برنامه ریزی، سنگ بنای مدیریت برای موفقیت در سازمان – اگر برنامه ریزی نکنید پس برنامه ای برای شکست دارید!

هركاری و هر فعالیتی هر چه قدر هم كه كوچك باشد نیاز به برنامه ریزی دارد. حتی یك خانم خانه دار كه برای خرید، كار بانكی و سرزدن به یك دوست از خانه خارج می شود با انجام برنامه ریزی، بهتر و سریعتر به كارهای خود می رسد. امروزه ساختار سازمان ها بسیار پیچیده شده است و سازمان ها در محیطی با تغییرات بسیار سریع در حال فعالیت هستند، همین دو عامل کافی است که برنامه ریزی، جزئی انکار ناپذیر و ضروری از حیات و فعالیت سازمان ها باشد.

به دیگر سخن می توان گفت که برنامه ریزی سنگ بنای مدیریت یک کسب و کار می باشد. سازمان ها بدون داشتن طرح و برنامه نخواهند توانست به اهداف خود دست پیدا کنند. همین تعیین اهداف سازمانی جزئی از فرآیند برنامه ریزی می باشد.

از مسائل و مشکلات رایج در بسیاری از بنگاه های اقتصادی، واحدهای صنعتی و دستگاه ها، نپرداختن شایسته و بایسته به این جزء مهم مدیریت یعنی برنامه ریزی می باشد و تا حدود زیادی می توان گفت که همین مسئله، پاشنه آشیل بسیاری از سازمان ها می باشد. اصولا برنامه ریزی به این مفهوم است که شما بدانید چه می کنید؟ اهمیت این جمله در سطوح بالایی سازمان و خصوصا در رده مدیریت ارشد سازمان، بیشتر خود را می نمایاند.

• هدف شما به عنوان یک مقام اجرایی در سازمان چیست؟
• چه اهدافی را برای شرکت خود مدنظر دارید؟
• هیئت مدیره یا مدیر مافوق شما تا چه مقدار در تعیین اهداف سازمان تأثیر گذار می باشد؟
• در هدف گذاری کلان و یا کوتاه مدت سازمان، چه قدر مسائل و موضوعات مورد علاقه ذی نفعان سازمان را در نظر می گیرید؟

می بینید که سوال های زیادی وجود دارند که باید برای آنها پاسخ مناسبی بیابید. در صورتی که به این مسائل بسیار مهم توجه کافی نکنید و پاسخ این پرسش ها را مبنای برنامه ریزی بلندمدت و عملیاتی خود قرار ندهید، بدون مبالغه می توان گفت که شرکت شما مانند یک قایق کاغذی روی آب با هر نسیم ملایم و یا هر موج کوچکی به این سو و آن سو می رود و طبیعتا کار زیادی هم از شما در این چنین وضعیتی برنخواهد آمد. هرگز نمی توان بدون برنامه بود، حتی زمانی که برنامه ریزی نمی کنید در حقیقت برنامه ای برای شکست و عدم موفقیت خود طراحی کرده اید.

منفعل بودن و واکنش های مقطعی انجام دادن شاید ساده ترین راه و راحت ترین روش باشد. هنگام پاسخ گویی و جواب دادن به مافوق هم مشکل زیادی وجود ندارد، معضلات بیرونی و مشکلات درونی، بهترین حربه برای فرافکنی و آدرس غلط دادن می باشند.

سرمایه گذاران، سهامداران، هیئت مدیره و مدیر عامل حتی اگر شرکت یا واحدی پرمشکل و پر معضل را به دست مدیری می سپارند توقع دارند تحت مدیریت شما گامی هر چند کوچک رو به جلو بردارید، شما نیز اگر در حرفه و شغل مدیریتی، علاقه مندی های شخصی و آینده کاری خود را جستجو می کنید و در سازمانی مستقر شده اید باید بدانید که کجا هستید؟ کجا می خواهید بروید؟ و چگونه می خواهید برسید؟ و طبیعتا به همراه خود سازمان را نیز به مقصد و جایگاهی مطلوب برسانید.

