متن استاندارد راهنمای تهیه مستندات سیستم های مدیریت کیفیت – ایزو ISO 10013

ISO / TR 10013:2001 Quality management systems Guidelines for quality management system documentation

 استاندارد ایزو ۱۰۰۱۳ حاوی خطوط راهنما برای تهیه، تدوین، تصویب و توزیع مدارک و مستندات در یک سیستم مدیریت کیفیت می باشد.

مطابق متن استاندارد ISO 10013 ، مقاصد و منافع مستندات سیستم مدیریت کیفیت برای یک سازمان می تواند موارد زیر را شامل گردد، اما به این ها محدود نیست:

• تشریح سیستم مدیریت کیفیت سازمان
• فراهم آوردن اطلاعات برای گروه های فرابخشی به گونه ای که آنها بتوانند ارتباطات مابین را بهتر درك کنند
• مطلع کردن کارکنان از تعهد مدیریت در قبال کیفیت
• کمک به کارکنان تا نقش خود را درون سازمان درك کنند و بدین ترتیب حس بهتری نسبت به مقصد و اهمیت کار در آنها ایجاد نماید
• فراهم آوردن درك متقابل بین کارکنان و مدیریت
• فراهم آوردن مبنایی برای انتظارات در مورد عملکرد کار
• بیان نحوه انجام کارها برای برآورد کردن الزامات مشخص شده
• فراهم آوردن شواهد عینی دستیابی به الزامات مشخص شده
• فراهم کردن چارچوب روشن و کارآ در مورد عملیات
• فراهم آوردن مبنایی برای آموزش کارکنان جدید و بازآموزی ادواری کارکنان موجود
• فراهم آوردن مبنایی برای ایجاد نظم و تعادل درون سازمان
• فراهم آوردن یکنواختی در عملیات بر مبنای فرآیندهای مدون شده
• فراهم آوردن مبنایی برای بهبود مداوم
• فراهم آوردن اطمینان برای مشتری بر مبنای سیستم های مدون شده
• اثبات توانمندی های سازمان به طرف های ذی نفع
• فراهم آوردن چارچوبی روشن از الزامات برای تأمین کنندگان
• فراهم آوردن مبنایی برای ممیزی کردن سیستم مدیریت کیفیت و
• فراهم آوردن مبنایی برای ارزیابی اثربخشی و تداوم مناسب بودن سیستم مدیریت کیفیت

فهرست بندهای استاندارد شامل موارد زیر است.

۱- هدف و دامنه کاربرد

۲- مراجع الزامی

۳- اصطلاحات و تعاریف

۴- مستندات سیستم مدیریت کیفیت

• کلیات
• مقاصد و منافع
• خط مشی کیفیت و اهداف
• نظام نامه کیفیت
• روش های اجرایی مدون
• دستورالعمل های کاری
• فرم ها
• طرح های کیفیت
• مشخصات
• مدارک برون سازمانی
• سوابق

۵- فرآیند تهیه مستندات سیستم مدیریت کیفیت

• مسئولیت تهیه مستندات
• روش تهیه مستندات سیستم مدیریت کیفیت
• استفاده از ارجاعات

۶- فرآیند تصویب، صدور و کنترل مدارک سیستم مدیریت کیفیت

• بررسی و تصویب
• توزیع
• گنجاندن تغییرات
• کنترل صدور و تغییر
• نسخ خارج از کنترل

پیوست الف: نمونه ای از سلسله مراتب مستندات سیستم مدیریت کیفیت

پیوست ب: نمونه ای از دستورالعمل کاری با ساختار نظام یافته نوشتاری

دانلود متن کامل استاندارد بین المللی ایزو ۱۰۰۱۳ ، راهنمای تهیه مستندات سیستم های مدیریت کیفیت

ویرایش بین المللی : ۲۰۰۱

ویرایش : ۱۳۸۴

فرمت: pdf   حجم: ۲۲۵ KB

موسسه منتشر کننده : سازمان ملی استاندارد ایران

دانلود :  ISO TR 10013 2001 Guidelines for QMS documentation

متن استاندارد ایزو ISO 10013، راهنمای تهیه مستندات سیستم های مدیریت کیفیت

قسمتی از متن و بندهای استاندارد ایزو ۱۰۰۱۳ در مورد روش های اجرایی مدون

ساختار و شكل

ساختار و شكل روش های اجرایی مدون (نسخ كاغذی یا رسانه های الكترونیكی) بایستی به صورت متن، نمودارهای گردش كار، جداول یا تركیبی از آنها و یا هر روش دیگری كه متناسب با نیازهای سازمان باشد، توسط سازمان مشخص شود. روش های اجرایی مدون بایستی شامل اطلاعات ضروری بوده و دارای شناسه منحصر به فرد باشد.

