منابع انسانی آن نکاتی را به صورتی کلی خاطر نشان می کنیم.

در این اقدام بایستی مسئولیت های لازم برای انجام فرآیندها و وظایف مربوط به فعالیت کلی شرکت را در قالب و  فرمت یک ساختار طراحی شده، سازمان دهی کنید. به بیان ساده و مفهوم باید برای شرکت، موسسه و کارخانه خود یک نمودار سازمانی طراحی کنید. اگر هم اکنون ساختاری وجود دارد می توانید آن را بررسی و ارزیابی کرده و در صورت نیاز، سازمان دهی مجدد نمایید و طرح کنونی چارت سازمانی را مورد بازنگری قرار دهید.

ساختار سازمانی چیست و کارکردهای آن کدام است؟

در ابتدا به این خواهیم پرداخت که ساختار و نمودار سازمانی یک شرکت یا موسسه، چه کارکردهایی دارد؟ در اینجا به طور فهرست وار به برخی از آنها اشاره می کنیم.

ساختار سازمانی تصریح می کند که

• وظایف چگونه تخصیص داده شوند؟

• چه شخصی به چه کسی گزارش دهد؟

• ساز و کارهای هماهنگی رسمی چیست؟

• الگوهای تعاملی سازمان که باید رعایت شوند کدامند؟

• ارتباطات کاری به چه صورت می باشد؟

• انتقال اطلاعات شامل دستورها، فرمان ها و همچنین گزارش دهی با چه ساختاری انجام می گردد؟

• نظم در سازمان چه الگویی دارد؟

• تقسیم وظایف به چه روشی انجام می شود؟

• هر کس به چه کسی گزارش بدهد؟

• چه کسی مافوق و چه کسی فرمانبر است؟

• هر کس با چه کسانی مستقیم و یا با واسطه ارتباط دارد؟

ویژگی ها و خصوصیات سیستماتیک ساختار سازمانی

ساختار را در تعریفی دیگر به عنوان یکی از اجزا سازمان که از عناصر پیچیدگی، رسمیت و تمرکز تشکیل شده، تعریف می کنند. هرکدام از این عناصر در اینجا به صورت مختصر تعریف می گردد.

پیچیدگی

پیچیدگی، حدود تفکیک درون سازمان را نشان می دهد. یعنی چه مقدار فعالیت های سازمان و فرآیندهای آن از یکدیگر تفکیک شده و متمایز می باشند. همچنین سطح پیچیدگی، میزان تخصص گرائی، تقسیم کار و تعداد سطوح در سلسله مراتب سازمان را نیز نشان می دهد.

رسمیت

حدی که یک سازمان برای جهت دهی رفتار کارکنانش به قوانین، مقررات و رویه ها متکی است، رسمیت نام دارد. این بدان معنا می باشد که انجام فعالیت های کاری به صورت دقیق و جزئی به وسیله دستورالعمل های تدوین شده انجام می گردد یا اینکه روش کاری مکتوب و مدونی وجود نداشته و نیروهای جدید به صورت شفاهی و با آموزش های حین کار یاد می گیرند که وظایف خود را به چه صورت و شیوه ای انجام دهند؟

برخی از سازمان ها از این خطوط راهنما حداقل استفاده را می کنند، در حالی که برخی شرکت ها با اینکه کوچک هستند ولی از قوانین و مقررات متعددی بهره می جویند تا به کارکنان خود آموزش دهند که چه کاری را انجام داده و چه کاری را انجام ندهند؟

تمرکز

تمرکز به جائی که اختیار تصمیم گیری در آنجا متمرکز است اشاره دارد. در برخی سازمان ها، تصمیم گیری به شدت، متمرکز است. در این سازمان ها، مسائل و مشکلات به بالای هرم سازمانی منتقل شده و مدیران ارشد، اقدام مناسب برای حل آنها را برمی گزینند و دستورات لازم را صادر کرده یا توصیه های ضروری را گوشزد می نمایند.