هدف گذاری سالیانه

برنامه ریزی با هدف گذاری شروع می شود. چه در رده مدیریت ارشد سازمان هستید یا در رده مدیران میانی قرار دارید برای حوزه تحت مدیریت خود بایستی هدف گذاری کنید. اگر مدیرعامل هستید در تناسب و در راستای بیانیه چشم انداز و اهداف کلان کسب و کار که صاحبان سهام و مالکان شرکت برای سازمان خود ترسیم نموده اند، نسبت به تعیین اهداف کوتاه مدت اقدام نمایید. یعنی اهداف بلندمدت را به تکه های کوچکتر تقسیم نمایید (یک شتر را می توان لقمه لقمه خورد) تا با دستیابی مرحله به مرحله به آنها به اهداف کلی که برای سازمان تعیین شده است، دست پیدا کنید. معمولا دوره های تعیین اهداف کوتاه مدت، سالیانه می باشد.

تعیین اهداف سالیانه برای شرکت یکی از مهم ترین اقداماتی است که باید صورت دهید. این اهداف سالیانه همان جایی است که در پایان سال، شما و دیگر مدیرانی که در تیم مدیریت شما حضور دارند باید به آنجا برسید. تقریبا می توان گفت که تعیین اهداف بلندمدت تا حدودی مبتنی بر حس بوده و قدری انتزاعی می باشد اما از این مرحله به بعد مراحل برنامه ریزی و هدف گذاری رنگ و بوی اجرایی و عملیاتی بیشتری به خود می گیرد. طراحی و تعیین هدف ها باید مطابق ویژگی های عمومی و تعریف شده برای اهداف انجام شود. یک روش مناسب SMART بودن اهداف می باشند یعنی از تعیین اهداف مبهم، نامشخص، بدون قابلیت اندازه گیری و همچنین غیر قابل دسترس و حتی سهل الوصول اجتناب نمایید.

نحوه تعیین اینکه به اهداف رسیده اید یا اینکه چه قدر به تحقق اهداف نزدیک شده اید نیز باید پیش از اجرای برنامه ها، مشخص شده باشد. در غیر این صورت با پایان برنامه در مورد رسیدن به اهداف، اختلاف نظر پیش خواهد آمد و شما نیز برای اینکه ثابت کنید به نتایج از قبل تعیین شده، نائل شده اید، متر یا ابزاری در دست نخواهید داشت. شنیده اید که اگر نتوان چیزی را اندازه گرفت نمی توان مدیریتش کرد پس باید سنجه و معیاری برای اندازه گیری داشته باشید. سنجش رسیدن به اهداف، مهم است و نحوه تحقق آن ها نیز همینطور، هر چند چگونگی نائل شدن به اهداف در درجه دوم اهمیت قرار دارد. با طراحی و تعریف دو نوع شاخص اثربخشی و کارایی، هر دو صورت را می توان سنجید. شاخص های اثربخشی برای تعیین رسیدن یا درصد تحقق هدف گذاری های انجام شده به کار می رود و شاخص های کارایی برای این که بسنجید چگونه و با صرف چه مقدار منابع، اهداف را محقق نموده اید.

هدف گذاری در سطح واحدها

به عنوان مدیر ارشد سازمان باید برای كل سازمان و همچنین واحدهای شرکت، اهدافی را مشخص نمایید. این تعیین مقصد سازمان برای هر کدام از واحدهای سازمان و مدیران آن ها، تعهدات و وظایفی را ایجاد می کند. در این گام، اهداف سالیانه شرکت تبدیل به خرده اهداف واحدها می شود. به عنوان مثال اهداف کمی و مقداری میزان تولید شرکت مربوط به واحد تولید می شود. یعنی اگر قرار است میزان تولید محصولات فعلی شرکت تا سطح معینی افزایش یابد این هدف در حیطه وظایف واحد تولید و مدیر واحد می باشد. همچنین اگر قرار است محصولات جدیدی، طراحی و تولید شوند آن گاه واحد طراحی و مهندسی به عنوان مسئول اصلی، بایستی عهده دار رسیدن به این هدف سازمان باشد، همین طور هدف گذاری ها برای سطح فروش شرکت که واحد بازرگانی عهده دار مسئولیت می باشد و غیره.

برنامه ریزی دستیابی به اهداف سالیانه توسط واحدها

برنامه ریزی دستیابی به اهداف سالیانه واحدها توسط مدیران میانی انجام می شود و به مدیر عامل سازمان ارائه می گردد تا برای اجرا مورد تایید و تصویب ایشان قرار گیرد. در صورتی كه مدیر واحد، توان و مهارت برنامه ریزی جهت تحقق اهداف را دارا باشد از وی برنامه ها را به صورت مدون و مکتوب بخواهید و پس از مطالعه و بررسی برنامه در صورت موافقت شما (مدیرعامل / مدیر کارخانه) برنامه را برای اجراء، تایید و تصویب نمایید.

