اصول نمایش و ارائه اطلاعات و نمودار کردن داده ها برای تهیه گزارش های مدیریتی و تحلیل عملکرد

آیا شما مدیر سازمان، اداره، کارخانه و یا یک شرکت هستید؟ اگر مدیرعامل، مدیر کارخانه، مدیر یکی از واحدهای سازمان یا در هر موقعیت مدیریتی که در سازمان خود هستید، مطمئنا برای سازمان یا واحد تحت مدیریت خود برنامه ریزی هایی را انجام می دهید.

آیا اجرای صحیح برنامه هایی که به پرسنل تحت مدیریت خود ارائه کرده اید را تحت کنترل و نظارت دارید؟

با چه روشی از عدم انحراف برنامه ها آگاه می شوید؟

به چه شیوه ای از دستیابی به اهداف سازمانی و میزان تحقق آن ها اطلاع می یابید؟

یک روش مناسب، موثر و منطقی این است که از مدیران تحت نظارت، از کارشناسان و کارمندان خود بخواهید شاخص هایی را اندازه گیری کرده و آمار و اطلاعاتی را در قالب یک گزارش به شما ارائه کنند تا با مطالعه و بررسی آن گزارش از وضعیت اجرای فعالیت های سازمان یا یکی از واحدها، میزان پیشرفت برنامه ها و یا درصدد تحقق پروژه ها، اطلاع، آگاهی و دانش لازم و کافی را پیدا کنید. این اقدام، بخشی از فعالیت گردش داده ها و جریان اطلاعات در سازمان است که در سطوح مختلف، تحلیل و پرداز می شود و از آن دانشی به وجود می آید که در برنامه های مدیریتی شرکت، کارکردهایی موثر دارد. این کار، وسایل و ابزارهایی نیاز دارد و انجام صحیح آن دانش نمایش اطلاعات را می طلبد.

حال، شما به عنوان مدیر از کارکنان خود انتظار چه نوع گزارشی را دارید؟

از مدیرانی که با شما کار می کنند انتظار دارید که داده ها و اطلاعات را به چه صورتی به شما گزارش نمایند؟

انواع گزارش‌هایی که مدیران به صورت معمول دریافت می کنند:

۱ – گزارش شفاهی

به عنوان مثال به صورت شفاهی به شما گزارش داده می شود که درصد پیشرفت پروژه خرید، نصب و راه اندازی دستگاه بسته بندی خودکار در سطح نسبتا خوبی است یا میزان ضایعات خط تولید رب گوجه فرنگی پایین است.

۲ – گزارش کتبی

تصور کنید گزارش ردیف ۱ به صورت کتبی و حاوی عدد و رقم مشخصی به شما ارائه گردد. مثلا در قالب یک نامه مکاتبات داخلی که در آن پیشرفت پروژه به میزان ۷۸ درصد یا درصد ضایعات یکی از خطوط تولید به مقدار ۴ درصد درج گردیده و به شما تحویل داده شده است.

۳ – گزارش داده های خام

در این گزارش به غیر از یک عدد ۷۸ %، در قالب یک جدول برخی اقداماتی که تاکنون از پروژه انجام شده یا درصد ضایعات به همراه تعداد محصولات ضایعات شده، تعداد کل، انواع ضایعات و موارد دیگر نیز درج شده و به شما تحویل گردیده است.

۴ – یک گزارش مدیریتی

ممکن است تاکنون از این نوع گزارش ها دریافت کرده باشید. گزارشی که دیگر نیازی به طرح پرسش های متعدد برای تکمیل اطلاعات مورد نیازتان نمی باشد و خود گزارش، تمامی موارد مدنظر شما را در خود جای داده است. فرض کنید که گزارشی در مورد وضعیت فروش از مدیر بازرگانی شرکت درخواست نموده اید تا نسبت به برنامه ریزی های لازم، اقدام نمایید.

