تکنیک برنامه‌ریزی و اولویت‌بندی انتقال و به اشتراک گذاری دانش در حوزه دانشی

تکنیک برنامه‌ریزی و اولویت‌بندی انتقال و به اشتراک گذاری دانش در حوزه دانشی

در پروژه های مشاوره مدیریت دانش و در روند اجرا و پیاده سازی سیستم مدیریت دانش در سازمان، برنامه ریزی و اولویت‌‌بندی انتقال و به اشتراک گذاری دانش، اهمیت خاصی داشته چرا که انتقال و به اشتراک گذاردن دانش، ارزش افزوده بالایی را در مقام مقایسه با دیگر فرآیندهای مدیریت دانش معمولا به همراه می آورد.

برای برنامه ریزی، اجرا و پیاده سازی فرآیندهای مدیریت دانش و خصوصا این فرآیند ما نیاز به مدل ها، ابزارها و تکنیک هایی داریم که در سازمان ها و بافت های متفاوت، رویکرد و روش را به ما ارائه نماید که فارغ از محتوا، شکل و ساختار قابل قبولی را معرفی نماید که اتفاقا در این جا یکی سراغ داریم.

این ابزار در مرحله و پروسه برنامه ریزی به ما کمک می کند تا بتوانیم جهت اولویت بندی حوزه های دانشی اقدام کنیم و تعیین نماییم که ابتدا به ساکن کدام حوزه ها اولویت دارند یا بیشترین ارزش را ایجاد می کنند تا برای انتقال و به اشتراک گذاری دانش و مهارت آنها را در نظر بگیریم.

پس از آن که در روند اجرا و پیاده سازی مدیریت دانش در سازمان، حوزه های دانشی، شناسایی شدند و تعریف گردیدند، سازمان می تواند یک ارزیابی به عمل آورد. این ارزیابی می تواند به صورت خودارزیابی هم باشد و مسئولان هر واحد، مطابق پرسش هایی مشخص از سطح دانش و مهارت های موجود و بالفعل واحدهای تحت مدیریت خود، یک ارزیابی به عمل بیاورند.

خروجی این ارزیابی یا خودارزیابی، تعیین سطح هر یک از واحدهای سازمان در حوزه دانشی مشخص می باشد. شایسته یادآوری است که ارزیابی سطح دانش می تواند مابین اشخاص و اعضای سازمان هم باشد یا این که ارزیابی می تواند مابین واحدهای کسب و کار یک مجموعه بزرگ و شرکت های تحت مالکیت یک هولدینگ اقتصادی و صنعتی صورت گیرد.

به هر روی در اختیار داشتن اطلاعات و داده های سطح دانش و مهارت واحدهای سازمان ما را قادر می سازد با سازمان دهی و نمایش داده ها در قالب ها و فرمت های بصری، به استخراج معنا از آنها دست بزنیم و بر اساس درک تصویری و دریافت دیداری از داده ها این امکان برای‌مان فراهم شود تا کاربرد خاص و متفاوتی از آنها را کشف و تعریف کنیم.

در تصویر زیر در هر حوزه دانشی و مهارتی کمترین امتیاز ارزیابی (پایین ترین سطح) و همزمان بیشترین امتیاز (بالاترین سطح) ترسیم شده است.

ارزیابی سطح دانش و مهارت واحدها در حوزه های دانشی و ترسیم نمودار و تعیین پایین ترین و بالاترین سطح

چه می بینید؟

فاصله دانشی و شکاف مهارتی بین واحدهای سازمان خودنمایی می کند.

این به چه معناست؟

این نمودار بیشتر از آن چه داده های خام که در قالب یک جدول قرار گرفته، حرف می زنند و نکته دارد. نمودار می گوید آن‌جا که سطح پایینی با سطح بالایی، بیشترین فاصله و تفاضل را دارند، بالاترین ظرفیت جهت انتقال دانش و به اشتراک گذاری مهارت وجود دارد.

به عنوان مثال در حوزه دانشی خلاقیت و نوآوری، واحدی (یا فرد، واحد کسب و کار یا یکی از شرکت های هولدینگ) هست که هیچ نمی داند یا بسیار کم می داند، تجربه و درس آموخته ای ندارد و همزمان واحد، فرد یا شرکتی هست که در حد بالا و عالی می داند، تجربه کسب می کند، درس آموخته ها را ثبت کرده و از آنها می آموزد و به کار می گیرد.

پس جایی را دارید که در سطح دانش پایه و مقدماتی قرار دارد و جایی دیگر هم هست که در سطح پیشرفته و نوآورانه ای به لحاظ دانش ایستاده است. یعنی، جایی هست که می خواهد (یعنی باید) یاد بگیرد و بیاموزد و جایی هست و کسی هست که می تواند یاد بدهد و بیاموزاند. این ها را به هم متصل کنید. این اختلاف پتانسیل، جریان می آفریند اگر بین آنها اتصال برقرار کنید یا پل بزنید.

