فعالیت های دارای ارزش افزوده در برابر فعالیت های بدون ارزش افزوده

فعالیت دارای ارزش افزوده               فعالیت بدون ارزش افزوده / اتلاف / مودا

احتمالا در مطالبی که با موضوع های مدیریت، سیستم های مدیریت کیفیت و همچنین تکنیک های بهبود و بهره وری مطالعه می فرمایید با کلمات ارزش، فعالیت های دارای ارزش افزوده و فعالیت های بدون ارزش افزوده، بسیار برخورده اید.

این امر کاملا معمول و رایج است، نویسندگان و نگارندگان مقاله ها و یادداشت ها در حوزه سیستم های بهره وری و پیاده سازی تکنیک ها و ابزارهای بهبود، تأکید زیادی روی اهمیت این واژه ها و به کارگیری رویکردی برای شناسایی، کاهش و حذف فعالیت های بدون ارزش افزوده در کسب و کارهای سازمان ها و شرکت ها دارند.

• معنا و مفهوم این واژگان مهم چیست؟

• ارزش چه معنایی دارد؟

• فعالیت دارای ارزش افزوده کدام است؟

• فعالیت بدون ارزش افزوده را چگونه شناسایی کنیم؟

ارزش چیست؟

چگونه فعالیت هایی که دارای ارزش افزوده هستند را از فعالیت های بدون ارزش افزوده، مشخص و متمایز کنیم؟

این مفاهیم از مکتب سیستم های مدیریت کیفیت ژاپن آمده است. خواستگاه اصلی فلسفه ناب، تفکر ناب و تولید ناب. واژه ناب خود به اندازه کافی گویا است. فقط و فقط خود فعالیت تولید و ایجاد ارزش و نه هیچ چیز اضافه دیگر. هر موضوع، حرکت، پدیده یا فعالیتی که در راه رسیدن به ایجاد محصول و خدمت مورد نظر نقشی مثبت دارد، ارزشمند است و باید باشد. جز آن بقیه چیزها اضافه هستند و ارزشی ندارند.

ارزش را می توان به سادگی هر چه تمام تر تعریف کرد. ارزش به مثابه هر آن چیزی است که فرد یا هر شخصیت حقیقی و حقوقی برای دریافت و در اختیار گرفتن آن، انگیزه لازم برای پرداخت پول را داشته باشد. اگر کسی، تمایلی برای پرداخت پول جهت تهیه و مالکیت آن کالا یا خدمت را نداشته باشد مطابق تعریف ارائه شده، آن چیز، بی ارزش محسوب می گردد.

هر چیزی که ما انجام می دهیم، هر فعالیتی که در یک سازمان و در یک شرکت انجام می شود و جزئی از عملیات و فرآیندهای ساخت، تولید یا ارائه خدمات است، به آن محصول یا خدمت ارزشی اضافه می کند یا بر ارزش آن محصول چیزی نمی افزاید. حالا چه کسی تعیین می کند که یک عملیات، اقدام و فعالیت خاص و معین، ارزشی اضافه کرده یا نکرده است؟

پاسخ این سوال، پربدیهی، مشخص و واضح است، مشتری.

تنها مرجع باصلاحیت و دارای حق برای دادن پاسخی قطعی به این پرسش، همانا شخص آقا یا خانم مشتری است. مشتری کیست؟ همان فرد یا شخصیتی که برای آن محصول / خدمت، مورد پرسش قرار می گیرد که آیا تمایل دارد و حاضر می باشد که ما به ازای چیزی که دریافت می کند پولی پرداخت کند یا خیر؟

اجازه دهید در این باره و برای شرح و توضیحی بیشتر، روی مثالی مشخص، بررسی های لازم را انجام دهیم. مثال ما در مورد فردی است که در سمت مسئول اطلاعات، انتظامات یا پذیرش یک شرکت تولیدی و صنعتی کار می کند. این کارخانه، محصول الف را تولید نموده و برای فروش به بازار روانه می کند.