شاید از آن دسته مدیرانی باشید که تنها در صورتی خرسند و راضی می گردید که گزارش با ویژگی ها و خصوصیات زیر روی میز شما قرار داده شود.

• درقالب نمودارهایی مفهوم، جالب توجه و گویا از میزان فروش تک تک محصولات
• در بازه های زمانی مشخص مثلا ماهانه
• از ابتدای سال یا از ابتدای شروع پروژه
• سهم هر کدام از محصولات در افزایش فروش کلی محصولات
• در مقایسه با همین زمان در سال گذشته و یا پیش از آغاز پروژه
• سهم هر کدام از عوامل و نمایندگی های توزیع و فروش در افزایش میزان فروش شرکت
• سهم هر منطقه جغرافیایی بازار هدف در افزایش فروش
• پیش بینی و تخمین میزان فروش کلی و هرکدام از محصولات در چند ماه آینده با توجه به روند فعلی
• سهم افزایش فروش از محل بالا رفتن حجم و مقدار تولید بوده یا از موجودی انبار محصول استفاده شده
• و برخی اطلاعات دیگر مانند آنالیز و تحلیل اولیه داده ها و ارائه پیشنهادها و ایده هایی در مورد برخی اقداماتی که می توان در نظر گرفت و بر اساس دانشی که هم اکنون در اختیار شما قرار گرفته است، تصمیم گیری نمود.

ضرورت های استفاده از تکنیک های نموداری کردن داده ها

این اطلاعات را می توان در قالب نمودارهای روند، پراکندگی، پارتو و غیره گزارش نمود. اطلاعات برخی از آن ها بسیار ضروری بوده و بعضی دیگر ممکن است که ضرورتی برای تهیه و ارائه آن ها وجود نداشته باشد.

ممکن است خود شما در موقعیتی باشید که بایستی به مقام مافوق خود گزارش دهید و وظایفی در قبال گزارش نمودن فعالیت هایی که در کارخانه، شرکت و سازمان تحت مدیریت خود داشته باشید.

حتی مدیرعامل و بالاترین مقام اجرایی سازمان نیز مقابل و پیش روی هیئت مدیره گزارش هایی از عملکرد سازمان را ارائه می نماید. همچنین مدیر کارخانه یا یکی از مدیران میانی شرکت مسئولیت ها و وظایفی دارند که نسبت به آنها پاسخگو بوده و بایستی گزارش هایی را تهیه و ارائه نمایند.

مطمئنا همان طور که شما یک گزارش مطلوب و جامع مدیریتی را انتظار دارید و دوست ندارید که یک گزارش شفاهی دریافت کنید یا گزارش ناقصی را روی میز خود ببینید، تمایل هم ندارید این حس ناخوشایند را مدیر و مافوق شما تجربه کنند. پس بایستی برخی مهارت های ارائه، پرزنت و استفاده از نمودارها را فراگرفته و با اصول تهیه گزارش جامع و مطلوب آشنا شوید تا هم بتوانید از کارمندان خود چنین گزارش هایی را گرفته و هم به مافوق خود اطلاعات و نمودارهایی خاص و شایسته توجه ارائه نمایید.

اعداد و ارقام اگر در یک نمودار خط و نقطه و به ترتیب زمانی ترسیم شده باشند در یک نگاه چند ثانیه ای متوجه روند آنها خواهید شد. با گرافیکی کردن اطلاعات و نموداری کردن داده ها، معنا و مفهوم مندرج در اطلاعات را می توان به سادگی متوجه شده و برای تصمیم گیری ها از آن ها استفاده کرد. به دلیل اهمیت این مهارت ها نیاز است که با اصول و قوانین پایه و مهم تهیه و طراحی انواع نمودار آشنا شوید. نمودارها در ساده ترین و پایه ای ترین اشکال خود از سه وسیله یا موضوع استفاده می کنند که حتما با آنها آشنا هستید.

