برای مدیریت و بهبود فرآیند، ابتدا سطح عملکرد را اندازه گیری کنید
برای مدیریت و بهبود فرآیند ، بایستی بتوان آن را اندازه گرفت
در ایستگاه اول از سفر بهتر شدن و برای تعیین مسیر و طراحی نقشه راه، نیاز به داده های واقعی و اطلاعات موثق داریم. نخستین گام در برنامه ریزی و طراحی فعالیت های بهبود، برآورد وضعیت فعلی به لحاظ سطح بهره گیری از منابع شامل تجهیزات، نیروی انسانی، مواد اولیه، انرژی و . . . می باشد.
باید مشخص شود که هم اکنون و به عنوان نقطه صفر برنامه بهبود، در به کارگیری منابع و امکاناتی که برای تولید محصول و یا ارائه خدمات نیاز به صرف منابع مالی دارد، به چه صورت و چه طور عمل می کنیم؟
مطرح کردن پرسش درست، اهمیت زیادی دارد. در صورتی که شرایط به خوبی تعریف و مستند گردد و مسئله به درستی تعریف شود در حقیقت، بخش عمده ای از مسئله، حل گردیده است. این مهارتی مهم و قابل توجه است.
به عنوان مثال در مورد مواد اولیه، می توان پرسش های زیر را مطرح نمود.
- آیا مواد اولیه مورد نیاز تولید با قیمت و کیفیت مناسبی تهیه می گردد؟
- آیا در دریافت و تخلیه مواد اتلاف داریم؟ چه مقدار؟
- مواد اولیه بدون آسیب دیدگی انبار می گردد؟ درصد آسیب دیدن مواد اولیه و قطعات نیم ساخته در فرآیند انبارش چه قدر است؟
- آیا در جابجایی مواد اولیه، پرت و دور ریز داریم؟ میزان پرت مواد در هر مرحله از عملیات و فرآیندها مشخص شود
- درصد ضایعات تولید حین فرآیند یا محصول نهایی چه قدر است؟ آیا با کنار آمدن با قابلیت پایین فرآیندهای تولید، مواد اولیه را تبدیل به ضایعات می کنیم؟
- آیا محاسبات و گزارش های لازم تهیه می گردد که به جز هزینه صرف شده برای مواد اولیه که تبدیل به ضایعات می شود، چه مقدار نیروی انسانی، انرژی، استهلاک تجهیزات و . . . هدر رفته است؟
- آیا مواد اولیه مورد استفاده کامل و حداکثری قرار می گیرد؟ اگر به عنوان مثال در هر واحد محصول نهایی ۲۰۰ گرم ماده اولیه الف موجود هست از ۱۰۰۰ کیلوگرم ماده اولیه، ۵۰۰۰ واحد محصول نهایی تولید می شود؟ اگر ذات فرآیند، اتلاف استاندارد دارد عملکرد کنونی چه قدر به استاندارد نزدیک است؟
- سرانه مصرف مواد اولیه برای هر واحد محصول نهایی چه قدر است؟
- سهم مواد اولیه از بهای تمام شده تولید واحد محصول چیست؟
- و . . .
در مورد بقیه منابعی که در فرآیند عملیات و تولید، صرف می شود نیز بایستی پرسش های مناسب را مطرح نمایید. سطح بهره گیری شرکت از دستگاه ها و ماشین آلات تولید، ابزارها، قالب ها و فیکسچرها، برق، گاز و هر عاملی که نقشی مهم و قابل توجه در عملکرد و هزینه ها دارد بایستی مورد کندوکاو قرار گیرد.
برای اندازه گیری سطح عملکرد سازمان در به کارگیری مناسب و موثر منابع تولید و پیدا کردن پاسخ صحیح و قابل فهم جهت پرسش های فوق، نیاز به طراحی و انتخاب شاخص هایی داریم که با محاسبه و اندازه گیری آن ها به اعداد و ارقامی برسیم که ما را در تحلیل شرایط و تشخیص موقعیت و حتی جهت حرکت یاری کند. سعی کنید از بین این شاخص ها، آنهایی که کلیدی بوده و سطح عملکرد سازمان را در حوزه عملیات خود به وضوح و روشنی مشخص می کند استفاده نمایید.
پس از شناسایی فرصت های بهبود می توان اهداف کمی برای شاخص ها، تعیین کرده و جهت دستیابی به آن اهداف، برنامه ها و پروژه هایی را طراحی و تعریف کرد.
در شرکت های صنعتی و تولیدی که محصول فیزیکی همچون قطعات خودرو، مواد غذایی، لوازم خانگی، کاشی و سرامیک و . . . تولید می گردد تعریف شاخص ها و اندازه گیری و محاسبه آن ها به نسبت ساده می باشد زیرا که با ابعادی چون تعداد، وزن، زمان و . . . سرو کار داریم که سنجش آن ها به صورت کمی و مقداری امکانپذیر می باشد اما سازمان هایی که خدمات ارائه می کنند مانند بانک ها، شرکت های بیمه، شرکت های بازرگانی، مشاوره و . . . تعریف شاخص و معادله محاسبه مقدار شاخص، قدری مشکل بوده و در بعضی موارد پیچیده می باشد. در این موقعیت ها باید راهی جهت کمی و مقداری نمودن مفاهیم عملکردی پیدا کنیم.
تعیین شاخص های اندازه گیری عملکرد به جز این که در درک جایگاه فعلی و همچنین تعیین مسیر بهبود کمک می کند نشان خواهد داد که آیا در انتهای یک پروژه بهبود در زمینه ای خاص، برنامه هایی که برای بهبود طراحی و اجرا کرده اید، به نتایج واقعی و موفقیت آمیز منجر شده است؟ و این که در تحقق اهداف چه قدر پیش رفته اید؟
مقایسه نتایج به دست آمده با شرایط اولیه و مستند کردن اطلاعات عملکردی به مدیران مسئول در حوزه بهبود جهت پرزنت و ارائه تلاش ها پیش مدیریت و درخواست حمایت بیشتر و تأمین امکانات لازم جهت اقدام در مسیر مدیریت و بهبود فرآیند در مقیاسی بزرگتر کمک شایانی خواهد نمود.
ثبت دیدگاه
مایل به ملحق شدن به بحث هستید ؟به ما بپیوندید !