در شرکت شما در هفته ها و روزهای پیش از بازدیدهای مهم یا ممیزی ها، نوع فعالیت ها، نحوه انجام کارها و فشردگی برنامه ها با حالت عادی، چه قدر فرق می کند؟

به عنوان مدیر ارشد سازمان یا یکی از مدیران میانی شرکت اگر نشانه ای ساده و علامتی تجربی و دم دست، نیاز دارید و می خواهید بفهمید که سیستم مدیریت طرح ریزی و پیاده سازی شده در سازمان شما در شرایط خوب عملکردی هست و کاملا اثربخش و کارآمد هست یا در درجاتی پایین تر قرار دارد، ادامه یادداشت را مطالعه بفرمایید.

برای این کار شما ابزارهای مختلفی را پیش رو دارید.اقداماتی همچون انجام ممیزی داخلی سیستم مدیریت کیفیت، پایش شاخص های اندازه گیری سطح عملکرد فرآیندها، نتایج ممیزی سوم شخص از سوی موسسات گواهی دهنده، ارزیابی عملکرد واحدها و افراد و . . . از جمله موارد در اختیار شما می باشد. با این حال نکته ای که در ادامه بیان و ارائه می شود قدری متفاوت است و این مسئله را از زاویه ای دیگر که به نوعی جالب هم هست مورد بررسی قرار می دهد.

به رویدادهای جاری در شرکت خود، در روزهای پیش از ممیزی ها و بازدیدهای مهم نگاه کنید. اگر نوع فعالیت ها و سطح و شدت اجرای کارها و وظایف سیستمی، مدیریتی، کیفی و وضعیت آراستگی محیط شرکت در زمان های پیش از بازدیدهای مهم یا ممیزی ها بیشتر از ۱۰ تا ۱۵ درصد با شرایط عادی، تفاوت دارد، به صورت نسبی می توان گفت که نظام کلی مدیریتی شرکت یا سیستم مدیریت کیفیت سازمان، نتوانسته به اهداف اصلی و نتایج بنیادین خود به صورت موثر، اثربخش و کارآمد دست پیدا کند.

*******

تیم مدیران سازمان شامل مدیرعامل و همچنین مدیران میانی (مدیران واحدهای سازمانی) شرکت باید طوری عملیات و سیستم را مدیریت کند که هنگام بازدیدها یا ممیزی ها نهایتا ۱۰ تا ۱۵ درصد کارها، انجام یا عدم انجام فعالیتی، شکل و نوع انجام دادن ها فرق کند و بهتر شود.

موارد مهم بازدید و ممیزی معمولا شامل بازدید از سوی هیئت مدیره، مالکین بنگاه، مشتریان فعلی یا نمایندگان مشتریان بالقوه، ممیزی موسسات صدور گواهینامه، حسابرسی و ارزیابی ها می شوند.

ایجاد سوابق و مستنداتی که باید انجام می شده و فایل ها و اسنادی که باید تهیه می شدند و نشده اند مانند شکایت های مشتریانی که بدون پاسخ مانده، اقدام اصلاحی های طراحی نشده، بازرسی هایی که شاید انجام شده اما مستندسازی نشده، گزارش هایی که باید تدوین و ارائه می گردیده اند، اسناد مالی و حسابداری که ثبت نشده و . . . خیلی موارد دیگر می توانند بخشی از این کارها و فعالیت ها باشند که در زمان معمول و عادی خود رویداد، کارهای سیستمی و مدیریتی آن ها به هر دلیل انجام نشده اند و حالا باید برای مثلا یک دوره یک ساله یا کمتر همه موارد را مورد بررسی قرار داد و موارد نقص و کمبود را به هر صورت رفع و رجوع نمود.

وضعیت ظاهری شرکت و نظام آراستگی محیط کار – ۵S سازمان، نیز از این قاعده مستثنی نیست، نابسامانی هایی که در فضای کاری، اداری، تولیدی و انبارهای شرکت وجود دارند را باید مرتب، سازماندهی و پاکسازی نمود که معمولا حجم قابل توجهی هم به لحاظ انجام دارند.

آراستگی محیط کار یا همان اصول پنجگانه ۵S از آن رو اهمیت دارند که در بدو ورود به چشم بازدیدکنندگان و ممیزان آمده و آن ها با یک ذهنیت و پیش داوری وارد انجام کارها و برنامه های خود می شوند. از این رو است که مدیران ارشد به مساله پاکیزگی، مرتب سازی و آراستگی محیط ظاهری کار در این گونه موارد، بسیار اهمیت می دهند.

*******

به هر صورت به عنوان یک اصل کلی (این نکته بر اساس تجربه نویسنده بیان شده، امری نسبی بوده و مطلق نمی باشد) نحوه انجام فعالیت های معمول و وظایف کلی مدیران میانی، سرپرست ها، کارشناسان و دیگر کارکنان و پرسنل سازمان اگر در روزها و هفته های پیش از ممیزی هایی مانند ممیزی سیستم های مدیریت کیفیت یا بازدیدهای مهم بیش از  ۱۵ درصد بیشتر و فشرده تر از حالت عادی کارکرد و عملکرد آن ها می باشد یا اضافه کاری مداوم درخواست می کنند تا حد زیادی با اطمینان می توان گفت که در انجام وظایف خود اثربخش و کارآمد نمی باشند.

در مواجهه با این پدیده می توانید سیستم کنترلی و نظارت خود بر نحوه اجرای فعالیت های مدیریتی، پشتیبانی و عملیاتی شرکت را مورد پایش و بازبینی قرار دهید. از خودتان به عنوان شخص اول مدیریت سازمان شروع کرده و یک یا دو لایه بعدی شامل مدیران میانی و سرپرست ها را نیز مورد کاوش قرار دهید.

در صورتی که احساس کردید در جاهایی مکانیزم های کنترلی مدیریت، موثر و اثربخش نمی باشد و داده های لازم و موثق از سطح عملکرد واحدها، قسمت ها و افراد به حضور شما نمی رسد یا دیر در اختیارتان قرار می گیرد، دست به اصلاح و تجدید ساختار سیستم کنترل مدیریت و مکانیزم های نظارتی خود بزنید.