1. نقطه

2. خط

3. میله

هنگامی که داده ها را به صورت تصویری و در قالب گراف، نمودار یا چارت نمایش می دهید در واقع مشابه زمانی است که با صحبت کردن، مطلبی را بیان می کنید و به اطلاع شنوندگان و یا نفرات حاضر در جلسه می رسانید. در انتقال شفاهی مطلب، زبان، وسیله شماست و در ارائه داده ها، نمودار و اشکال گرافیکی، وظیفه انتقال معانی و مفاهیم را عهده دار می باشند.

در به کارگیری این وسیله ارتباطی، قوانین مشخصی وجود دارد که اگر این اصول را لحاظ نکنید ریسک نامفهوم و گنگ شدن پیام و یا مطلب را افزایش می دهید. اصول و قوانین نمایش گرافیکی اطلاعات، اختیاری و دلبخواهی نیستند.

این قوانین بر اساس اصول و نحوه درک و دریافت ذهنی ما از تصاویر بنا شده اند یعنی ذهن ما بر پایه یک سری قواعد، اطلاعات تبدیل شده به شکل و نمودار را فهم و درک می کند. حال اگر گرافیکی کردن داده ها و نمایش تصویری و بصری اطلاعات مطابق این اصول انجام نشده باشند پیامد طبیعی اش آن خواهد بود که ذهن افراد حاضر در جلسه به طور شفاف و واضح، مطلب و پیامی که ما در پی انتقال آن هستیم را دریافت نمی کنند و عملیات انتقال مطلب به خوبی انجام نخواهد پذیرفت.

نمودارهایی که در فرآیند ارائه داده ها مورد استفاده قرار می گیرند عمدتا دو بعدی هستند. این نمودارها دارای دو محور می باشند. یک محور افقی که آن را محور X می گوییم و دیگری محور عمودی که آن را Yمی نامیم.

نمودار دوبعدی x و y – مختصات کارتزین

همانطور که در بالا گفتم ما بیشتر، از سه موضوع برای ترسیم نمودارها استفاده می کنیم. نقاط، خطوط و میله ها. در هر نمودار ممکن است یک یا بیشتر از یکی از این وسیله ها را مورد استفاده قرار دهیم. اصول و قوانین مرتبط، ساده و کاربردی می باشند. یادگیری، درک و پیروی از آنها مشکل و پیچیده نمی باشد. اگر داده ها، آمار و اطلاعات شما با ارزش است پس ارزش آن را دارد که به صورت یک گزارش خوب و با کیفیت بالا ارائه گردد. برای ارائه این قوانین از ساده ترین وسیله طراحی و تهیه نمودار ها یعنی نقاط، شروع می نماییم.

نقطه ها و کاربرد آنها

نقطه ها ساده ترین شکل ابزارها و وسیله های نمایش داده ها می باشند. آنها به طور دقیق، موقعیتی مشخص روی نمودار را نشان می دهند به طوری که هیچ وسیله دیگری نمی تواند به خوبی و سادگی این کار را انجام دهد. واقعیت این است که خود نقطه، عرض و طول ناچیزی دارد و در صفحه نمودار شما جای بسیار کمی را اشغال می کند.

در یک زمینه دوبعدی، نقطه ها مقادیر را با موقعیت شان که در ارتباط با محورهای افقی و عمودی است نشان می دهند. مقدار عمودی آن ها روی محور Y و مقدار افقی آن ها روی محور X و محل تلاقی این دو، در زمینه نمودار، موقعیت نقطه را مشخص می نماید. همانطور که درشکل شماره ۱ مشاهده می کنید.

شکل شماره ۱ – نقاط، مقادیر را بر اساس موقعیت های شان در رابطه با مقیاس های راستاهای x و y نشان می دهند

نقاط، هر شکل ساده ای را می توانند داشته باشند، شامل دایره، مربع، مثلث، لوزی، ضربدر، خط تیره و همچنین نمادها و نشانه های دیگر.