آیا این شخص ارزش افزوده ای برای آن محصول دارد؟

مشتریان این شخص که به آن ها خدماتی ارائه می کند، چه کسانی هستند؟

مشتریان او افرادی از پرسنل همان کارخانه هستند که برای انجام کارها و وظایف خود بایستی با کسانی بیرون از شرکت ملاقات و جلسه داشته باشند. این بدان معناست که مشتریان این خانم، کارکنانی هستند که در واحدهای خرید، اداری و منابع انسانی، بازرگانی و مهندسی مشغول به کار می باشند.

به عنوان مثال کارکنان واحد خرید، برای فعالیت هایی همچون تأمین و تدارک اقلام مورد نیاز و مواد اولیه بایستی با پیمانکاران و تأمین کنندگان ملاقات، گفتگو و مذاکره نمایند. یا واحد اداری و منابع انسانی برای جذب و استخدام پرسنل جدید بایستی با متقاضیان، مصاحبه های عمومی و تخصصی انجام دهد. واحد فروش نیز برای انجام مذاکرات بازاریابی، عقد قرارداد و فروش با افراد یا نمایندگان شرکت های مشتری، جلساتی را برگزار می نماید.

لازم به ذکر است، مشتریان خود به دو نوع مشتریان بیرونی و مشتریان درونی تقسیم بندی می شوند. مانند واحد تولید که مشتری واحد نگهداری تعمیرات است. واحد نگهداری تعمیرات شرکت، دستگاه ها و ماشین آلات تولیدی را سرویس و نگهداری کرده و در مواقع خرابی و توقف آن ها را تعمیر کرده و دستگاه سالم و آماده به کار را تحویل واحد تولید می دهد. همین طور واحدهای دیگر. منظور از مشتری بیرونی هم صد البته همان مشتری در معنای کلاسیک آن است که محصولات تولیدی یا خدمات سازمان را دریافت کرده و در برابر آن پرداخت مالی انجام می دهد.

فعالیت های دارای ارزش افزوده در برابر فعالیت های بدون ارزش افزوده

این مسئول واحد اطلاعات یا پذیرش، وظایف دیگری را نیز به عهده داشته و خدماتی دیگر را نیز ارائه می کند. بخشی از فعالیت های حفاظتی سازمان به عهده او می باشد. وی تنها به افرادی که مجاز به ورود به ساختمان هستند، اجازه ورود می دهد. ضمن آنکه نوع رفتار و کنش و تعامل وی با مراجعان به سازمان مانند نمایندگان شرکت های پیمانکار، تأمین کننده و همچنین مشتریان شرکت، وجهه و شخصیت حرفه ای سازمان را در اذهان افرادی که برای اولیه بار با سازمان تعامل دارند را شکل مناسب و مطلوبی خواهد داد. این عمل، پرسنل واحدهای مرتبط مانند خرید و همچنین فروش را در انجام وظایف خود، از همان ابتدا یاری خواهد کرد.

ضمنا مسئول پذیرش، به طور غیرمستقیم ارزشی را به محصولاتی که به مشتریان داده می شود اضافه می کند. ایشان در وقت و زمان دیگر کارکنان شرکت که در واحدهای مرتبط با طرف های بیرونی سازمان، فعالیت می کنند و همچنین حفاظت از دارایی های شرکت، ارزش هایی را ایجاد می کند.

اگر مسئول اطلاعات و پذیرش شرکت، هیچ یک از فعالیت های فوق یا کارهای دیگری را انجام ندهد، طبیعتا ارزشی را ایجاد نخواهد کرد و برای کسانی که مشتری ایشان هستند او صرفا یک هزینه اضافه خواهد بود و مدیریت دارای مسئولیت و اختیار می تواند او را جا به جا کرده یا پست و سمت مسئول پذیرش را حذف نماید.

