شناسایی و دسته بندی عوامل محرک هزینه و اتلاف در سازمان و معرفی اقدامات اصلاحی و تکنیک های بهبود برای کاهش هزینه ها

عوامل به‌وجودآورنده و تحمیل‌کننده هزینه‌ها : محرک‌های هزینه

می توان گفت رویه های سیستماتیک زیادی برای برنامه ریزی جهت مدیریت و کاهش هزینه های یک بنگاه اقتصادی و یک واحد کسب و کار معرفی نشده است. یک رویکرد نظام مند برای این موضوع مهم و اساسی این است که عوامل ایجاد کننده هزینه های غیرضروری و پنهان را تحلیل و ارزیابی نماییم. شناخت این عوامل که از آنها به عنوان محرک های هزینه – Cost Drivers – نام می بریم، روند طراحی اقدام های مناسب در جهت کاهش یا حذف هزینه ها را ممکن و تسهیل می کند.

شناسایی عوامل تحمیل کننده هزینه ها – محرک های هزینه –  روشی مناسب و مکانیزمی موثر برای شروع یک برنامه و پروژه کاهش هزینه می باشد. تعیین و مشخص نمودن این محرک ها، می تواند به ما در تعریف اقداماتی موثر و ثمربخش، کمک کند. نتیجه باید این باشد که در قبال هزینه های اضافه و غیر ضروری، چه برنامه هایی را می توان طراحی کرده و اجراء نمود تا هزینه های غیرضروری حتی الامکان حذف گردند و یا این که کاهش یابند.

عوامل هزینه ساز / محرک های هزینه ها، در دسته های مختلف همچون دسته بندی فعالیت های فاقد ارزش افزوده – اتلاف – تقسیم شده اند و برای هر کدام از انواع محرک های هزینه، سیستم های مدیریتی و ابزارهای بهبود معرفی گردیده اند. طبیعی است باید بررسی شود که با توجه به شرایط سازمان، آیا متدهای معرفی شده، مناسب و کاربردی می باشند یا خیر؟ در صورت مثبت بودن پاسخ این پرسش و تناسب تکنیک های بهبود با فرآیندهای مدیریتی، پشتیبانی و عملیاتی شرکت، بهتر است برای عملیاتی کردن برنامه ها، اقدام نموده و زمان را از دست ندهیم. تنها مسئله ای که ممکن است باعث پشیمانی شود این است که چرا زودتر، شروع به انجام این اقدامات نکرده ایم؟

برای مدیریت هزینه های متنوع فرآیندهای مختلف سازمان و در سطحی جزئی تر، فعالیت های زیرمجموعه فرآیندها، باید عامل هر یک از فعالیت ها و محرک هر یک از هزینه ها، شناسایی و مطالعه شوند. متد تحلیل محرک هزینه، این کار را انجام می دهد. به عنوان مثال ممکن است در تحلیل محرک هزینه مشخص شود که دلیل کند بودن فرآیند صدور صورت حساب مشتری، عدم آموزش صحیح کارمند مسئول این کار می باشد. در این جا عدم آموزش صحیح، محرک هزینه ی فعالیت صدور صورت حساب مشتری است. تأخیر در این فعالیت و به موقع نبودن فرآیند صدور صورت حساب مشتری منجر به ایجاد هزینه اضافه، نسبت به شرایط عادی انجام کار می شود.

همانطور که در بالا اشاره شد، هدف اصلی از تحلیل فعالیت ها، شناسایی فعالیت های فاقد ارزش افزوده می باشد. فعالیت های ضروری و دارای ارزش افزوده بنگاه اقتصادی مشتمل بر دو نوع می باشند. اول، فعالیت هایی که برای مشتریان بنگاه اقتصادی، ضروری هستند که مستقیما به محصول یا خدمات مربوط می شوند و دوم، فعالیت هایی که بر روی محصول انجام نمی شوند اما برای تحقق ماموریت و اهداف بنگاه اقتصادی (تولید محصول و ارائه خدمات) لازم و ضروری می باشند.