هنگامی که می خواهید مجموعه ای از مقادیر منفرد را نمایش بدهید بهترین انتخاب، ترسیم یک نمودار با استفاده از نقاط است. این نوع نمودار، برای مقادیری که منفرد هستند و هر کدام به خودی خود، اهمیت دارند استفاده می شود.

به شکل شماره ۲ نگاهی بیندازید، می توانید مشخص نمایید و توضیح بدهید که چرا نقاط تنها در این مثال به خطوط یا میله ها ترجیح داده شده اند و برتری آن در چیست؟

شکل شماره ۲ – این نمودار توانایی نقاط را هنگامی که به صورت تنهایی برای نمایش داده ها به کار می روند نشان می دهد

اگر دلیل برتری نقاط، شفاف و واضح نیست اجازه بدهید که توضیحاتی را ارائه کنم. هر کدام از محورها مقیاسی دارد و درجه بندی شده است. هر نقطه شامل دو مقدار است، یکی مقدار حقوق مدیران بر حسب ریال و دیگری مقدار سابقه کاری آنها برحسب سال.

این نمودار، نمودار پراکندگی نام دارد. مدیران با سوابق یکسان، ممکن است حقوق متفاوتی داشته باشند. این نمودار برای نشان دادن وابستگی یا عدم وابستگی یک موضوع مانند میزان حقوق مدیران به موضوعی دیگر یعنی میزان سابقه کاری آنها استفاده شده است.

حالا تصور کنید که به جای نقاط تنها من از خطوط یا میله ها استفاده می کردم. اگر خطوط را به کار می بردیم نمودار به چه شکلی در می آمد؟ خطوط درهم تنیده و شبیه یک کلاف سردرگم و اگر از میله ها استفاده می کردیم نیز به همین صورت، بزرگترین میله، اندازه های کمتر از آن را می پوشاند و بخش مهمی از اطلاعات، پنهان می گردید.

حالا ملاحظه می نمایید که فقط نقطه ها می تواننند با حداقل اشغال فضا، نموداری را به وجود بیاورند که بتوان اطلاعات معناداری را با نگاهی کوتاه از آن دریافت کرد.

یک انتخاب خوب برای نمایش مجموعه ای از داده ها که در طول زمان تغییر می کنند، نقطه ها می باشند. البته این انتخاب خوب هنوز چیزی کم دارد. مثال شکل شماره ۳ را ببینید.

شکل شماره ۳ – نقطه ها به تنهایی نمی توانند توالی داده های سری های زمانی را به طور شفاف نشان دهند

شاید با دقت بتوانید میزان تولید محصول یخچال فریزر مدل الف را در ماه های مختلف سال، دنبال کنید ولی وقتی تعداد دوره های زمانی، زیادتر باشند، این کار سخت خواهد شد. به همین دلیل نباید از نمودار شکل ۳ استفاده کنید.

وقتی نقطه های متوالی را با خط به یکدیگر متصل می نمایید، نشان دادن توالی آن ها بهتر صورت می پذیرد. به این مقادیری که در طول زمان تغییر می کنند، داده های سری های زمانی می گوییم. دنبال کردن روند کاهشی، ثابت و یا افزایشی مقادیر، در نمودار شکل ۴ آسان تر و بهتر صورت می گیرد.

شکل شماره ۴ – با اضافه کردن خطوط اتصال دهنده نقاط، توالی داده های سری های زمانی به طور واضح نشان داده می شود

خطوط و کاربرد آنها

خط را می توان این گونه تعریف کرد؛ امتداد و گسترش مجموعه ای از نقاط در فضا از یک موقعیت تا موقعیتی دیگر. مشابه نقاط، خطوط هم مقادیر را به وسیله موقعیت خود در ارتباط با مقادیر و مقیاس محورهای عمود برهم xy نشان می دهند.

نقطه قوت خطوط نسبت به نقاط و میله ها، آشکارتر و واضح تر بودن آن هاست. درنمودار شکل ۴ خطوط را دیدید که به آسانی مشاهده می شدند و قابل ردیابی بودند. این کار از عهده میله ها و نقطه ها بر نمی آید.

