۹ اقدام و نکته مهم در تبدیل یک همکار به سرپرست یا مدیر

چند نکته و اقدام مهم در فرآیند تبدیل یک همکار به سرپرست یا مدیر

تصور کنید که از بین شما و تنی چند از همکاران تان، شما به عنوان مافوق یعنی مدیر یا سرپرست آنها انتخاب می شوید. یا موقعیتی را فرض کنید که شما مدیری هستید که از بین نیروهایی که تحت نظر شما کار می کنند یک نفر را به عنوان سرپرست و مدیر آنها انتخاب می کنید. فارغ از این که به استفاده از گزینه های داخلی برای ارتقاء تمایل دارید یا به جذب نیرو از بیرون سازمان، بسیاری مسایل و نکات را باید مد نظر داشته باشید. در صورتی که از بین کارکنان یک واحد، فردی را به مدیریت آن بر می گزینید، بایستی یک روند را دنبال نمایید. این پروسه تبدیل همکار به سرپرست یا مدیر همکاران سابق خود، ملاحظات مهم و خاصی دارد که بایستی به صورت جدی به آن توجه کرده و بر روی اجرای صحیح این روند، تمرکز نمایید.

در این مطلب، نکته هایی مطرح می گردد که اطمینان حاصل نمایید این پروسه به صورت بهتری اجرا می شود.

۱- مطمئن شوید کارکنان واحد، این انتصاب را به طور رسمی متوجه شوند

اجازه ندهید که نیروهای واحد به صورت جسته و گریخته از این و آن بشنوند که فلانی مدیر یا سرپرست شده است. چه به صورت ابلاغ در سامانه مکاتبات داخلی یا با درج حکم ابلاغ فرد در بورد اطلاع رسانی واحد، به آنها اعلام کنید که یکی از همکاران آنها مدیر واحد شده است. بهتر از همه، این است که یک جلسه رسمی با حضور همه کارکنان واحد برگزار نمایید. در این جلسه بایستی مدیر عامل سازمان یا ارشدترین مسئول پس از مدیر عامل که امکان حضور دارد، اعلام نماید که چه کسی به سرپرستی یا مدیریت واحد منصوب شده است.

۲- ملاقات با رییس و بحث در مورد انتظارات ایشان و مسئولیت‌های مدیر جدید

مدیر و سرپرست جدید با مافوق مستقیم خود باید جلسه ای برگزار کرده و از ایشان مسئولیت های خود را به صورت شفاف بپرسد و آگاه شود. به شرح وظایف یا شرح شغل اکتفا نکنید. اگر مدیر قبلی به دلیل مسایل عملکردی، جایگزین شده، لازم است که جانشین او علت ها و دلایل مربوط را بداند. نتایج و خروجی هایی که از این پست و سمت سازمانی انتظار می رود چیست؟ اینها را حتما بپرسید و بدانید.

۳- با کارکنان خود جلسه گروهی بگذارید

حالا وقت آن است که یک جلسه با همه کارکنان واحد خود برگزار نمایید. فضای این جلسه بایستی دوستانه باشد. در این جلسه، صحبت های عمومی و عادی را مطرح کنید. از طرح مسایل چالش برانگیز، جدا پرهیز کنید. به صورت کلی به دغدغه های کارکنان بپردازید. تصویری از آن چه در مورد واحد و دورنمای آن در ذهن دارید را برای آنها ترسیم کنید. به صورت مصداقی، مواردی از آن چه برای واحد مد نظر دارید را بیان نمایید.

۴- به صورت انفرادی با کارکنان صحبت کنید

پس از جلسه عمومی، با تک تک افراد واحد جلسه بگذارید و به صورت مفصل صحبت کنید. در اینجا موردی ندارد که به دغدغه‌های جدی آنها و به مسایل چالش برانگیز، پرداخته شود. چشم انداز و هدفگذاری خود از واحد و عملکرد آن را دقیق تر مطرح کنید.

۵- تغییر بزرگ، اعمال نکنید

در ابتدای کار خود در مدیریت و سرپرستی واحد، تحولات بزرگ و تغییرات جدی ایجاد نکنید. واحد را شخم نزنید که از نو بسازید. اگر می توانید، یک اقدام موفقیت آمیز را دست بگیرید حتما انجام دهید. طرح و برنامه اول تان برای ایجاد فضا و تصویری مثبت، کوچک نباشد که به چشم نیاید و خیلی هم بزرگ نباشد که نتوانید ابتدا و انتهای آن را به خوبی جمع کنید.