شناسایی محرک های هزینه در پاره ای موارد بسیار مشکل می شود اما به هر حال برای اصلاح و بهبود عملکرد فعالیت های بنگاه اقتصادی، حیاتی است. به عنوان مثال در یک شرکت تولیدی، ممکن است نحوه انتقال مواد اولیه و محصولات نیم ساخته از انبارها به خط تولید به نحوی دچار مشکل باشد، مثلا باعث پرت یا دورریز مواد اولیه شده، به محصول آسیب رسانده یا موجب تأخیر و انتظار در فرآیند و عملیات اصلی شود. بدیهی است که مشتریان شرکت از نحوه انتقال، انبارش و جابجایی مواد و قطعات اطلاعی ندارند اما هنگامی که این موضوع در قیمت تمام شده، تاثیر می گذارد کاملا به آن ها مربوط می شود. از این رو شناسایی فعالیت های فاقد ارزش افزوده، تعیین و دسته بندی محرک های هزینه و تحلیل آن ها در درجه ای از اهمیت قرار دارد که شایسته توجه خاص و تمرکز ویژه باشد.

باید مراقب بود که در مرحله تحلیل محرک های هزینه و مشخص نمودن نوع فعالیت ها، درگیر برنامه ای سر در گم و پیچیده یا بیش از حد ساده و آسان گیر نشویم. به هر صورت، روش شناسایی فعالیت های فاقد یا دارای ارزش افزوده از کل عملیات یک سازمان، قواعد خاص خود را دارد. ما نمی توانیم قلم خود را برداشته و به راحتی روی برخی فعالیت ها علامت بزنیم. بعضی مواقع یک فعالیت بدون ارزش افزوده، خود را در قامت یک فعالیت ضروری زنجیره ارزش، نشان می دهد. آشنایی و تسلط کامل فرد یا تیم مسئول، به فرآیندها و عملیات سازمان در این خصوص بسیار کمک رسان خواهد بود. همیشه در توضیح مفاهیم، مبانی و نحوه انجام تحلیل فعالیت ها، این داستان به خاطر من می آید. می گویند، فردی دیواری ساخته و یک چراغ چشمک زن قرمز روی آن گذاشته بود. پرسیدند چراغ قرمز برای چیست؟ جواب داد؛ برای اینکه ماشین‌ها مواظب باشند با دیوار برخورد نکنند. پرسیدند؛ خب! دیوار را برای چه ساخته‌اید؟ گفت؛ برای آن که چراغ قرمز را روی آن بگذاریم!

در ادامه خواهید دید که شش نوع عامل و محرک هزینه، معرفی شده و در زیر هر کدام مجموعه ای از اقدامات مختلف، درج گردیده، ضمنا در کنار اقدامات، تکنیک های شناخته شده بهبود نیز ارائه شده است. به کارگیری هر کدام از سیستم های بهبود در صورت اجرای صحیح، منجر به حل مسئله و رفع مشکل ناشی از عامل ایجاد کننده هزینه شده و پربدیهی است که هزینه های تحمیل شده، کاهش خواهند یافت.

عوامل به وجود آورنده هزینه ها : محرک های هزینه ها

محرک هزینه ۱ –  تولید مازاد

• اصلاح سیستم سفارش گیری و فروش
• برنامه ریزی موثر و تنظیم فرآیندهای عملیاتی و پشتیبانی در راستای تولید به اندازه کشش واقعی و نیاز بازار
• حرکت از سیستم تولید بدون سفارش ( انبارش محصولات نهایی برای ارائه به بازار مصرف با پروسه بازاریابی و فروش ) به سمت تولید مطابق با سفارش های دریافتی و قراردادهای منعقد شده قطعی
• استفاده از سیستم کانبان با پیاده سازی روش تولید بهنگام JIT

محرک هزینه  ۲ –  مغایرت ها و عدم انطباق ها(ی) کیفی، سیستمی، فرآیندی و . . .