شکل شماره ۵، همان داده های شکل ۴ را فقط با به کارگیری خطوط نشان می دهد.

شکل شماره ۵ – خطوط، تنها شکل کلی مقادیر را نشان می دهند که در طول زمان بالا یا پایین می رود

همانطور که ملاحظه می نمایید، متوجه می شوید که خطوط تنها، شکل کلی داده ها و تغییرات آن ها را در طول زمان، بهتر از هر شیوه دیگری نمایش می دهند. هیچ حالت آشفتگی و ابهامی نیز در حرکت رو به بالا و یا پائین مقادیر پیش نمی آید. در اینجا خطوط، انتخاب برتر و مناسب تری برای نشان دادن روند الگوهای تغییر می باشند.

هنگامی که می خواهید شکل کلی داده های متعدد و متوالی سری های زمانی را به صورت مناسبی نمایش دهید از ترکیب نقاط و خطوط استفاده کنید. این عمل، هم بر شکل کلی نمودار، تاکید می کند و هم تمرکز بر مقادیر منفرد داده ها را افزایش می دهد. ضمنا مقایسه مقادیر در طول زمان نیز با این انتخاب، ساده تر می گردد.

به شکل شماره ۶ توجه کنید. در خرداد ماه، مقدار ریالی فروش محصول کولر آبی در استان های مختلف، متفاوت است. در این نمودار، خطوط و نقاط با هم به کار برده شده اند. خطوط تنها، دنبال کردن روند فروش را امکانپذیر می سازند، اما در کنار آن و استفاده از نقاط، مقایسه مقادیر مختلف فروش در استان ها، در یک زمان خاص را آسان می نماید.

شکل شماره ۶ – نقاط، مقایسه مقادیر چندگانه را در یک زمان آسان تر می کنند

یکی از نکات مهم در مورد استفاده از خطوط در تهیه نمودارها که بایستی آن را به خاطر بسپارید این است که آن ها را فقط در متصل کردن مقادیری به کار ببرید که آن مقادیر با یکدیگر در ارتباط معناداری می باشند. مانند نمودار شکل شماره ۶ که میزان فروش از یک ماه، از یک فصل یا یک سال به ماه، فصل و سال دیگر ارتباط دارند و اتصال آن مقادیر به یکدیگر اشکالی را ایجاد نمی کند.

حالا مقادیری را تصور کنید که به یکدیگر ارتباط ندارند، مانند هزینه های واحدها و قسمت های مختلف سازمان، اداره یا شرکت خود شما. هزینه هایی که در بخش های مختلف یک سازمان، صرف شده اند، مانند هزینه های فروش، هزینه های تولید یا ارائه خدمات، هزینه های نیروی انسانی، مواد اولیه، هزینه های نگهداری و تعمیرات، انرژی و غیره. این مقادیر از یکدیگر گسسته اند و ارتباط خاصی با هم ندارند.

نمودار شکل شماره ۷ را ملاحظه نمایید.

شکل شماره ۷ – از خطوط برای اتصال مقادیر گسسته به یکدیگر استفاده نکنید

اتصال مقادیر گسسته مانند هزینه های قسمت های مختلف سازمان، همانطور که در شکل شماره ۷ مشاهده می کنید معنا و مفهوم خاصی را به وجود نمی آورد. از استفاده از این نوع نمودار برای مقادیر گسسته و بدون ارتباط با یکدیگر خودداری نمایید.

هنگامی که خطوط را به صورت صحیحی در نمودارها استفاده می کنید شیب این خطوط، دارای معنا می باشد. شیب خطوط، نشانگر نرخ تغییرات است. هر چه قدر شیب نمودار بیشتر باشد، یعنی میزان تغییرات نیز بیشتر می باشد.