۶- به آنها بگویید که چه طور می توانید کمک‌شان کنید که موفق‌تر باشند

در جلسه انفرادی یا در موقعیت های بعدی که با هر یک از کارکنان صحبت می کنید، از آنها بخواهید به شما بگویند که چطوری می توانید شرایط را برای انجام وظایفشان آسان تر کنید. اگر در مسیر ایفای مسئولیت هایشان، موانعی هست که می توانید آن ها را برطرف نمایید، کارکنان واحد را ترغیب کنید و در موقعیتی قرار دهید که خواسته های کاری شان را مطرح کنند و شما هم حتما اقدام کنید. همین که از شما درخواستی را مطرح کنند یعنی جایگاه شما را به عنوان مافوق، مدیر و سرپرست خود پذیرفته اند. این نکته خصوصا در مورد نیروهایی که با آنها همکاران نزدیک، محسوب می شدید مهم تر است که حتی الامکان، به طور تلویحی و غیرمستقیم هم که شده، موقعیت جدید شما را قبول نمایند.

نکات و اقدامات مهم در فرآیند تبدیل یکی از کارکنان واحد به سرپرست یا مدیر همان واحد

۷- دیگر نمی توانید مانند گذشته با دوستان خود، رابطه صمیمانه داشته باشید

تا حد زیادی به شما اطمینان می دهم که نمی توانید یعنی نباید که همان رابطه صمیمانه قبلی را با همکاران و دوستان خود داشته باشید. اگر همان ارتباط نزدیکی که داشتید را در داخل سازمان، ادامه دهید، ممکن است شبهاتی در مورد این که شما بین نیروها، تبعیض قائل می شوید، محل بروز و ظهور یابند. ممکن است حدس و گمان هایی مطرح شود که شما بر اساس عدالت رفتار نمی کنید.

همچنین اگر بیرون از محل کار، رابطه صمیمانه و دوستانه خود را ادامه دهید، ممکن است موارد ناخوشایندتری هم اتفاق بیفتد. احتمال آن هست که در ارتباط دوستانه و صمیمانه، مسایلی از محل کار را بیان کنید و اطلاعاتی را از لایه سازمانی خود به دوستان و همکاران قبلی خود که در لایه پایین تری هستند انتقال دهید. دوستان شما هم آن موارد را در داخل سازمان به دیگر همکاران شان بگویند. این گونه موارد، پتانسیل زیادی دارند که باعث بروز سوءتفاهم، تنش یا حاشیه شوند. باید ضمن رعایت اصول اخلاقی و رفتار مبتنی بر دوستی و احترام، شکل و نوع رابطه خود را تغییر دهید.

شاید لازم نیست بگویم که این توصیه برای شرایط عمومی و کلی مطرح شده است. اگر شما، دوستان و همکاران تان در محیطی با سطح بالای بلوغ سیستمی و سازمانی کار می کنید این رویه تا حدی کم رنگ می شود اما به صورت یک اصل عمومی، کماکان می شود آن را توصیه نمود.

۸- مقداری فضا بدهید

احتمال زیادی دارد که برخی از همکاران شما خصوصا آنهایی که به هم نزدیک تر بودید، در پذیرفتن یا درک شرایط جدید، دچار مشکل شوند. حتما قبول دارید که پذیرفتن این موضوع، برای همکارانی که با هم صمیمی و نزدیک بوده اند، مقداری سخت است. اگر اولین تجربه مدیریت و سرپرستی شماست و اگر در ایفای نقش و مسئولیت جدید خود، قدری جوگیر شوید، بی تجربگی به خرج داده یا گام هایی اشتباه بردارید، سختی پذیرش شما به عنوان سرپرست برای همکاران قدیمی تان بیشتر هم می شود. به همین خاطر اگر احساس می کنید که برخی هنوز این موضوع را کاملا هضم نکرده اند، واکنش تند و عکس العمل سریع یا شدیدی نشان ندهید. مقداری زمان بدهید. قدری فضا را برایشان باز کنید. بگذارید و اجازه بدهید تا بتوانند با موقعیت جدید شما کنار بیایند.

۹- شما همکار و رییس جدید دارید، از آنها یاد بگیرید

شما حالا در لایه سازمانی بالاتری قرار دارید. رییس جدیدی دارید. همکارانی دارید که سرپرست و مدیر واحدها و کارکنان دیگر هستند. از این که این فرصت به شما داده شده است، بهره ببرید. روی توانایی و مهارت یادگیری خود کار کنید. فکر کرده و اقدام کنید و از تجربه کردن رویدادهای جدید، بیشتر و بیشتر یاد بگیرید. نحوه سرپرستی و اعمال مدیریت بر نیروها را به صورت ایفای نقش و بازی کردن در یک موقعیت و شخصیت حرفه ای جدید در نظر بگیرید. جنبه شاد و مفرح کار و شغل جدید را در کنار انجام جدی وظایف خود مد نظر داشته باشید. مطمئن باشید که موفق خواهید شد.

نکات و اقدامات مهم در فرآیند تبدیل یک همکار به سرپرست یا مدیر واحد در سازمان – ببینید، انجام دهید، تجربه کرده و یاد بگیرید