ارزیابی و تحلیل محیط درونی برای شناسایی قابلیت ها و منابع سازمان و تعیین نقاط ضعف و قوت آن

مدیران ارشد سازمان ها برای خیلی از موارد و تصمیم های مدیریتی نیازمند آن هستند که تصویری نسبتا دقیق و شناختی نزدیک به واقعیت از درون شرکت و کسب و کار خود داشته باشند. به عنوان مثال در اجرای مراحل مختلف پیاده سازی سیستم مدیریت استراتژیک و برنامه ریزی کلان و راهبردی شرکت، تحلیل شرایط و اوضاع درونی سازمان نقش مهمی را دارا می باشد. این تحلیل، شرایط داخلی سازمان را برای شناسایی و تعیین نقاط قوت و نقاط ضعف انجام می دهد.

در نظر گرفتن دو نکته اساسی که در ادامه ارائه می گردد مهم و ضروری می باشد. نخست این که تعیین عوامل درونی یا همان قوت ها و ضعف ها، بایستی فعالیتی، گروهی باشد. مدیران واحدهای ستادی و صفی، بایستی در این امر مشارکت داشته و در کنار هم عوامل مهم داخلی کسب و کار را مورد بررسی و کنکاش قرار دهند.

دوم این که تعیین نقاط قوت و ضعف سازمان به جز نظرات مدیران و کارشناسان که مبتنی بر قضاوت و شهود آنان است، باید بر اساس اطلاعات، آمار و داده های واقعی نیز صورت بگیرد. این را هم بایستی در نظر داشت که مواردی که مدیران و کارشناسان شرکت به عنوان عوامل موثر درونی، بر اساس درک و تجربه خود از شرایط سازمان بیان می کنند باید با داده های مناسب، سنجیده شده و صحه گذاری گردد. در این صورت است که می توانید تا حدود زیادی نسبت به اثربخشی برنامه های راهبردی و استراتژی هایی که بر اساس تحلیل درونی و بیرونی تعیین می کنید، اطمینان داشته باشید.

*******

اگر نقاط قوت سازمان به گونه ای باشد که رقبا نتوانند به راحتی از آنها تقلید کنند گفته می شود که شرکت دارای شایستگی های متمایز است. برای این که شرکتی بتواند دارای مزیت رقابتی شود باید به گونه ای عمل نماید که بتواند از وجود شایستگی های متمایز حداکثر بهره را ببرد. استراتژی های کسب و کار بایستی به گونه ای برنامه ریزی و اجرا شوند که نقاط ضعف شرکت به حداقل برسد سپس بتوان آن ها را به نقاط قوت، تبدیل کرد و شاید با تلاشی بیشتر، آنها را به شایستگی های متمایز بدل نمود. شایستگی ها یا صلاحیت های متمایز یک سازمان دارای دو منشأ می باشد :

الف : منابعی که سازمان در اختیار دارد

ب : و قابلیت هایی که شرکت واجد آن ها می باشد

برخی از اندیشمندان حوزه مدیریت استراتژیک، عقیده دارند که تجزیه و تحلیل عوامل درونی سازمان از ارزیابی عوامل خارجی اهمیت بیشتری دارد. استدلال آنها بر این پایه استوار می باشد که چون محیط رقابت بسیار متغیر بوده و سلایق و خواسته های مشتریان، دستخوش دگرگونی های زیادی است، بررسی عوامل خارجی ضمن آن که مفید است اما نقطه اتکای پایداری برای سازمان ایجاد نمی کند تا در بلند مدت بتوان روی آنها  برنامه ریزی کرد. بنابراین بهتر است بر مبنای منابع، توانایی ها و قابلیت های سازمان، برنامه های مناسبی را پی ریزی کرد و تدوین استراتژی ها بر پایه باثبات تری، گذارده شود.

 *******

منابع

منابع هر سازمانی شامل تکنولوژی و دانش فنی، منابع انسانی و نیروهای متخصص، تجهیزات و ماشین آلات، منابع مالی و . . .  می باشد. منابع، خود به دو دسته کلی، تقسیم می شوند :

۱ –  منابع ملموس مانند زمین ، ساختمان، تجهیزات سخت افزاری و . . .