نقطه مقابل تصمیم گیری متمرکز، تصمیم گیری به صورت عدم تمرکز است. در این حالت اختیار تصمیم گیری به صورت نامتمرکز بوده و در بین سطوح پائین سلسله مراتب سازمانی، پراکنده شده است.

پی بردن به این امر که همراه با پیچیدگی و رسمیت، سازمان ممکن است حالت متمرکز به خود بگیرد و یا روی به عدم تمرکز آورد، از اهمیت زیادی برخوردار است. معمولا تمرکز و عدم تمرکز را روی یک طیف و پیوستار نشان می دهند که یک سر آن تمرکز و سر دیگر آن عدم تمرکز قرار دارد. جایگاه سازمان روی این پیوستار، یکی از عوامل اصلی تعیین کننده نوع ساختار سازمانی است.

طراحی ساختار سازمانی

طرح سازمان به نحوه ساخت و تغییر ساختار برای تحقق اهداف سازمانی اشاره می کند. ساختن یا تغییر دادن یک سازمان شبیه ساختن یا تغییر نقشه یک ساختمان نیست. اگر چه هر دو  با یک هدف نهائی آغاز می شوند و سپس طراح برای تحقق آن هدف، وسایل یا نقشه ای تدارک می بیند. در بنا نمودن یک ساختمان، طرح مورد نظر، یک نقشه ساختمانی دقیق بوده که بر اساس آن ساختمان بنا نهاده می شود. در ساختن یک سازمان، آنچه مورد استفاده قرار می گیرد نقشه یا سند مشابه ای است که نمودار سازمانی نام دارد.

طراحی ساختار سازمانی

عوامل موثر در طراحی ساختار سازمانی

برای طراحی ساختار سازمان شما باید دو دسته عوامل زیر را در نظر بگیرید و آن ها را با استفاده از روش های مختلف بررسی و تحلیل نمایید که در این راه از روش های گوناگون جمع آوری اطلاعات مانند پرسش نامه، مصاحبه و غیره باید استفاده کنید و همچنین نمودارهای مناسبی از داده های خام را برای تحلیل اطلاعات مرتبط تهیه نمایید.

1. ابعاد ساختاری

2. ابعاد محتوایی

الف – بررسی ابعاد ساختاری

• پیچیدگی

• رسمیت

• تمركز

• تخصص گرایی

• نسبت های پرسنلی

• تحلیل ابعاد ساختاری

ب – سنجش و اندازه گیری ابعاد محتوایی

• استراتژی

• محیط

• تكنولوژی

• دوره عمر سازمان

• فرهنگ سازمانی

بررسی و مطالعه در مورد عوامل موثر فوق نیاز به تجربه کافی و لازم دارد. به عنوان مثال در بررسی آیتم پیچیدگی شما باید سه زیر فاکتور تفکیک افقی، تفکیک عمودی و حیطه ی کنترل را با متدهای معمول مورد تحلیل قرار دهید.

پس از تحلیل عوامل موثر در طرح نمودار سازمانی، با توجه به سطح و میزانی که به هر کدام از عوامل فوق در یک سازمان اختصاص داده می شود، نمودارهای سازمانی مختلفی برای آن سازمان توصیه می گردد.

به جز عوامل سیستماتیک فوق، پارامترهای دیگری نیز در طراحی ساختار سازمانی دخیل می باشند که به شرح زیر می باشد.

• تعداد پرسنل شرکت

• نوع فعالیت سازمان و محصولات تولیدی آن

• پیچیدگی یا سادگی کارها

• اهداف کلان شرکت

• نوع و میزان اقلام ورودی و خدمات برون سپاری شده

• نوع فروش و ویژگی های مشتریان

• استراتژی های راهبردی سازمان

• حساسیت محصول تولیدی

• حجم و مقدار کارها و فعالیت ها

• متمرکز بودن جغرافیایی سایت های تولیدی و مراکز اداری

• بزرگی و کوچکی سازمان

• سطح دانش و مهارت پرسنل

منبع: تئوری و طرح سازمان – استفن رابینز