برای افزایش حاشیه سود در صنعتی با رقابت شدید، روی بهبود فرآیند خرید کار کنید

اگر ظرفیت بهبود در فرآیندهای عملیاتی کاهش یافته روی بهبود فرآیند خرید تمرکز کنید

زنجیره تولید یك محصول و یا ارائه خدمات، شامل مراحل متعددی می باشد. ورودی های این پروسه با گذر از ایستگاه های کاری مختلف و متوالی دارای ارزش شده و در نهایت به محصول نهایی تبدیل شده و مشتری بابت ارزشی كه به او ارائه کرده اید بهایش را می پردازد.

اجرای هر فرآیند روی مواد خام و تهیه و تأمین دیگر منابع مورد نیاز انجام عملیات، هزینه های مربوط به خود را دارد. هزینه ها، شمشیری دو دم هستند، حتما هنگام امضای چک های پرداخت هزینه های شرکت، لبخندی بزرگ و شیرین به لب نخواهید داشت اما نیک می دانید كه رقبای شما نیز مجبور به پرداخت آنها می باشند. همین هزینه ها، فرصت های بهبود واقعی هستند.

در هر كدام از مراحل تولید محصول و ارائه خدمات كه بتوانید صرفه جویی كنید یا بهبود ایجاد كنید از هزینه ها كاسته و بدیهی است که سودآوری را افزایش خواهید داد.

به عنوان مثال می توانید در مرحله طراحی محصول و با اجرای تکنیک هایی همچون مهندسی ارزش بدون آن كه به كیفیت یا كاركرد محصول آسیبی وارد شود مقداری هزینه را کم کرده و قدری پول، ذخیره نمایید. هماره به خاطر داشته باشید بدون دلیل قطعی و صرفا جهت کاهش هزینه، کیفیت محصول را کاهش ندهید. همچنین با بهبود راندمان و بهره وری نیروی کار، تعداد بیشتری محصول با همان نیروی انسانی تولید کنید. در اینجا هزینه های صرف شده برای حقوق و دستمزد پرسنل بر تعداد بیشتری محصول، سرشكن شده، بهای تمام شده واحد محصول كاهش یافته و بالطبع سود حاصل از تولید و فروش افزایش می یابد.

در برخی مواقع مانند

الف – جنگ قیمت ها در بازاری رقابتی به وقوع پیوسته و مجبور می شوید كه قیمت فروش محصول را پایین بیاورید حتی تا جایی كه سود کمی وجود خواهد داشت.

یا ممکن است

ب – وضعیت عادی بوده و شما می خواهید در هر نقطه و حوزه ای كه امكان كاهش هزینه ها وجود دارد اقدام كنید.

یا

ج – اساسا در صنعتی فعالیت می کنید که به طور ذاتی حاشیه سود پایینی دارد.

در هر یك از این حالت های فوق، شایسته و بلکه بایسته است روی فرآیند خرید و تأمین برای بهبود و ارتقاء سطح عملکرد، تمركز كرد.

یک خرید خوب کدام است؟ شاید بتوان یک خرید خوب را خریدی با حجم و مقدار کامل، در زمان مقرر، با قیمت مناسب و کیفیت مطلوب دانست. باید بتوانید ورودی ها، منابع، امکانات، مواد اولیه و خدمات پیمانکاری لازم برای انجام عملیات تولید و ارائه خدمات را با مشخصات كیفی و فنی تعریف شده و مصوب با قیمتی مناسب تهیه كنید.

نکات کاربردی و اقدامات عملی که در ادامه می آید سعی بر آن دارد که به این مهم بپردازد. توصیه دیگر من این است که به جز فعالیت های منفرد زیر، کلیت بهبود عملیات خرید، تأمین و تدارکات را در چارچوب یک رویکرد فرآیندی مدون و سیستماتیک دنبال کنید.

برای افزایش سودآوری شرکت در صنعتی با رقابت شدید، روی بهبود فرآیند خرید کار کنید

• تأمین كنندگان، فروشندگان، واسطه ها و هر شخص حقیقی یا حقوقی که در تهیه ورودی های فرآیند ساخت و عملیات با او در ارتباط هستید را به طور كامل بشناسید. اطلاعات لازم را در مورد آنها به دست آورید. شرایط تولید، وضعیت مالی، مقدار موجودی انبارهای آنها و هر چه كه می توانید، بیشتر بدانید. این اطلاعات به شما کمک خواهند کرد که بهتر است از چه کسی یا از چه شرکتی خرید کنید؟ چگونه بخرید؟ چگونه بپردازید و . . .

• شرایط اقتصادی عمومی جامعه، بازار و کشور را تحت نظر داشته باشید. در شرایط تورمی و افزایش نامنظم و سینوسی قیمت ها، هرچه زودتر مواد اولیه، سفارش و تهیه گردد بهتر خواهد بود. تصور اولیه بر این است که هزینه راكد ماندن سرمایه، در برخی شرایط، كمتر از تورم می باشد.

• از اعتبار و خوشنامی خود کمال بهره را ببرید. در سفارش، خرید و تحویل از این فاکتور استفاده کنید. در چانه زنی، عقد قرارداد و تعیین زمان پرداخت می توانید امتیاز بگیرید.

• در صورت اقدام به خرید نقدی با اطلاع از وضعیت مالی فروشنده و شرایط حاکم بر بازار در تخفیف گرفتن ماهرانه عمل كنید.