۲ –  منابع ناملموس، این منابع قابل دیدن و لمس کردن نمی باشند و از انواع آن می توان به مارک، برند، خوش نامی و شهرت، دانش فنی، شیوه های خاص بازاریابی و غیره اشاره کرد.

برای اینکه یک سازمان ، از شایستگی های متمایز برخوردار باشد منابع آن باید دو ویژگی منحصر به فرد بودن و ارزشمند بودن را همزمان داشته باشند. پرواضح است که منبع منحصر به فرد، منبعی است که سازمان های دیگر آن را در اختیار ندارند.

یک منبع وقتی ارزشمند به حساب می آید که با روش های خاصی به ایجاد یا افزایش سطح تقاضا برای محصولات سازمان کمک کند. بر خلاف منبع منحصر به فرد، منابع ارزشمند را ممکن است شرکت های دیگر در اختیار داشته باشند اما بنا به دلایلی از قبیل عدم مدیریت مناسب و یا فقدان توان مالی کافی، نتوانند از آن استفاده حداکثری و مناسبی بکنند.

قابلیت ها

قابلیت های سازمان به مهارت در هماهنگی منابع و استفاده بهره ور از آنها بر می گردد. این مهارت ها در امور روزمره و فرآیندهای عملیاتی شرکت قرار دارند. این امور روزمره، روش هایی هستند که سازمان از آن طریق، تصمیم گیری کرده و فرآیند های درونی خود را به منظور رسیدن به اهداف راهبردی و کوتاه مدت، مدیریت می نماید. به بیان کلی تر، قابلیت های سازمانی، محصول سیستم های کنترلی و ساختار شرکت می باشند.

تمایز قائل شدن بین منابع و قابلیت ها برای درک و فهم این که چه چیزی صلاحیت متمایز را ایجاد می کند بسیار حیاتی است. یک سازمان ممکن است منابع منحصر به فرد و ارزشمندی را دارا باشد اما قابلیت شرکت در استفاده موثر از آن منابع است که کسب و کار را قادر می سازد تا صلاحیت متمایز را ایجاد و حفظ نماید.

فرآیند بررسی عوامل داخلی سازمان، فرصت مناسبی را به وجود می آورد تا مدیران و کارشناسان بتوانند رابطه شغل و وظایف واحدی خود را با کل مجموعه سازمان بهتر درک کنند و این، یک مزیت بزرگ است زیرا اگر مدیران و کارکنان بتوانند شیوه ای که در سایر واحدها و فعالیت های سازمان اثر می گذارد را درک نمایند، وظایف خود را بهتر انجام می دهند. چرا که می توانند از مسائل، مشکلات و نیازهای دیگر قسمت های سازمان، آگاهی بیشتری، پیدا کنند.

 *******

واحدهای سازمان

هر سازمانی از واحدهای مختلف به وجود آمده و کسب و کار آن از فرآیندهای متنوعی تشکیل شده است. همه سازمان ها در واحدها و قسمت های مختلف خود، شرایط یکسانی ندارند. یک سازمان ممکن است تیم مهندسی و طراحی اش کاملا حرفه ای، باشد و سازمانی دیگر واحد بازاریابی، توزیع و فروش فعال و توانمندی را در اختیار داشته باشد.

بدون آن که تفاوت های ساختاری سازمان ها را به خاطر فعالیت در حوزه های گوناگون در نظر بگیریم می دانیم که سازمان ها عموما دارای این واحدها می باشند :

• تأمین / خرید / تدارکات
• مهندسی
• تولید / عملیات / ارائه خدمات
• امور مالی / حسابداری
• فنی / نگهداری و تعمیرات / تأسیسات
• بازاریابی / توزیع / فروش /  خدمات پس از فروش
• مدیریت
• اداری / مدیریت منابع انسانی
• فن آوری اطلاعات
• برنامه ریزی
• کنترل کیفیت
• تضمین کیفیت
• تحقیق و توسعه

در مطلبی دیگر برای تحلیل محیط درونی و تعیین نقاط قوت و ضعف یک سازمان، واحدهای مختلف را به لحاظ وظایف و کارکردهای شان بررسی کرده، انتظاراتی را که به طور معمول از آنها وجود دارد برخواهیم شمرد و با مقایسه وضعیت فعلی و جاری سازمان، با آن چه که عموما باید باشد، مشخص می کنیم که چه نقاط قوت و ضعفی در سازمان مورد نظر وجود دارد؟