تغییرات گسترده در سازمان را حتی الامکان به صورت پایلوت آزمایش کنید

این نکته ای ساده اما مهم است. این مسئله مربوط به نحوه اجرا و پیاده سازی برنامه های جدید بوده که منشا ایجاد تغییر و تحولاتی در سطح کلان در سازمان می باشند. طرح ریزی و اجرای هر پروژه ای، تاثیراتی را بر واحدها، فرآیندها و کل سازمان خواهد گذاشت.

مدیر مسئول پروژه، در مرحله برنامه ریزی، مطمئنا پیامدهای مثبت و منفی را پیش بینی نموده و ریسک های احتمالی و آثار سوء و همچنین نتایج مثبت و اهداف را تحلیل و بررسی خواهد کرد. با این حال و به رغم تمام پیش بینی ها، اتخاذ تدابیر احتیاطی و تکیه بر تجربه های پیشین، در برخی مواقع تمامی پیامدها قابل پیش بینی نمی باشند یا اینکه هنگام اجرای پروژه، رخدادهایی بروز می کنند که خارج از پیش بینی های انجام شده بعضا موجب آسیب شده که ممکن است نتایج خارج از انتظارات رخ دهند.

به دلیل همین عدم قطعیت ها و ابهام ها توصیه می گردد که پروژه ابتدا در ابعادی کوچک و تحت کنترل و به صورت آزمایشی اجرا گردد. همچنین می توان در سطحی فراگیر و در ابعاد کامل اما در یک بازه زمانی مشخص و کوتاه به صورت پایلوت اجرا نموده و اثرات واقعی شامل نقاط قوت و ضعف را ارزیابی و اندازه گیری نمود. این یک اقدام احتیاطی جهت درست عمل کردن است، به قول انگلیسی ها که می گویند پارچه را دوبار اندازه بگیرید و یک بار ببرید.

اجرای پروژه در مقیاس کوچک و بررسی و تحلیل نتایج واقعی، کمک بسیار زیادی می کند تا عواملی که احتمالا در مرحله طراحی و برنامه ریزی از توجه کافی دور مانده، شناسایی شده و پیش از اجرای کامل، فراگیر و دائمی برنامه و پروژه و اعمال صددرصدی تغییرات، چاره اندیشی های لازم شود.

تغییرات گسترده در سازمان را حتی الامکان به صورت پایلوت آزمایش کنید

به عنوان مثال برنامه ای جهت اجرای اصول نظام آراستگی محیط کار ۵S را طراحی کرده اید تا در سازمان این تکنیک را پیاده کنید. همانطور که می دانید این پروژه شامل اقدامات محسوس و فعالیت های تاثیرگذار زیادی می باشد.

با تمام تلاش ها و پیش بینی هایی که در مرحله برنامه ریزی پروژه انجام داده اید باز هم بهتر است که ابتدا پروژه در مقیاس کوچک و در یکی از قسمت های اداری و ستاد یا یکی از سالن های تولید یا انبار، اجرا گردد تا با بررسی بازخوردهای مثبت و احیانا منفی، اطلاعات لازم جهت اصلاح پروژه به دست آید. پس از بازنگری برنامه و انجام اصلاحات روی پروژه و رفع نقاط ضعف آن و تقویت نقاط مثبت آن، پروژه را در ابعاد واقعی و به صورت کامل اجرا نمایید.

برخی پروژه ها مانند اجرای سیستم های حوزه مدیریت منابع انسانی بسیار حساس می باشند. چه بسا پروژه ای که به عنوان مثال برای بهبود رضایت پرسنل و افزایش روحیه شغلی کارکنان آن ها طراحی شده با وقوع برخی مسائل پیش بینی نشده از مسیر خود منحرف شده و نتیجه ای جز آسیب رسیدن به انگیزه پرسنل در بر نداشته باشد. اجرای آزمایشی این گونه برنامه ها، ضریب دستیابی به اهداف از پیش تعیین شده را بهبود می دهد. البته مشخص است که نمی توان تمامی برنامه ها و پروژه ها را به صورت آزمایشی و پایلوت انجام داد با این حال بهتر است که بررسی های لازم توسط مدیران مسئول انجام شود تا در صورت تشخیص، به این صورت برنامه ریزی و اجرا گردد.