این نکته ای بسیار مهم و ارزشمند است که هر چیزی، هر فعالیت و هر کسی که ارزشی اضافه نمی کند، اتلاف است. در وهله اول باید موارد بدون ارزش افزوده را کاهش داد و اگر ممکن است آن ها را حذف نمود. فعالیت های بدون ارزش افزوده، فقط باعث افزایش صرف منابع بدون نتیجه و عایدی شده و تنها هزینه ها را افزایش می دهند. هر اقدامی در جهت کاهش موارد بدون ارزش منجر به کاهش هزینه ها، بهبود و ارتقاء بهره وری خواهد شد.

مثالی دیگر را مورد بررسی قرار می دهیم. معمولا تصور برخی مدیران و کارشناسان بر این است که به کارگیری سیستم های بهبود و تکنیک های زیرمجموعه تفکر، فلسفه و تولید ناب در اقدام های شناسایی فعالیت های دارا یا بدون ارزش افزوده، مختص و مناسب برای شرکت های تولیدی می باشد. توجه داشته باشید که حوزه بهبود و ارتقاء بهره وری، محدود به صنعت یا نوع فعالیت خاصی نیست و همه گونه فعالیت های صنعتی، خدماتی و عمومی را پوشش می دهد. مثال زیر مربوط به کسب و کار طراحی و توسعه نرم افزار و از نوع صنایع خدماتی می باشد.

شرکت شما یک برنامه نرم افزاری کاربردی ساخته است. شرکت، برای جذاب تر کردن روند بازاریابی محصول و بالابردن سطح فروش، شرایط مناسبی را به مشتریان ارائه می کند. این پیشنهاد شامل پشتیبانی بیست و چهار ساعته در هفت روز هفته برای پاسخگویی به سوالات و رفع اشکالات کاربران در استفاده از نرم افزار می باشد.

برای تهیه و ارائه خدمات پشتیبانی مناسب به مشتریان، شرکت باید دست کم سه تکنسین ماهر و دارای دانش و تجربه کافی را در سه شیفت در اختیار داشته باشد که به صورت تمام وقت پاسخگوی سوال ها، درخواست ها و شکایات احتمالی مشتریان باشد.

در آن سوی، یک شرکت دیگر تولید کننده نرم افزار (رقیب شما)، نرم افزاری مشابه را به بازار روانه کرده است. شرکت رقیب، تنها پیشنهاد پشتیبانی ایمیلی را ارائه کرده است اما تضمین نموده که ظرف ۴۸ ساعت به درخواست ها و پرسش های کاربران و مشتریان پاسخ خواهد داد. همچنین محصول نرم افزاری شان را با ۵ درصد کمتر از قیمت شما می فروشند. با در نظر گرفتن قیمت فروش پایین تر آن ها، آمار ماهیانه فروش نشان می دهند که شما بخش نسبتا قابل توجهی از مشتریان تان را از دست داده و به نظر می رسد که سهم فروش تان را دارید به رقیب خود می دهید. اگر این همه داستان است، پس مسئله اصلی چیست؟

چیزی که مشخص می باشد این است که مشتریان شما خیلی به پشتیبانی تمام وقت اهمیت نمی دهند و این پشتیبانی همه ساعته برای آن ها ارزش خاصی ندارد. پرواضح است که آن ها ترجیح داده اند و می دهند که نرم افزار را با قیمت کمتری بخرند تا این که برای موارد احتمالی، پشتیبانی آنلاین نیاز داشته باشند. طبق تعاریف و مفاهیمی که ارائه کرده ایم، آن پشتیبانی تمام وقت طراحی شده شما فعالیتی بدون ارزش افزوده است و در دسته اتلاف ها قرار می گیرد و ما می دانیم که با هر نوع فعالیت بدون ارزش افزوده و هر اتلاف، چه باید کرد؟

فعالیت های دارای ارزش افزوده در برابر فعالیت های بدون ارزش افزوده