به عنوان مثال هدف شرکت در حوزه کارایی و بازدهی تولید، افزایش مقدار شاخص راندمان تولید از ۷۰ به ۸۰ درصد است. یعنی هدف گذاری كرده اید كه واحد تولید به میزان ۱۰ درصد راندمان خود را بهبود دهد اینجاست كه مدیر تولید یا كارگروهی متشکل از مدیران و کارشناسان مرتبط، بایستی پروژه ای مناسب را طراحی كرده و آن را در قالب گانت چارت زمانبندی شده برای تایید و تصویب در اختیار شما قرار دهند.

حالا در صورتی كه مدیر یا تعدادی از مدیران میانی مورد نظر نتوانند برنامه مناسبی را طرح ریزی نمایند باید برای آن ها دوره های آموزشی مانند اصول مدیریت، برنامه ریزی و مدیریت پروژه و روش های حل مسئله را برگزار نمایید تا مدیران نحوه برنامه ریزی را فراگیرند. برای آموختن اصول برنامه ریزی به مدیران برای آن ها کارگاه آموزشی در محل شرکت برگزار نمایید. رویکرد مدرس و فردی که آموزش دهنده هست صرفا بیان مبانی به صورتی نظری و تئوریک نباشد از او بخواهید به مانند یک مربی آن ها را آموزش دهد و بپروراند.

توصیه می شود به جای مدیران تحت نظارت تان، برنامه ریزی نکنید. این اقدام، مسائل و معضلات زیادی را به وجود می آورد که یکی از نامطلوب ترین آنها رفع مسئولیت پاسخ گویی در قبال اجرای برنامه و تحقق اهداف آن از سوی مدیری می باشد که به جای وی برنامه ریزی واحد را شما انجام داده اید.

برنامه

هر برنامه، فارغ از موضوع یا کوچکی و بزرگی آن باید به خوبی تعریف شود. برای اینکه برنامه ای گویا بوده و قابلیت انتقال داشته باشد تا به درستی توسط دیگران درک شده و امکان اجرای خوبی داشته باشد باید اجزاء زیر در آن دیده شود.

1. عنوان برنامه / پروژه
2. عناوین زیربرنامه ها / زیرپروژه ها
3. مسئول برنامه / پروژه
4. مسئولان زیر پروژه ها
5. فعالیت ها و وظایف
6. مسئول اقدام برای هر فعالیت
7. طول دوره زمانی مورد نیاز برای اجرای هر فعالیت
8. زمان شروع فعالیت
9. زمان پایان هر فعالیت
10. پیش نیازهای فعالیت ها و وظایف
11. منابع و امکانات مورد نیاز برای انجام هر فعالیت مانند تجهیزات، مواد، پول و غیره
12. نحوه تصدیق و صحه گذاری انجام صحیح فعالیت ها و وظایف

عملیات و اجرا

به جز مهارت مهم برنامه ریزی، اجرای طرح و برنامه تدوین شده نیز یکی از قابلیت ها و توانایی های بسیار مهم یک مدیر میانی می باشد. برنامه ریزی جهت انجام وظایف روزمره یا فعالیت های جاری، بخش عمده ای از وظایف محول شده به هر کدام از مدیران سازمان است. این برنامه ریزی برای کلیه مدیران، مورد نیاز است که شامل مدیران واحدها و هم مدیریت ارشد سازمان می باشد.

در مورد توانایی مدیران خود، طی یک برنامه حساب شده، صلاحیت و توانمندی آن ها را ارزیابی کرده و با برنامه های توانمندسازی، قابلیت ها، پتانسیل و استعدادهای آن ها را به فعل درآورید. در صورتی که عمدا یا سهوا مدیر واحدی در این برنامه ها شما را همراهی ننمود، با گوشزد کردن اهداف سازمانی به او فرصت لازم جهت همراهی را با گروه و تیم مدیران داده و در صورتی که دادن فرصت های متعدد، کارگر نیفتاد او را با فردی شایسته، جایگزین نمایید. رویکرد شما در این مرحله، مربی گری باشد. ضمن آموزش باید مدیر خوب را پرورش داد و تربیت کرد، درست مانند بزرگ کردن بچه می ماند.