اگر مقادیر، گسسته باشند و هزینه در یک قسمت مانند حقوق و دستمزد نیروی انسانی، ارتباط خاصی با هزینه های تولید، نداشته باشد پس شیب بین این دو مقدار نیز معنایی نخواهد داشت.

حالا نمودار شکل شماره ۶ را دوباره ملاحظه نمایید، تفاوت مقدار فروش در ماه خرداد با اردیبهشت ماه بسیار زیاد است، پس شیب خط بین دو مقدار فروش در اردیبهشت و خرداد ماه نیز زیاد می باشد و این نمایانگر تغییرات سریع تر و افزایش هر چه بیشتر فروش می باشد که آن هم به نوبه خود می تواند دلیل معناداری مانند افزایش شدید گرمای هوا داشته باشد که به طور منطقی تقاضا برای خرید کولر را افزایش داده است.

همانطور که ملاحظه نمودید، ترسیم صحیح نمودارها و انتخاب درست نوع نمودار و نحوه صحیح گرافیکی کردن اطلاعات نقش مهمی در تحلیل و درک معنا و مفهوم داده ها می باشد.

میله ها و کاربرد آنها

میله ها به لحاظ گرافیکی، سنگین ترین و پررنگ ترین موضوع از سه وسیله ای هستندکه ما در ترسیم انواع نمودارها به کار می بریم.

همانطور که خطوط و نقاط، مقادیر داده ها را با توجه به مقیاس محورها و در راستای آن ها نشان می دهند، میله ها نیز مقادیر کمی را با توجه به موقعیت انتهای میله نشان می دهند. مقدار نمایش داده شده توسط میله ها با توجه به طول یا ارتفاع آن ها مشخص می گردد، بسته به اینکه میله را عمود یا موازی با محور افقی X به کاربرده باشیم.

وقتی میله ها را به درستی به کار ببرید مقایسه مقادیر مختلف با مقایسه تصویری مقدار طول یا ارتفاع آنها مشخص می شوند. ضمن اینکه جدا بودن میله ها از یکدیگر و همان فاصله اندکی که از هم دارند مقایسه آن ها را ساده تر می کند.

نگاهی به نمودار شکل ۸ بیندازید تا ببینید که میله ها به خوبی، کار مقایسه داده ها را انجام می دهند. جهت ترسیم این نمودار از مقادیر داده های مربوط به هزینه های قسمت های سازمان، استفاده شده است.

شکل شماره ۸ – نمودار میله ای برای نشان دادن مقادیر گسسته و مقایسه آنها بسیار مناسب می باشد

 وقتی می خواهید که مدیران حاضر در جلسه ای که شما دارید اطلاعاتی را ارائه می کنید، روی مقادیری خاص، توجه و دقت داشته باشند و ضمن آن، مقادیر را با یکدیگر نیز مقایسه نمایند استفاده از نمودار میله ای بهترین انتخاب می باشد، خصوصا برای اطلاعات و داده هایی که گسسته هستند و با یکدیگر ارتباط ندارند.

توجه داشته باشید که برای مقادیر پیوسته و مرتبط نیز از نمودار میله ای می توان استفاده نمود. با این نکته که نمودار های روند که از خطوط در ترسیم نمودار استفاده شده، این کار را بهتر انجام می دهند. اما زمانی که می خواهید به جز روند نمودار، روی مقادیر نیز تأکید کنید، می توانید از نقاط استفاده نموده و جهت تاکید گرافیکی بیشتر، نمودار میله ای را به کار ببرید.

در برخی مواقع پیش می آید که می خواهید مقادیر واقعی را با اهداف از پیش تعیین شده مقایسه نمایید، برای این کار نیز میله ها و نمودار های میله ای، مناسب می باشند. برای ترسیم این نمودار، داده های هزینه ها را استفاده می کنم. شکل شماره ۹ را ببینید.

شکل شماره ۹ – مقایسه مقادیر گسسته در دو یا چند سری داده با نمودار میله ای