در روش های اجرایی می توان به دستورالعمل های كاری كه نحوه واقعی انجام یك فعالیت را شرح می دهند، ارجاع داد. روش های اجرایی مدون معمولا فعالیت هایی را شرح می دهند كه مربوط به امور مختلف است در حالی كه دستورالعمل های كاری عموما مربوط به كارهایی است كه برای انجام یك وظیفه صورت می گیرد.

عنوان

عنوان، بایستی به روشنی روش اجرایی را مشخص كند.

مقصود

مقصود از روش اجرایی مدون بایستی بیان شود.

دامنه كاربرد

دامنه كاربرد روش اجرایی مدون، بایستی حوزه هایی كه قرار است پوشش داده شوند و حوزه هایی كه قرار نیست پوشش داده شوند را مشخص نماید.

مسئولیت و اختیار

مسئولیت و اختیار افراد و یا بخش های سازمانی و همچنین ارتباط میان آنها كه به فعالیت ها و فرآیندهای مشروح در روش اجرایی مربوط می شود، بایستی مشخص گردد. این موارد بایستی در روش اجرایی به هر صورتی كه برای واضح بودن مناسب باشد با نمودارهای گردش كار یا متن های توصیفی شرح داده شوند.

با توجه به اینكه خطوط راهنمای فرآیند تشریح كننده نحوه گردش كار فرآیند در سازمان می باشد كه فعالیت های متعددی را بین قسمت های مختلف سازمان تشریح می نماید توصیه می گردد در قسمت مسئولیت و اختیار حتما صاحب فرآیند مشخص گردد تا در مواقع مورد نیاز بتوان نقاط قوت و ضعف فرآیند را با صاحب فرآیند در میان گذاشت.

از آنجا كه مسئولیت ها و اختیارات افراد مختلف تاثیر گذار در یك فرآیند باید با سمت های سازمانی آنها سازگاری داشته باشد توصیه می گردد در خطوط راهنمای فرآیندها بجای بیان عناوین بخش ها و یا نام بردن از افراد به سمت های سازمانی آنها اشاره كرد.

شرح فعالیت ها

میزان جزییات مندرج در روش اجرایی معمولا می تواند بر حسب پیچیدگی فعالیت ها، روش های مورد استفاده، سطح مهارت ها و آموزش لازم برای افرادی كه فعالیت ها را انجام می دهند، متفاوت باشد. جدا از میزان جزییات، موارد زیر هر جا كه كاربرد داشته باشند بایستی در تهیه روش های اجرایی مدنظر قرار گیرند.

الف- مشخص كردن نیازهای سازمان، مشتریان و تامین كنندگان آن،

ب- تشریح فرآیندها به صورت متن و یا نمودارهای گردش كار مرتبط با فعالیت های مورد نیاز،

پ- تعیین این كه چه كاری بایستی انجام گیرد، توسط چه شخصی یا كدام واحد سازمانی و چرا، چه موقع، كجا و چگونه؟

ت- تشریح كنترل فرآیندها و كنترل های مربوط به فعالیت های مشخص شده،

ث- مشخص كردن منابع مورد نیاز برای انجام فعالیت ها (ازنظر كاركنان، آموزش، تجهیزات و مواد)،

ج- مشخص كردن مستندات مناسب مربوط به فعالیت های مورد نیاز،

چ- تعیین درونداد و برونداد فرآیند و

ح- تعیین اندازه گیری هایی كه بایستی انجام گیرد.

سازمان می تواند تصمیم بگیرد كه برخی از اطلاعات فوق برای در نظر گرفته شدن در یك دستورالعمل كاری مناسب تر است.

سوابق

سوابق مربوط به فعالیت های شرح داده شده در روش اجرایی مدون بایستی در همین بخش از روش اجرایی مدون یا در سایر بخش های مرتبط تعریف شوند. فرم هایی كه برای این سوابق بایستی استفاده شود بایستی برحسب كاربرد در متن روش اجرایی مشخص گردند. روش مورد استفاده برای تكمیل، بایگانی و حفظ سوابق نیز بایستی مشخص شود.

پیوست ها

پیوست های حاوی اطلاعات پشتیبانی كننده روش اجرایی مدون از قبیل جداول، نمودارها، نمودارهای جریان و فرم ها می تواند در روش اجرایی مدون گنجانده شود.

بازنگری، تصویب و تجدید نظر

شواهد بازنگری، تصویب، وضعیت و تاریخ تجدیدنظر روش های اجرایی بایستی مشخص شود.

مشخص كردن تغییرات

در مواردی كه امكان پذیر باشد، ماهیت تغییرات بایستی در همان مدرك یا ضمایم مناسب مشخص گردد

متن استاندارد ایزو ISO 10013، راهنمای تهیه مستندات سیستم های مدیریت کیفیت