• تکوین کارآمدتر فرآیندهای ساخت و تولید
• بازنگری دوره ای روش های اجرایی و توسعه SOP ها
• آموزش، انگیزش و توانمندسازی کارکنان
• ارزیابی و بهبود اثربخشی اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه CAPA
• سیستم نگهداری و تعمیرات بهره ور ماشین آلات و تجهیزات TPM
• بهبود سطح عملکرد فرآیندهای عملیاتی و بالابردن قابلیت فرآیندهای تولیدی – Cp – با به کارگیری روش های آماری مدیریت و کنترل فرآیند و همچنین هفت ابزار کیفی SPC، DOE ، ۶Sigma و . . .

محرک هزینه  ۳ –  تأخیر، انتظار

• بازنگری جانمایی، بازطراحی لی اوت و بازبینی چیدمان با هدف استقرار اثربخش ماشین آلات تولیدی و تجهیزات جنبی
• تکنیک های کاربردی، ساده و موثر مدیریت زمان
• طرح ریزی انجام فعالیت ها به صورت موازی
• تئوری محدودیت ها TOC  ( اولویت گذاری اجرای بهبود در ایستگاه های کاری که گلوگاه هستند)
• متدها و روش های مدیریت دیداری Visual Management
• بهبود سیستم های ارتباطات فردی، درون واحدی و سازمانی
• کاهش زمان توقفات برنامه ریزی شده با تکنیک تعویض تک دقیقه ای قالب و تغییر سریع خط تولید Quick Change Over و SMED
• طراحی، اجراء و فعال سازی مکانیزم های هشداردهنده ( هنگام عملکرد غیرطبیعی و ناایمن تجهیزات و دستگاه ها، بروز مشکلات کیفی در محصول و . . . )

محرک هزینه  ۴ –  فرآیند

• مهندسی مجدد فرآیندها BPR
• مدیریت زنجیره تأمین، طرح ریزی فرآیند لجستیک و بهبود اثربخشی و کارایی آن
• سیستم یکپارچه اطلاعات مدیریت MIS ، ERP ، BPMS
• هوش تجاری Business Intelligence ، داشبورد مدیریت
• کنترل متمرکز و نظارت موثر بر کلیه فرآیندها
• بررسی روش های اجرایی استاندارد – SOP ها – و بازنگری دوره ای و منظم آن ها با رویکرد بهبودمدار
• خودکارسازی و اتوماسیون فعالیت های تولیدی و مدیریتی ( تئوری لکوموتیوران مرده )
• بررسی کلیه فرآیندهای زنجیره ارزش در کسب و کار و شناسایی فعالیت های فاقد ارزش افزوده – اتلاف ها – و کاهش یا حذف آن ها

محرک هزینه  ۵ –  حرکت، انتقال و جابجایی

• بهبود سیستم های جابجایی، انتقال و انبارش
• کوتاه کردن فواصل دستیابی به اقلام مورد نیاز
• پیاده سازی موثر نظام آراستگی محیط کار – ۵S
• بهینه سازی روش ردیابی و شناسایی با به کارگیری تکنیک های مدیریت بصری
• استقرار و سازمان دهی ملزومات، تجهیزات، اشیاء و اقلام دیگر در موقعیت های تعیین شده و مشخص

محرک هزینه  ۶ –  موجودی ( اقلام ورودی/ در جریان ساخت/ نهایی)

• وارهایی از اقلام بلااستفاده که فضا را اشغال نموده اند
• عدم تولید محصول مازاد بر احتیاج و ظرفیت فرآیندهای بعدی
• طبقه بندی اقلام بر اساس ارزش مطابق با تکنیک ABC
• محاسبه مقدار اقتصادی سفارش EOQ و بهینه سازی موجودی ها
• بهبود دوره زمانی گردش موجودی در کسب و کار
• مدیریت موثر زنجیره تأمین و استفاده از تأمین کنندگان به عنوان انبار موجودی مواد اولیه و دیگر اقلام مورد نیاز

رویکرد بهبود مستمر و ارتقاء بهره وری، موثرترین روش و رویکرد در کاهش هزینه ها می باشد