• بعضی از صنایع یك یا دو ماده اولیه اصلی دارند و برخی دیگر بیشتر. سعی كنید روی خریدهای مواد اصلی كه حجم مقداری و ارزش ریالی و مالی بالایی دارند بیشتر وقت و انرژی بگذارید. یكی دیگر از تفاوت های صنایع مختلف با یكدیگر، سهم مواد اولیه از قیمت تمام شده واحد محصول می باشد. کسب و کارهایی که عمده بهای تمام شده محصول آنها، مواد اولیه می باشد بایستی بیشتر به این مسئله توجه کنند.

• سیستم های مدیریتی مدرن و تكنیك های نوین بهبود، كاهش و حتی حذف موجودی را توصیه می كنند. این رویکرد اساسی البته كه در جایگاه خود صحیح است اما در یك اقتصاد تورمی، در شرایط ناپایداری مولفه های اقتصادی، تغییرات نرخ پول های خارجی و وجود مشكل در برقراری ارتباطات تجاری در سطح بین المللی، استفاده از این تكنیك ها قدری مسئله ساز می باشد. روش ها و متدهای نوین و مدرن را فرا بگیرید و در صورت فراهم بودن شرایط از آنها استفاده كنید.

• در خریدهای عمده با اسناد اعتباری و مدت دار، بسیار مراقب باشید كه اعتبارتان خدشه دار نشود. این اعتبار شماست که در بسیاری موارد جای خیلی چیزهای دیگر مانند نقدینگی را پر می کند. اعتبار از پول نقد بیشتر می ارزد.

• قیمت برخی مواد اولیه در طول سال بالا و پایین می شود. تغییرات فصلی قیمت مواد را در طول سال بشناسید و تحت كنترل داشته باشید، طوری برنامه ریزی كنید که هنگامی که قیمت ها به طور نسبی در كف قرار گرفته اند خریدهای شرکت انجام دهید یا قراردادهای تأمین را برای یک دوره زمانی با قیمت ثابت ببندید.

• شاخص های مناسبی برای اندازه گیری سطح عملکرد فرآیند خرید در دو حوزه اثربخشی و کارایی، طراحی و تعریف نموده، در دوره های زمانی معین به طور منظم آن ها را اندازه گیری کرده و در صورت انحراف از معیار پذیرش، اقدامات اصلاحی موثری را طرح ریزی و اجراء نمایید.

• تحولات سیاسی بین المللی و قیمت های جهانی مواد اولیه مورد نیاز عملیات شرکت را تحت نظر داشته باشید. معمولا با فاصله زمانی كوتاهی افزایش قیمت ها در عرصه بین المللی تأثیر خود را بر بازار داخل کشور خواهند گذاشت. زمان تاثیرگذاری بستگی به نوع اقلام و صنایع مرتبط با آن دارد. اگر فرصتی وجود دارد پیش از افزایش قیمت، قراردادها را ببندید. مثلا افزایش قیمت نفت روی قیمت مواد پتروشیمی و مواد اولیه صنایع پلاستیک تأثیرگذار است و . . .

• تهیه اقلام پرحجم شرکت را بررسی كنید كه از طریق خرید خارجی و مستقیم از تولیدکننده یا فروشنده خارجی به صرفه می باشد یا خیر؟ خصوصا در مواردی که مواد اولیه مورد نیاز شرکت، تولیدکننده داخلی ندارد و باید از طریق واردات و به وسیله واسطه ها تأمین شود.

• بر مدیریت گردش نقدینگی کسب و کار خود، دقت زیادی صرف کنید، معمولا عمده مقدار نقدینگی، مربوط به مواد اولیه و همچنین منابع انسانی می باشد. برنامه گردش نقدینگی شرکت را طرح ریزی، مدون و مستند نمایید، خلال اجراء، موارد انحراف از برنامه را بررسی کرده و روی آن ها اقدام اصلاحی صورت دهید.

• سیاست کلی شرکت، بهتر است خرید مدت دار و حتی الامکان بدون بهره باشد. سعی کنید مدت زمان پرداخت بهای اقلام و مواد اولیه خریداری شده، خدمات پیمانکاری و کلا هر گونه از اسناد پرداختنی، طولانی تر از دوره دریافت مطالبات فروش باشد. پرداخت های قانونی مانند مالیات ها و همچنین حقوق و دستمزد نیروی انسانی نباید مشمول این سیاست گذاری گردد.

• دوره گردش موجودی، یعنی از زمانی که ورودی های فرآیند تولید و عملیات شرکت، تهیه می گردند تا زمانی که محصول نهایی، ارسال شده و به مشتری تحویل می گردد و البته مطالبات حاصل از فروش، وصول می گردد، این مدت، باید به حداقل زمان ممکن برسد. برای بهینه سازی دوره گردش موجودی شرکت، یک پروژه بهبود تعریف کرده و اجراء نمایید. زمان مابین پرداخت بهای خرید مواد اولیه و دیگر منابع مورد نیاز تولید تا دریافت بهای فروش محصولات باید به حداقل برسد. اگر مطابق بند پیشین بتوان عمل کرد و این زمان را منفی نمود که بسیار مطلوب خواهد بود.

روند مستمر بهبود فرآیند خرید منجر به منافع مالی و اقتصادی برای شرکت می شود