برنامه ریزی عملیاتی می تواند توسط مدیران میانی و با همکاری سرپرستان و کارشناسان واحد صورت گیرد. اصولا وظیفه اصلی مدیران میانی نیز همین برنامه ریزی و مدیریت كردن فعالیت های عملیاتی است كه توسط كارشناسان، كارمندان و كارگران شركت اجرا می گردد.

دوره های آموزشی اصول مدیریت و برخی مهارت های دیگر می توانند مدیران شما را در ایفای این مهم، توانا و قادر سازد. برخی از این مهارت ها می تواند شامل هوش هیجانی، تکنیک های تصمیم گیری، مدیریت زمان و برنامه ریزی و کنترل پروژه باشد.

نكته قابل ذكر در اجرای پروژه ها آن است كه فعالیت هایی كه در این پروژه ها پیش بینی شده علاوه بر فعالیت های روزمره و روتین مدیران است. توجه داشته باشید که ممكن است مدیران سازمان شما اظهار نمایند كه وقت كافی برای انجام این گونه، فعالیت ها و وظایف اضافه را ندارند. این گونه صحبت ها را با قاطعیت، رد کنید. با تأکید می گویم که مدیران، فارغ از نقشی كه تصور می کنند در هدایت فعالیت های روزمره واحد خود دارند، نقشی مهم نیز برای برنامه ریزی داشته چه آن که این جزئی اساسی و مهم از شرح وظایف سنتی و کلاسیک آن هاست.

شاید در سازمان شما تا به حال به این صورت نبوده اما باید از این پس، وضعیت تغییر نماید. مدیران باید در راه برنامه ریزی برای انجام دادن وظایف سازمانی و تحقق اهداف تعیین شده، بعضی از وظایف عادی خود را به سرپرستان و كارشناسان واحدهای خود تفویض كرده تا جایی را برای فعالیت های مدیریتی سیستماتیک، باز كنند. در صورتی كه مدیران نتوانند این وظایف جدید را به خوبی اجرا كنند سعی كنید به آن ها اصول و تكنیك های تفویض اختیار و همچنین مدیریت زمان را آموزش دهید.

برنامه ریزی طرح اقدامی در پاسخ به این پرسش های اساسی است

پیگیری اجرای برنامه ها

اجرای صحیح و دقیق برنامه ها را از نزدیک پیگیری نمایید، خصوصا نحوه فعالیت مدیرانی که از نظر تجربه و مهارت، سابقه کم تری دارند، مسائل و مشکلات شان را بپرسید و آن ها را در رفع مشکلات و حل مسائل، یاری کنید تا به تدریج مهارت های تصمیم گیری و حل مسئله آن ها بهبود یابد.

در ابتدا در دوره های ماهیانه و در ادامه در دوره های سه ماهه، جلساتی را برای بررسی عملکرد کلیه مدیران طی دوره گذشته به صورت جمعی برگزار نمایید تا هر مدیری شرح اقدامات انجام شده مطابق برنامه ها و نتایج به دست آمده را در قالب گزارشی مکتوب و مدون ارائه نماید. مسائل و مشکلات پیش آمده و اقدامات اصلاحی برای مقابله با مشکلات را از آنها بخواهید که ارائه نمایند. در صورتی که برنامه هایی که در ابتدای سال طرح ریزی نموده اید با توجه به نتایج به دست آمده، نیاز به اصلاح داشت، پروژه ها را مورد بازنگری قرار داده و برنامه ها را بازبینی نمایید.

ارزیابی عملکرد گروهی، جبران پاداش و قدردانی از مدیران برای رسیدن به اهداف سازمان

برای ایجاد انگیزه در مدیران، میزان دستیابی به نتایج را ملاک ارزیابی عملکرد و اعطای پاداش و مزایا قرار دهید. پیشنهاد می کنم معیار تحقق اهداف سازمان به صورت کلی، ملاک ارزیابی و دادن پاداش قرار گیرد و نه دستیابی به اهداف واحدها تا به این طریق :

• بین مدیران روحیه همکاری تیمی به وجود آید،
• مدیران قوی تر به مدیرانی که کم تجربه هستند یا در امور مدیریتی توانمند نیستند کمک نمایند
• مدیران، مسائل و مشکلات را به واحدها و مدیران دیگر نسبت ندهند و فرافکنی نکنند

و هدف جمعی همه آنها دستیابی سازمان به اهداف خود باشد.