تکنیک برنامه‌ریزی و اولویت‌بندی انتقال و به اشتراک گذاری دانش در حوزه دانشی

حتما هم جایی هست که پایین ترین سطح و بالاترین سطح، کمترین اختلاف را دارند. اینجا را باید چه کنید؟

اگر کمترین تفاوت و فاصله در یک حوزه دانشی در مقادیر کم و در سطوح پایینی مشاهده می شود یعنی عمدتا واحدها در سطح ابتدایی دانش هستند. پس لازم هست یا مجبور هستیم، برای دریافت دانش (البته دانشی که داشتن و به کار گرفتن آن برای سازمان، ضروری هست و برای دسترسی به آن هدف‌گذاری داریم) از منابع بیرونی استفاده کنیم.

همچنین اگر این اختلاف کم در سطوح بالایی مشاهده می شود، یعنی واحدهای مختلف در سطوح نزدیک به هم و در شرایط مناسبی قرار دارند و دیگر نیاز ضروری به انتقال دانش درونی یا کسب دانش از بیرون وجود ندارد. این حوزه های دانشی را می توانیم رها کنیم و آن ها را به کناری گذارده تا در مرحله ها و اولویت های بعدی به سراغ‌شان بیاییم.

حوزه های دانشی را در تصویر و نمودار بالا عمدتا از حوزه های دانشی عمومی مانند مبانی مدیریت انتخاب کردم تا عمومی بودن آن به درک و انتقال مفهوم کمک کند. حوزه های دانشی را با توجه به کسب و کار سازمان و زمینه ای که شرکت به فعالیت در آن اشتغال دارد می توان از بین حوزه های تخصصی دانشی برگزید. نمونه و مثالی از حوزه های دانشی تخصصی سازمان ها را می توانید در اینجا ببینید.

ارزیابی ظرفیت به اشتراک گذاری و انتقال دانش در حوزه های دانشی مختلف مابین واحدهای سازمان

به جز بررسی نقطه های حدی و مقایسه بالاترین ها با پایین ترین ها، می توان هر واحد را به صورت جداگانه نیز تحلیل و بررسی نمود. مسئولان و مالکان فرآیندها یا مدیران واحدها می تواند نتایج ارزیابی دانشی و مهارتی فرآیند و واحد خود را با سطوح پایین و بالای دانش و مهارت در یک حوزه دانشی (به همراه مدیر دانش سازمان یا مشاور مدیریت دانش شرکت) بررسی و تحلیل نمایند. نتیجه بررسی و خروجی تحلیل، ما را در برنامه ریزی اقدام‌ها و فعالیت های انتقال و به اشتراک گذاری دانش کمک می کند.

مقایسه سطح دانش و مهارت یک واحد سازمانی یا فرآیند کسب و کار با دیگران در حوزه های دانشی مختلف

بدیهی است در دوره های زمانی مختلف مانند شش ماهه یا سالانه، می توانیم ارزیابی سطوح دانشی، نموداری کردن داده ها و تحلیل آنها با هدف به‌روز کردن تصمیم ها و برنامه ها را تجدید و تکرار نمود. چه آن که از انتقال دانش و به اشتراک گذاردن دانش ها و مهارت ها انتظار داریم که فاصله و شکاف بین واحدها از طریق بالاتر رفتن سطوح پایینی، کاهش یابند.

مشابه همین وضعیت، ممکن است با بالاتر رفتن دانش و مهارت یک واحد در حوزه دانشی خاصی همزمان شود با بالاتر رفتن سطح واحدهایی که بالاترین سطح را داشته اند و کماکان فاصله حفظ شود یا حتی بیشتر هم بشود با این تفاوت که میانگین سازمان در آن حوزه دانشی خاص بالاتر رفته است.

در انتها نیز بایستی این نکته را خاطر نشان کنم که واحدها و فرآیندهایی که برای آنها اقداماتی جهت انتقال و به اشتراک گذاری دانش و مهارتی را تعریف و اجرا کرده ایم در دوره جدید ارزیابی یا خودارزیابی اگر همان مقادیر و سطوح دوره قبلی تکرار شوند باید بررسی دقیق و تحلیلی ریشه ای صورت بگیرد که چرا چنین شده است؟ و برای آن پروسه حل مسئله را طی نموده و اجرا کنیم.

منبع : کریس کالیسون و جف پارسل ۱۳۹۴

آموختن پرواز ؛ یادگیری مدیریت دانش کاربردی از سازمان های پیشرو و یادگیرنده

Learning to Fly: Practical Knowledge Management from Leading and Learning Organizations 2nd Edition , 2011

کریس کالیسون و جف پارسل

Chris Collison (Author), Geoff Parcell (Author)

ترجمه حمیدرضا مهربد، افسانه شیخ محمدی، امید و مریم اصغرزاده