ایزو ۳۰۴۰۱ نخستین استاندارد سیستم مدیریت دانش ISO 30401:2018

استاندارد ایزو ۳۰۴۰۱ ، اولین سیستم استاندارد مدیریت دانش

برای معرفی استاندارد ایزو ۳۰۴۰۱ ویرایش ۲۰۱۸ که اولین نسخه یک استاندارد مدیریتی با موضوع مدیریت دانش هم هست به ترجمه و برداشتی آزاد از بند مقدمه این استاندارد که درباره اهداف مد نظر از ارائه سیستمی برای مدیریت دانش، توضیحات داده است، بسنده می کنم.

پیش از آن که بند هدف استاندارد را ببینیم، نکته ای دیگر را شایسته گفتن می دانم. اگر مطلب معرفی استانداردهای سیستم مدیریت منابع انسانی سری ISO 30400  که چند روز پیش (سال گذشته !) نوشتم را مطالعه کرده باشید، متوجه می شوید که استاندارد ایزو ۳۰۴۰۱ سیستم مدیریت دانش ISO 30401:2018 با استانداردهای سیستم مدیریت منابع انسانی، هم‌خانواده هستند.

از سه جهت این دو استاندارد با همدیگر نسبت بسیار نزدیک (فامیلی!) دارند. ابتدا، کد و شماره ای است که سازمان بین المللی استانداردها ISO به این دو استاندارد اختصاص داده است که هر دو از مجموعه استانداردهای سری ایزو ۳۰۴۰۰ هستند.

دوم، کمیته فنی – Technical Commitee مسئول تهیه و تدوین این دو استاندارد، یکی است یعنی کمیته فنی ISO/TC 260 و

مورد سوم این که استاندارد سیستم مدیریت دانش (ایزو ۳۰۴۰۱) رفرنس واژگان و اصطلاحات خود را استاندارد “ ISO 30400:2016 مدیریت منابع انسانی – واژه‌نامه” قرار داده است.

به هر حال تألیف، تدوین و انتشار هر دو این استانداردها خبر بسیار خوبی است. درست است و می پذیرم که در هر دو موضوع مدیریت منابع انسانی و مدیریت دانش، منابع و محتواهای بسیار مناسبی (به فارسی و هم انگلیسی) موجود و در دسترس است اما نظرات، آراء و ادبیات برخی بزرگان این سیستم های مدیریتی بعضا ناهماهنگ می باشند. ضمن آن که ارائه یک سیستم با ویژگی ها و صفاتی چون فراگیری، اعتبار و حرفه ای بودن نخبگان سازمان بین‌المللی استانداردها کمک شایان توجهی می کند که این زمینه های مدیریتی در شکل و قالبی سیستماتیک در سازمان ها بازتعریف، طراحی و پیاده سازی شوند.

نکته قابل تأمل دیگر، به وجود آمدن امکان یکپارچگی این حوزه های مدیریتی با سیستم مدیریت کیفیت، سیستم مدیریت زیست محیطی، سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت حرفه ای و . . . در سازمان ها می باشد. خصوصا این که پس از سال ۲۰۱۵ همه استانداردهای مدیریتی، ساختاری سطح بالا – HLS پیدا کرده اند. یعنی به نوعی می توان گفت که تمامی استانداردهای مدیریتی، خود نیز، استاندارد شده اند.

سیستم مدیریت نوآوری  –   ISO 56000 Innovation management

آن چه کاملا مشخص می باشد این است که سازمان ISO در دو سه سال اخیر در ارائه سیستم های استاندارد در حوزه های گوناگون مدیریتی، بسیار فعال بوده است. به جز دو استانداردی که در مورد آن ها گفتیم در یک زمینه مدیریتی دیگر یعنی نوآوری (که به همراه سیستم مدیریت منابع انسانی و سیستم مدیریت دانش، بسیار مناسب تحولات امروزه عرصه مدیریت و سازمان ها می باشد) هم سازمان ISO برای اولین بار سیستم مدیریت نوآوری را به صورت یک استاندارد بین المللی تدوین و منتشر نموده است. تمام استانداردهای زیرمجموعه سیستم مدیریت نوآوری ایزو ۵۶۰۰۰ ( ISO 56000:2019) هنوز تکمیل نگردیده و انتشار نیافته اند و در فرصتی دیگر به آن نیز خواهم پرداخت.

ISO 30401:2018 management system standard for knowledge management

اولین بار است استانداردی با موضوع الزامات سیستم مدیریت دانش توسط سازمان بین المللی استانداردها – ISO تدوین و منتشر شده است.

هدف از استاندارد سیستم مدیریت دانش، فراهم آوردن شرایطی است تا سازمان ها بتوانند یک سیستم مدیریت اثربخش برای خود ایجاد کنند تا به وسیله دانش برای شرکت‌شان، خلق ارزش کرده و این رویه را توسعه بدهند. مدیریت دانش، بر راه‌ها و روش‌هایی تمرکز می کند که سازمان ها دانش را خلق نموده، آن را به کار گرفته و از نتایج آن بهره برند.

برای مدیریت دانش، یک تعریف مشخص که عموم آن را پذیرفته باشند ارائه نشده است. هیچ استاندارد جهانی هم پیش از ایزو ۳۰۴۰۱ – سیستم مدیریت دانش  ISO 30401:2018 برای رویکرد سیستماتیک به مدیریت دانش، تدوین نشده بود. هنوز هم موانع شناخته شده بسیاری بر سر راه موفقیت سیستم های مدیریت دانش وجود دارد که نیاز است بر آن ها غلبه شود. در این خصوص می توان به چند مورد اشاره کرد.

• سردرگمی های متعددی در خصوص مدیریت دانش و ارتباط آن با سایر رشته ها همچون مدیریت اطلاعات و IT وجود دارد.
• ذهنیت ها و تصورات نادرستی درباره چگونگی انجام این سیستم و مدیریت کردن فعالیت های مرتبط با حوزه دانش وجود دارد.
• وجود برخی دیدگاه ها نزد بعضی افراد هنوز هم طرف‌دار دارد مانند این که؛ به راحتی خرید تکنولوژی و دانش فنی می شود مدیریت دانش را اجرایی کرد، طوری که حتی به ارزش افزوده هم بینجامد.

هر سازمان با توجه به زمینه فعالیت، کسب و کار و محیط عملیاتی، سیستم و رویکرد خاص خود را برای مدیریت دانش برمی‌گزیند و در پیش می‌گیرد. مدیریت دانشی که به وجود می آید انعکاسی از نیازهای خاص و نتایج مطلوب و مورد نظر آن سازمان می باشد.

اهداف تدوین و انتشار استاندارد ایزو ۳۰۴۰۱ سیستم مدیریت دانش

هدف استاندارد مدیریت دانش، تعیین اصول، مبانی و الزامات سیستم مدیریت دانش است. این سند با اهداف زیر از سوی مولفان آن، ایجاد و ارائه شده است.

الف) به عنوان راهنما برای سازمان هایی که قصد دارند، صلاحیت و شایستگی آن را داشته باشند که از دانش سازمانی خود، ارزشی بهینه، خلق نمایند.

ب) به عنوان پایه‌ای برای ممیزی، ثبت و صدور گواهینامه و جهت ارزیابی سیستم مدیریت دانش سازمان ها. این استاندارد مبنایی است تا صلاحیت و شایستگی (بند الف) شرکت ها و سازمان ها در ممیزی های داخلی و خارجی، تشخیص داده شده و به رسمیت شناخته شود.

استاندارد ایزو ۳۰۴۰۱ – سیستم های مدیریت دانش، چیست؟